中国石化办公厅信息门户建设的实践探索

陈晓青

（中国石化集团公司办公厅，北京 100728）

中国石化办公厅信息门户建设的实践探索

陈晓青

（中国石化集团公司办公厅，北京 100728）

企业信息门户已成为各企业使用范围最广的信息系统，推动企业经营管理水平不断提升。本文阐述了企业信息门户的概念、发展现状以及基本功能，并以中国石化办公厅信息门户建设为例，对中国石化信息门户系统集成的探索、应用和实施效果进行了分析。

信息门户；信息化；系统集成；协同办公

信息技术在企业生产经营、日常管理中发挥的作用日益明显，作为众多应用系统中使用范围最广的信息系统，企业信息门户已经从最初的单一信息发布平台转变成以资源共享和信息集成为主导的新一代门户系统，将现有的信息资源集成、整合、加工，根据权限规则提供给内部员工。企业信息门户成为以最小成本，最大程度开发利用现有资源，集成各类应用系统的最可行途径，是解决企业信息化过程中产生“信息孤岛”的有效手段。

1 企业信息门户的概念及发展阶段

企业信息门户是指为员工提供单一入口，使员工能够按照个性化需求，获取存储在企业内部和外部的信息，从而便于进行商业决策的系统，融合了商业智能、内容管理、数据仓库/集市、数据管理等一系列用于管理、分析、发布信息的功能。

普遍认为，信息门户经历了以下四个发展阶段：

一是企业内部互联网系统阶段。主要侧重发布企业信息，门户提供的信息种类、发挥的功能以及员工的参与度都很有限。二是企业信息门户（EIP）阶段。它强调对结构化与非结构化数据的收集、加工和无缝集成。门户提供了一个统一的访问入口，使员工不必为查询某方面信息而在各个应用系统之间来回切换，从而加快了用户获取信息的速度。三是企业应用门户（EAP）阶段，主要作用是实现应用、数据、用户之间的协作，不仅能够集成各种应用系统、数据库、互联网内容，而且可以完成系统间的协作办公。四是企业知识门户（EKP）阶段。员工可以实时与工作团队中的其他成员取得联系并进行知识变换，找到能够提供帮助的专家或快速链接到相关资源，大大提高了企业范围内的知识共享，提高企业员工的工作效率。

2 企业信息门户的国内外发展现状

国内外各大企业在技术和知识方面的竞争日益加剧，他们将信息技术的应用作为提高企业竞争力的重要手段，不断加强自身信息门户建设的力度，加速知识的传递、加工和更新。特别是国外大型石油石化企业都已建立了成熟的门户系统，企业信息门户取代了企业内部众多的网站，发展成为企业信息资源和应用系统整合的平台，成为大型企业提升信息资源管理水平的重要工具。

同时，国内企业也纷纷将信息门户作为企业信息化建设和规范化管理的重要基础平台。据调查，有近六成的企业已经建设或正在规划建设企业信息门户，这一数据也说明了企业信息门户在国内已进入快速应用与推广阶段。目前，国内较为先进的企业信息门户建设处于第三代到第四代门户的过渡阶段。

3 企业信息门户的主要功能

一是信息共享。门户作为企业信息共享的平台，为信息发布、信息共享、信息检索提供了有力支撑，及时将通知公告传达给员工或企业用户；对部门内部的周报、月报进行集中有效管理，方便领导和员工掌握部门工作动态；通过全文检索、模糊查询、精确检索等手段，方便用户及时找到所需信息。

二是应用集成。门户作为统一的员工日常办公平台，对原有的独立分散的各种专业系统进行集成，员工只需登录信息门户，通过一次身份认证，即可透明登录所有授权应用，方便日常办公，提高工作效率。除单点登录以外，集成方式还包括待办提醒、业务系统数据集成展示等。

三是综合办公。门户还会提供一些综合办公类应用，一般分为三类：信息上报类应用，即分析、整合、展示部门内部或下属单位员工上报的信息，将信息利用最大化；信息采集类应用，及时获取、汇总、分析部门内部或下属单位员工填报的信息，保证信息及时、准确、有效；日常办公类应用，包括会议安排、值班安排、督查催办等，方便员工日常工作，体现部门内部工作协同。

四是文化宣传。信息门户是企业文化建设的前沿阵地，树立企业形象、宣传企业文化的承载体，可进行普法、政策、安全环保、党建、科研成果等各类宣传，提高员工素质，加强企业凝聚力。此外，企业还可通过门户这一平台组织各类文体活动，丰富员工业余生活，提升员工的精神面貌。

4 企业信息门户建设实例——中国石化办公厅信息门户的探索应用

4.1 建设目标

中国石化在企业信息门户建设的过程中，不断扩大使用范围，逐步深化应用效果，信息门户已经成为各级管理人员和业务人员日常办公中必不可少的工作平台。相应地，员工对信息门户的需求，也已不仅仅是最基本的信息发布与共享，而是对非结构化数据管理、协同办公等方面提出了持续的、更高的应用需求。

因此，中国石化办公厅信息门户的建设目标是：页面设计简洁大方，基于门户开发的应用丰富实用，与现有专业应用系统实现单点登录、待办集成，提升用户体验，提高员工的自助服务能力、协同办公能力，把办公厅门户打造成为信息共享、经验交流、政策宣传、业务培训、工作考核的平台，从而为提高办公厅管理水平提供支撑。

4.2 建设内容及应用特点

除通过待办和单点登录方式集成公文系统、档案系统、信息报送平台、远程培训等应用系统，办公厅信息门户还定制开发了17个应用（见图1）。其中，使用较为频繁的应用如下：

图1 中国石化办公厅信息门户实施方案

一是会议管理。面向部门所有员工，实现部门内会议信息的公开透明和科学细致的一站式会议管理。主要包括会议登记、会议报名、会议排座、会议查询统计等功能。支持邮件、短信2种提醒方式以及3种提醒频度。该应用可以实现按照员工权重进行座位排序，一键生成座次图，有效缩减人工排座的工作时间，大大降低因人为疏忽导致座次安排错误的风险。下一步，门户还将增加会议计划管理，面向中国石化总部机关和专业公司，针对涉及党组管理干部参加的会议，实现会前计划的上报、审核、汇总和安排，会后会议执行情况和效果的上报，规范会议报批程序，落实会议管理制度。

二是日程管理。包括工作日程和个人日程，并进行不同的可见权限设置。工作日程是以员工作为主体，从“周”和“日”两种模式，集中显示员工在会议、休假、出差管理中的工作状态和忙闲时间，是办公厅员工“行踪”一览表，数据来源为会议管理、考勤管理和出差管理的相关实时数据。个人日程是除了上述三个数据来源外，员工填写本人的日程信息。

三是出差管理。实现了员工出差登记、报销填报及审批、出差情况统计等功能，规范部门出差管理流程，落实差旅制度。根据中国石化有关制度和管理办法，系统自动计算出补贴金额，避免员工因对制度理解有偏差而填报错误。另外，该系统支持多条件出差情况的统计、查询和汇总，可实时计算各处室的差旅情况，办公室可以比照差旅费预算进行预警。

四是督办管理。办公厅根据总部领导的工作要求，确立并分解任务，进行督办立项。承办部门（单位）按照要求对事项进行办理，并在规定时间反馈落实情况，由办公厅整理形成督办情况反馈后报送总部领导。该应用能够支撑督办立项、工作部署、逐级分解、执行与反馈、确认与沟通、评价、考核等全生命周期闭环管理，为提升企业执行力提供更有力的保障，更有效地发挥督办效能，保障督办工作的科学、规范和高效。

五是在线调查。实现调查问卷的在线创建、快速发布、数据收集、汇总统计，一站式快速完成在线调查任务。调查问卷可灵活定制调查表单内容，自由选择取样范围，企业上报人员登录办公厅门户后即可线上填报，调查问卷到期关闭后由发起处室进行汇总和多角度统计，为后续数据分析提供支撑。例如，在涉及中国石化全系统的“企业酒店信息调查”、“党的群众路线教育实践活动专题调查”等调研任务中，100余家企业的调研数据在几分钟内即可完成汇总、分类、统计工作，并按预定格式导出报表，与电子邮件、传真等需要大量人力的传统统计方式相比，极大提高了办公效率。

六是印信管理。为落实无纸化办公要求，办公厅分别对办公室章、办公厅章、总裁办章、董事会办章等印章及介绍信进行管理。该应用主要包括用印申请、用印审批，用印查询等功能，规范办公印信的申请和审批流程，确保办公厅用印用信的信息追踪。下一步，还将与公文系统集成，实现电子印章替代传统手工用印。

七是“一流办公室”评比。为增强对企业办公室的管理力度，办公厅部署了“一流办公室”评比系统，评比包括企业自评和办公厅考核两方面。企业自评是各企业对本单位办公室在整体功能、保密工作、公文处理、档案管理与应用、值班工作、督办工作、重要会议和重大活动组织安排、调研工作、政务信息工作、信访稳定工作等日常工作情况进行自评；办公厅考核是办公厅各业务处室分版块对所有企业办公室就以上项目进行分项目考核，并最终形成考核结果。该评比结果是“优秀办公室”及“优秀办公室主任”两项评优工作的重要依据。

八是员工基本信息及生日祝福系统。系统根据办公厅所有员工在线填写的员工基本信息，在员工生日当天，向员工发送祝福短信，并同时提醒办公室和工会主管领导，及时对员工生日给予祝福，体现办公厅工会对员工的关怀。该系统还支持员工家属生日提醒功能，促进了员工家庭和谐，有利于提高办公厅凝聚力。

4.3 实施效果

按照“建用结合、以用为主”的建设原则，办公厅门户建设兼顾先进性、实用性、经济性和可扩展性。目前，办公厅信息门户从平台架构到门户功能，从信息发布到应用建设，实现了信息资源管理模式向应用系统集成、协同办公模式的转变，并不断继续深化，在总部机关其它部门的门户应用中起到示范带头作用。

一是实现信息共享和资源利用水平的提升。信息门户最基本的功能是信息的收集、共享，将日常业务和管理过程中产生的数据和信息通过信息门户系统清晰地展示出来。信息门户作为办公厅信息汇集地，员工可以快速了解到所需信息，有效提升了办公厅信息共享和资源利用水平。

二是实现个人办公效率的提升。信息门户已成为员工日常办公中不可或缺的工作平台，将原先单独的、手工的、纸质的工作转移到电子化、网络化的门户上来进行，加快信息传递，注重协同办公，减少重复工作，使员工可以把更多的精力投入到业务工作中，大大提高个人的办公效率。

三是实现办公厅执行力的提升。在整体信息门户推广工作中，不仅要提供针对战略、人员和运营管理流程的信息化实现，还需要运用诸多手段来提升整个集团一体化的企业执行力和应变力，这种能力需要通过信息的及时上传下达来保证。

四是实现部门整体形象的提升。信息门户成为企业文化建设的重要场所，通过网上宣传、业务和知识学习、组织活动等，打造勇于进取的办公厅职工队伍，实现员工凝聚力的提升，增强员工对办公厅及中国石化的认同感和归属感。

5 结语

企业信息门户应具有良好的合作性和强大的整合性。要通过不断深入地应用与提升，使其整合各类信息资源，充分发挥信息门户在文化宣传、信息共享、日常办公等方面的作用，成为服务员工工作、学习和生活的综合性信息平台，有利于提高全系统管理水平，实现公司规范、严谨、降本增效和内部紧密化，从而强化企业整体的核心竞争力，为企业的经营管理创造更大效益。

[1] 曹湘洪. 中国石化信息化建设的初步实践和引发的思考[J]. 化工进展, 2003, 10: 1029-1037.

[2] 查鲲. 企业门户技术的发展及其应用研究[D].华东师范大学, 2006.

[3] 李大伟. 纵论中国石油信息化[J]. 石油工业计算机应用, 2009, 02: 2-9+65.

The Development and Application of the Information Portal of the General Offi ce of SINOPEC

Chen Xiaoqing
(General Offi ce of SINOPEC Group, Beijing 100728, China)

Enterprise information portals, as the most widely used information systems among enterprises, have promoted the continuous improvement of business management. The paper introduces the concept, development status and basic functions of enterprise information portals as well as the efforts of the General Offi ce of SINOPEC to develop an information portal, including research on system integration, the application of the information portal and related outcomes.

information portal, information-driven, system integration, collaborative working environment

2016-10-20。

陈晓青（1975—），女，北京人。毕业于南开大学国际经济贸易系，硕士。高级工程师，现就职于中国石化集团公司办公厅。电子邮箱：chenxq@sinopec.com。