强化医院电子档案规范化管理的几点认识

迟宁

摘 要：近些年来，医疗技术和医疗信息技术日新月异，医院档案的管理范围也有传统的文本档案转变为电子档案。电子档案一方面提高了医院档案管理的整体效率，同时也带来了一些新的问题。如何更好地实现手工档案向电子档案过渡，怎样加强医院电子档案的规范化管理具有十分重要的现实意义。

关键词：医院；电子档案；规范化管理

医院档案作为医院制定计划的主要依据，对医院长远发展有着非常重要的作用。电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。

一、医院电子档案管理存在的问题

（一）对电子档案的重视程度不够

在医院的运行过程中，有些单位对档案管理的重视程度不够，认为档案管理不能够给医院带来经济效益，把档案工作简单的看成是各种数据的简单搜集和保存，没有把档案工作和医疗工作同步起来。另一方面，档案管理人员还没有真正转变管理思路，管理方法还停留在传统的文档管理层面，忽视了对各种电子视频文件、学术资料、典型医疗视频资料的整理和归档，不利于医院档案的丰富，影响了医院档案管理工作的顺利推进。

（二）电子档案容易缺失破坏

源于电子档案的数字化特征，如果管理不善，很容易出现缺失或者破坏的问题。首先，档案的多头管理容易造成档案的丢失。有些电子档案材料是由多个科室进行保管，缺乏规范和统一的管理，很容易出现电子档案损坏和丢失现象，影响了档案管理工作的顺利推进；其次，随着计算机网络的发展，网络安全、病毒防范等问题凸显，如果不能够有效保障计算机的安全，电子文档就会面临被病毒和黑客攻击的危险；再次，由于电子文档信息修改的不可识别性和信息载体的分离性，电子档案的原始记录内容和形式就不复存在，不利于对医院档案的追溯。

（三）电子档案管理缺乏相应的专业技术能力

近年来，医院档案管理的数字化发展趋势越来越强，电子档案变的非常普遍。对于电子档案来说，它是计算机文字处理的最后一个文本，没有印稿和草稿的区别，也没有副本和正本的差异，文件和档案之间很难有个清晰的界限。所以，在医院电子档案管理的过程中，一定需要管理人员具备较强的专业技术能力，能够对电子文档进行相应的操作，保证医院电子文档的规范性和合理性。

二、强化医院电子档案规范化管理的对策

（一）优化电子档案的管理要求

根据当前医院发展的实际和信息技术发展的趋势，医院要进一步明确电子档案归档的范围以及管理要求。首先，明确电子档案的采集范围。医院档案部门应该加强对医院电子文书、电子图像、影像材料、视频材料等的搜集和整理，完善电子档案数据库；其次，明确电子档案的管理要求。要根据医院发展的实际需求，明确电子档案的管理要求，在档案管理的具体工作中，工作人员需要第一时间处理医院相关部门的信息，通过计算机进行数据的整理和汇总，然后通过网络实现资源共享，确保档案信息的及时性和有效性；再次，结合医院实际，编写《档案实体分类大纲》等多种规范性文件，统一标准，确保档案工作的顺利推进。

三、优化医院电子档案归档的具体操作

首先，医院应该根据实际情况建立一整套《电子档案管理制度》。在制度的框架下，明确档案管理流程和相应人员的岗位职责，以便于能够更好地对医院电子文档进行制作和归档，实现对医院电子档案的全过程控制；其次，合理归纳电子文档和纸质媒介，实现两者的相互补充、相互配合。在电子档案的整理过程中，采用编码的形式对其进行标准，方便匹配和查找；再次，对医院陈旧档案实行“数字化”管理。利用先进的技术设备对档案进行技术转换，把纸质版档案转变为电子版，进一步丰富医院的电子档案数据库。

四、积极改善电子档案存储条件

首先，改善医院档案馆建设。医院应该加大财政投入力度，进一步丰富档案馆建设，购置先进的电脑设备、扫描仪、刻录机等，引入先进的档案管理软件，确保电子档案管理工作的顺利推进；其次，优化电子档案保存环境。依托于载体的特征，建立合理完善的档案控件，保持良好的湿度和温度，防止电子档案的自然老化现象，进一步保障电子档案；再次，对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件，定期或不定期对其进行相应的复制、转储，转储后的载体与原载体同样编号保存，对于出现破损的电子档案及时修复和补救，从而更好地保证电子档案管理工作的有序开展。

信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院必须从自身发展实际出发，采取积极的措施，不断强化对电子档案的规范化管理，进而更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。

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