关于文书档案管理发展的几点回顾

陈剑云

文书档案是由文件从形成到收集、立卷、整理，最终形成的一种档案门类。是一种记载历史性文书材料的重要凭证，主要由文字组成，在一定的时期内具有现行法律效力。是一种极具有参考利用价值的档案门类。

文书档案的载体一般由纸质材料组成，传统立卷的方式也是手工立卷，抄写目录，打页码等，借阅的方式则由档案借阅者上门借阅或复印，利用起来极不方便。

自从计算机广泛应用于办公自动化以来，文书档案的形成、立卷直至借阅利用均发生了非常大的变化。从一开始使用电脑时的档案目录电脑化，直到今日的全文扫描，电子原文共享，网上借阅档案等，电子文件信息技术发展不断更新换代。

文书档案从形成的纸质文件，发展为电子信息存储归档。与原来的传统文书档案管理相比，使用电子文件信息进行文书档案管理具有不少优势。

首先是，提高了文档在流通中的效率及可靠性。以往办理公文过程中，须由专人送阅及收回文件，传阅时周期长，且有时难免有延误或丢失等情况，影响了办文质量。使用办公自动化后，这样的情形大大减少，一般都能及时从电脑收到电子文件，极大提高了办文质量及归档质量。

其次，电子文件归档比纸质文件更方便快捷。以往纸质文件一般需在文件形成后第二年的年初由文书部门向档案部门移交，采用电子文件归档后，文件随办随归，档案人员可提前收到已办结的电子文件并将其归档，提高了归档速度。

在文书档案的立卷方面也采用了电脑自动立卷的方式，提高了立卷的速度及准确性，使档案工作人员在立卷过程中更为快捷，所立案卷排序更为科学合理，提高了工作效率。

再有就是电子文件的借阅利用也较比纸质档案更方便快捷。档案利用者可使用电话调卷，网上借阅，电子文件传递等多种渠道进行电子档案借阅。档案信息资源的共享已成为现实。借阅人员可以方便地从网络借到档案，也可直接在电脑上剪贴利用，或打印成纸质材料，节省了档案利用人员上门借阅的人力物力，并且可多人同时借用同一册档案，提高了档案利用的效率，使档案能更大限度地发挥出凭证参考的作用。

文书档案的数字化存贮还具有稳定性好的特点。电子文件可由U 盘或移动硬盘备份或电脑网络专用终端服务器进行远方存贮，极大提高了电子档案的存贮安全性。纸质文件由于纸质纤维含有酸性，很容易被细菌侵食，纸张上的字迹也易褪色，长霉。例如：在高温高湿的环境下，纸张易变质，字迹模糊，发生种种化学反应，以致出现难以弥补的损失。例如：虫蛀或长菌等，致使许多珍贵的档案材料难以长期完好保存。而电子文书档案却不同，随着电子信息技术的发展，电子文件的保存条件日渐成熟稳定，不仅可用U盘、光盘、VCD、DVD等，还有服务器专门存贮，具有存贮稳定性好的特点。

电子文件网络信息技术还使档案人员拥有一种横向交流平台。档案人员通过网络终端可了解到共他内网单位的档案管理的状况，也可使各不同单位档案管理工作人员之间有了一定的交流和资源的共享，使档案人员开拓了视野。

此外，电子文件网络信息技术还有安全保密性好的优点。在采用扫描仪或数码相机等设备对纸质材料档案进行数字化加工后，档案数据的安全性由系统软件的加密功能进行重要文件的加密处理。使重要文件的借阅得到控制，必须经过审批方可进行。计算机的网络还被分为档案数据专网及企业局域网，这样档案的数据专网即与互联网互相隔离，加强了档案数据的安全性。对于档案电子设备如：扫描仪、数码相机等，必须对其进行全面的安全监控和输出管理。有效防止了电子档案的泄密。为保证档案数据安全，还设立了电子档案数据保护模块，对重要文件档案进行加解密管理，水印管理等操作控制，通过管理与技术相结合的手段，提高了电子档案的管理的安全性。而传统纸质档案的安全管理仅限于纸质材料的外借审批，归还时的检查，采用防盗门窗及监控设施等，相比之下，电子文件管理具有更高的安全性及保密性。

纵观文书档案管理从纸质向电子文件飞跃发展的过程，笔者认为这是现代科技信息化技术发展的一个缩影。也透视出我们当代社会向高科技不断发展的方向，也许在不远的将来，还会有更方便快捷的科技手段的出现，比如：高智能计算机等。这种种变化使我们档案工作者们更应该积极面对，勤加学习，在时代发展的洪流中不断地去适应新的现代科学技术，跟上时代的步伐。