档案管理工作探讨

周丽

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)

档案管理工作探讨

周丽

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)

摘要：档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势, 在档案管理现代化过程中许多问题，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

关键词：档案管理；科学规范；浅析

1做好档案管理工作的重要意义

科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式，决定着单位的商业版图和未来发展，对于实现该单位经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。

2档案管理现代化进程中存在的问题

2.1档案标准化程度低

进行现代化档案管理, 档案工作标准化是必要条件之一, 是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20 世纪80 年代开始的, 国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件, 使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性, 我国档案管理体系亦比较复杂, 分散管理是其突出特点。由于历史的原因, 档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准, 功能单一。

2.2标准化水平低、数据不完整,致使大多数档案无主题标引, 共享性差。

国家至今没有统一的发展规划和标准, 档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程, 造成大量低水平的重复建设, 令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.3缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平, 较高的文化素质和现代管理技术, 精通档案业务, 能科学地制定政策和档案事业的发展规划, 有较强的组织协调能力和决策能力, 在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低, 缺乏掌握现代化技术的高级管理人才, 特别是既懂档案管理和现代化科学技术, 又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高, 直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广, 无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置, 档案管理人员个体素质偏低, 档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素, 而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.4档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍,而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低, 导致资金投入严重不足, 无力购买现代化的设备, 尤其是基层单位, 存在着档案室建设简陋, 基础条件差, 安全措施没落实, 大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求, 投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3提高档案管理科学化水平的有效路径

提高科学化水平, 必须深入研究和把握档案管理工作规律, 以科学务实的态度, 积极推进工作创新, 努力探索有效路径, 使档案管理更具时代特色, 更加科学有序、便捷高效。在路径选择上, 应重点“找准定位、推进转变”。

3.1找准定位

大到一个国家, 小到一个单位, 档案事业都是全局工作的重要内容, 都是为中心工作服务的。只有自觉把档案工作融入中心, 紧紧围绕中心开展工作, 才能真正有所作为。要胸中有全局, 坚持以科学发展观统领档案管理工作, 注重学习贯彻党的路线方针政策, 注重把握形势的发展变化, 注重研究国情、省情以及单位的实际情况, 及时了解中心工作的要求, 善于从全局的角度来考虑和谋划档案管理工作, 切实增强政治意识、大局意识和责任意识。要找准工作着力点, 对中心工作需要什么、档案工作如何跟进, 都要进行认真思考和研究。要在抓好常规性档案管理的同时, 注重调整和把握阶段性工作重点, 想中心工作之所想、急中心工作之所急, 增强工作的针对性和实效性。大力实施重点区域带动战略, 加快推进经济发展方式转变。这是全省的大局, 也是档案工作的大局。要增强主动服务意识, 坚持党和政府工作延伸到哪里、各项事业拓展到哪里、新兴领域开辟到哪里, 档案工作就覆盖到哪里, 及时收集和整理有价值的档案信息, 及时为中心工作提供参考依据, 使档案管理真正为服务中心使上劲、用上力。

3.2推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。

档案工作基本的要求是建好管好档案, 保障档案安全, 但管理的目的在于利用, 其价值的体现也在于利用。如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源” , 最大限度地发挥其社会效益和经济效益, 是新时期档案管理工作的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”、发现价值, 把对社会有益的东西充分挖掘利用起来, 使其潜在价值得到充分实现, 为推动经济社会发展发挥积极作用。比如, 围绕推动文化大发展大繁荣,档案管理要发挥自身优势,积极提供文化资源服务,主动参与有关文化课题研究、文化项目建设、文化展览活动、文艺作品创作以及文化产品生产等,当好先进文化建设的生力军。

3.3推动档案管理在手段上由传统型向科技型转变

科学技术是第一生产力, 是提高档案管理科学化水平的重要手段和强大动力。现在的档案工作已从传统的纸质档案、实体档案管理为主变为数字化档案管理为主, 从传统的面对面服务为主变为网络化服务为主, 档案工作的科技化、信息化水平越来越高。从一些发达国家档案管理的情况看, 他们普遍建立了完善的档案数据库, 形成了强大的信息检索能力, 具备了进的信息服务技术手段和管理手段。英国国家档案馆通过建设国家档案目录信息网, 形成了鲜明的资料优势、技术优势和服务优势, 使得全球用户可以随时随地利用互联网进行档案信息检索。必须强化科技意识, 重视档案管理信息化建设, 注重运用现代信息技术, 对传统的工作模式和载体手段进行根本性改造, 全面提高档案管理的科技含量。要加强数字信息资源建设, 加快电子档案中心、电子政务、数字档案馆和档案网站建设, 积极推动管理技术的自主创新, 注重相关软件的开发和应用, 建立功能完备、技术先进的档案信息综合管理系统、检索系统和服务系统, 实现管理与服务的标准化、程序化和高质量、高效率。要在开发和运用新技术、新手段的同时, 坚持网络建设与安全管理同步进行, 积极维护档案信息安全, 达到方便利用和安全保密的有机统一。

参考文献：

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭, 2007(5).

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报, 2002(12).

[3]徐雁.浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报, 2009(3).

作者简介：周丽(1975.05-)，女，湖北黄冈浠水人，黄冈职业技术学院副教授，主要从事高职教育，档案研究。

中图分类号:E232

文献标志码：A

文章编号：1671-1602(2016)12-0220-02