基于工作流的新生报到管理系统的设计

谢辅雯　时鸿宇

摘要：为了适应我校管理工作模式向信息化转变，该文根据我校对新生报到管理工作的需求，将工作流技术应用到新生报到管理系统，设计了一个基于活动网络图的新生报到管理的过程模型，让事件处理事项在流程中自动流转，这样既可大大提高工作效率，又可提高统计数据的准确性，为学校管理部门的科学决策提供依据。

关键词：工作流；新生报到；活动

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）34-0063-02

Abstract：In order to adapt to our school management work mode to the information transformation，In this paper， according to the requirements of the new report management， the workflow technology is applied to the new management system，A process model based on activity network diagram is designed， which is the process model of the new registration management.This can greatly improve the work efficiency， and can improve the accuracy of the statistical data， the scientific decision-making for the school management department.

Key words： workflow； freshmen report； activity

新生报到工作需要多个部门在短短的几天时间内共同协作完成对新生数据信息的采集、更新、汇总和统计，是高校管理中一项非常重要的工作。随着，高校管理工作模式逐步向信息化转变，利用现代计算机网络等技术来提高工作效率和统计数据的准确性，成为高校新生管理工作发展的一种潮流。然而，市场上现有的新生报到管理系统都是各高校结合自身学校实际情况而开发出来的，使用起来不是很合适而且也存在版权问题。

考虑到新生报到工作具有时间短、涉及部门广、环节多且具有一定前后依赖性等特点，而工作流（Workflow）就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。 结合本校实际情况，设计和开发基于工作流的新生报到管理系统。既可以为学校管理部门和各系数据共享创造条件，又可以有效衔接现场报到环节，确保新生报到期间各项工作高效、有序地开展[1]。

1 基于活动网络图的新生报到过程模型

一般企业业务过程模型通常采用的通用模式主要有基于活动网络图、基于时间Petri图以及基于组件的分布式工作流模型三种[2]。新生报到管理工作是由资格审查、新生缴费、学生信息采集（确认专业、分配学号）、入学报到、宿舍安排和一卡通的办理等环节组成。从工作流角度出发，分析新生报到管理工作的各个环节：每个环节是相对独立，由特定工作人员完成，环节间的流转关系则为对象的传递和处理关系[3]。所以，新生报到管理工作要顺利完成，应该是整个新生报到业务流程中各个环节的有效衔接。本文采用基于活动网络图的工作流模型来构建新生报到管理系统过程模型，如图1所示。在该过程中，新生入学，首先进行资格审查，若条件不满足，流程直接中止，否则，流程可进入信息采集环节，采集完信息后，接着流程则进入缴费环节，缴费成功后，到系部报到，报到完毕后，宿舍中心和一卡通中心则根据报到情况安排宿舍和发放一卡通，整个报到过程结束。

2.基于工作流的新生报到管理系统的设计

2.1 需求分析

我校的新生报到工作的实际情况是：1）新生报到工作是由招生办、学工办、财务办、系部、宿教中心、一卡通中心等6个部门互相协作完成。2）新生报到工作的具体业务流程是：首先，招生办根据招生信息对新生的入学资格进行审查，审查后将产生一张审查情况表。接着，学工办则根据审查情况表，采集学生的相关信息，确认学生专业及发放学号并产生一张学生信息采集情况表。接着，财务办根据这张学生信息采集情况表，根据不同专业的收费档次，收取学生学费，产生一张学生缴费情况表。接着，学生到对应系部进行报到，对应系部核对学生缴费情况，并对学生信息表进一步确认和完善后，即可得到一张学生报到统计情况表。然后，宿管中心和一卡通中心，根据学生报到统计情况表，安排宿舍和发放一卡通。最后，将采集和统计完成的学生基本数据交由学校管理部门。至止，整个新生报到工作完成。

2.2 系统功能结构图

根据以上分析，我校的新生报到管理系统的使用者为招生办、学工办、财务办、系部、宿教中心、一卡通中心等6个部门参与新生报到的管理人员和学校的有关领导，因此，该系统用户有系统管理员、6个部门相关工作人员和学校有关领导。本系统的功能除应该包括：资格审查、缴费、住宿安排、报到、数据统计和一卡通的办理等主要功能外，还要考虑到系统的开放性，以及未来发展的需要，如缴纳费用的变化、宿舍的变化等，此外，为了安全保密需求，不同的用户应该拥有不同的功能和权限，因此，本系统的功能结构，如图2所示。各用户的具体功能如下 ：

1）招生办：应该能够将招生数据导入系统，对新生入学资格进行审查，对审查情况进行管理，并导出资格审查表。

2）系部：对学生报到进行管理，并进一步确认学生的缴费、基本情况.导出学生报到情况表。

3）学工办：进行信息采集（确认学生专业和分配学号），对采集的信息进行管理，导出学生信息表。

4）管理员：系统参数的设置

5）财务办：可以对缴费档次进行管理、学生缴费、对缴费情况进行管理及导出缴费情况表。

6）宿教中心：可以安排宿舍、宿舍管理，并对宿舍安排进行管理及导出住宿情况表。

7）一卡通中心：可以发卡、对卡进行管理及导出一卡通数据。

8）学校有有关领导：查询和统计学生报到、缴费等信息。

2.3系统开发

系统在以eclipse+JDK 1.7作为开发平台、以MySQL 5.0为数据库平台，以Tomcat 7.0为Web服务器，进行设计与开发，采用B/S（Browser/Server）架构部署到Web服务器上，满足分布在不同位置用户的各种管理需求.用户使用浏览器（Browser）完成新生报到管理的各种操作，管理员在服务器（Server）端直接对系统进行维护和管理。

3 结束语

本文将工作流引入到新生报到管理系统中，并实现了一个原型系统，为工作流技术应用到软件开发的研究与实现提供了参考价值，对解决新生报到这一项重要的管理工作有重要的实用意义。

参考文献：

[1] 吕延岗，张乐新.条码技术在新生报到管理系统的应用[J].办公自动化，2014（1）：61-62.

[2] 史美林，杨光信，向勇，等.WFMS：工作流管理系统[J].计算机学报，1999，22（3）：325-331

[3] 欧阳青. 工作流技术在高校教育管理系统中的应用研究[C].第十八届玻璃钢/复合材料学术年会论文集，2010：196-197.