医院风险管理档案的规范化管理及应用探究

程燕

济南市传染病医院档案管理科，山东济南250021



医院风险管理档案的规范化管理及应用探究

程燕

济南市传染病医院档案管理科，山东济南250021

医院档案是医院领导以及医护人员信息的来源，是展开有序日常工作的依据，是进行管理工作的凭证。良好的档案管理可以增强医院管理体系的有序性，保障正常医护人员工作效率，提高医疗质量，对于医院信息化建设也具有积极意义。风险管理档案作为档案管理工作中的重要组成部分，规范化的管理有助于医院业务水平的提高，安全系数的增加，有效促进医院的持续稳定发展。该文从医院风险管理档案内容出发，就其在规范化管理当中存在的问题、相应的改善措施在实际中的应用以及重要意义等方面进行论述。

医院；风险管理档案；规范化管理；应用

随着社会经济以及科学技术水平的不断发展，医疗卫生事业也得到不断的发展和进步，伴随着医疗事业的壮大，医院的医疗卫生安全隐患压力也随着增大。医院风险管理档案，通过对风险管理过程的全纪录，有助于医院领导对相关不良事件的发生原因进行分析，从而降低同类型事件事故的发生率。通过对实际工作中医院风险管理档案存在的问题提出相应的解决措施，如提高管理人员的专业素养、建立完整的风险管理部门、统一档案记录方式以及档案管理要求等方法，有利于医院提高医疗质量和水平，保障医疗安全，促进医院持续性发展。医院档案作为医院各类活动的历史记录，是医院的重要信息资源和宝贵财富，规范管理对于提高医护人员工作积极性、协调各项工作具有促进意义。随着医疗卫生事业的进步与发展，医院也面临着医疗风险加大的问题。规范化的风险档案管理能够有效提升医疗安全保障，促进医院系统性和科学性工作开展。

1　医院风险管理档案内容

医院风险管理档案主要分为三个部分，首先第一个部分是管理性文件。管理性文件是指可以保持医院风险管理有效性的文件资料，包括法律文件、风险管理程序和管理目标制定的文件、医院委员会和各分会的变动以及责任授权文件、事故报告文件、任务表文件等。这些文件的存在使得医院可以全面地记录风险管理过程使其有据可查，及时的进行过期与无效文件的清理，能够提高管理风险档案的效率。

第二部分是操作性文件。操作性文件又分为资料性收集档案、指标档案、确定风险和改进措施档案、实施改进档案、测量有效性档案以及风险报告培训资料。第一，资料性收集档案是指发生在医院内的所有事件报告、病人资料、风险调查和安全监测等资料与风险管理相关的资料，事件包括员工伤害事件、药物不良事件、物品丢失事件以及暴力事件。第二，指标档案是指由医院统计、国家统计或者最新文献确定的风险指标档案。第三，确定风险和改进措施档案是指医院的管理部门进行质量安全情况、趋势以及预期目标评审的资料。第四，实施改进档案是对确认的评审资料进行改进并落实的策略。第五，测量有效性档案是指对医院风险管理程序进行每年一次的评审，确定资料的有效性。第六，风险报告培训资料是保障医院进行持续改进的有效途径。

第三部分是决策性文件。风险管理委员会在与医院其他部门进行沟通时，对发现的问题、结论、建议以及有效的改进措施、措施的有效性测量等方面的资料进行记录，定期向有关科室报告风险趋势，并提出评价和改进措施报告。

2　医院风险管理档案存在的问题

医院风险管理档案的规范化不仅可以为医院领导层掌握医院发展状况提供资料依据，从而保证决策的科学性和准确性，而且通过风险档案对医疗过程的全纪录，还能对医院安全进行保障。目前，我国医院风险管理档案的管理尚存在一些问题，给医院的管理质量带来一定的影响。

2.1医院风险管理档案的管理人员缺乏专业度

医院风险管理档案作为医院“软实力”内容建设，没有得到领导相应的关注，致使管理人员的整体素质下滑。一方面，档案管理人员缺乏相应的专业知识，部分从业人员对档案管理工作的理解只停留在保管和整理上，对工作的重要性和价值没有正确认识。而且一些档案管理人员专业技能匮乏，缺少专业训练，导致管理队伍素质差异大，管理效率降低。另一方面，档案管理人员队伍流动性较大，转岗、轮班等现象带来的后续问题也影响了档案管理的规范化进程。另外，档案设备的落后，致使档案检索、存储等方面耗时耗力，影响档案使用效率。

2.2医院风险管理档案的管理制度缺乏健全性

医院风险管理档案根据不同的内容分散在不同的部门管理，而不同的部门之间管理方式也存在着差异性，造成档案的不完整性，风险管理档案的记录整理需要消耗更多的精力。而且，分部门管理时，由于部门人员在承担本职工作的同时还要进行档案管理，记录内容的及时性受到影响。另外，有些部门管理风险管理档案采取轮换制的方式，不同时间不同管理人员，而不同管理人员的档案记录方式也不同，易导致档案内容记录不规范、交接过程中内容出现遗漏和缺失。风险管理档案制度的不健全，降低其资料的完整性和全面性，对于后期更新产生不利影响，从而降低了风险管理档案的安全性和系统性，不利于规范化管理。

3　规范化医院风险管理档案的应用措施

由于风险管理档案存在的问题，导致医院风险管理档案管理水平降低，影响了医院的稳定可持续发展。医院风险管理档案的规范化，有利于医院提高风险管理水平，提高医院的业务水平和服务质量，保障医院的医疗安全。

3.1提高风险档案管理人员专业素养

由于档案管理人员专业素养的缺失，易造成档案管理水平下降，提高风险档案管理人员的素质从而提高档案管理效率具有重要意义。首先，医院领导应加强对风险管理档案的认识，提高重视程度。为了提高管理人员素质，可以进行专门的课程培训，通过网络平台对全国顶级医院进行档案管理方面的专业知识进行学习吸收，从而达到管理人员专业和技能的提升。另外，可以引进一批专业的档案管理人才，进一步推动风险管理档案的规范化。

3.2建立健全风险管理档案管理组织

为了减少因医院风险管理档案分散部门进行管理而造成的档案记录不完整、不系统等缺点，医院内部需要建立一个完整的风险管理档案组织。由院长担任风险管理部门的主任，主持部门内的各项事宜，各科室的员工组成风险管理成员。风险管理部门进行医院风险管理条例的制定，并对管理工作进行定期的评估，提出相应的改善措施。风险管理部门进行定期的风险评估会议，对医院内一定时期的不良事件进行调查并分析其根本原因，及时对该风险提出相应处理策略。从不同部门管理不同内容的风险管理档案转变为专门的风险管理部门，有助于提高风险档案管理的效率，也有利于档案内容的集中分析处理，更加系统规范化。

3.3明确医院风险管理档案记录方式

不同的档案记录方式易造成档案内容的不规范，在交接过程中易出现内容的遗漏现象，不利于风险管理档案后期的分析和评估工作展开。因此，医院在进行了完整的风险管理档案组织之后，还应统一风险管理档案的记录方式。在进行档案记录时应用黑色碳素笔或钢笔在档案专业用纸上书写；不良事件记录提供的复印件文字内容应清晰，且不能出现缺页或者漏页现象；对风险管理档案进行纸质资料管理的同时还应进行电子备份。

除了统一的记录方式要求，对于风险管理档案的内容记录上也需要进行明确规定，详细、明确的风险管理档案内容可以有效提高管理人员的后期评定工作。首先，医院风险管理档案因以不良事故的管理作为基础记录，然后对医院内部的管理性文件进行明确记录，提高档案的利用价值；其次对风险管理档案中的操作性文件进行记录，包括风险指标、改进措施以及实施改进的方案。最后，对风险管理部门发现的问题、结论进行记录，并与各科室进行沟通。

3.4加强医院风险管理档案的管理要求

在进行风险管理档案的归档过程中，应以其事件发生的部门、类型以及严重程度作为分类的标准。首先，医院风险管理档案以部门为单位进行组卷，然后各部门再以不良事件的分类进行二次组卷。为了区分不同程度的事件，各部门在进行风险管理档案组卷过程中可以采用不同的颜色进行标记。医院风险管理档案应按照QSHE的管理原则采取明确统一的编号，便于规范管理和检索。目录首先要用阿拉伯数字进行逐件编号，文件名称和责任者应按医院统一规范抄录；其次页号栏编写每卷均从页号1开始；最后，医院风险管理档案的排序应以文字材料为先，其次是图表和声像；程序文件为先，执行性文件为后；报告和调查资料为先，风险评估和分析资料在后。

4　医院风险管理档案规范化意义

医院风险管理档案记录了医院从建立至今的各种医疗事件，包括医疗事故、器械使用情况、患者药物事件以及医护人员业务水平等。首先，医院可以通过对风险管理档案中的不良事件根本原因分析，确定具体的改进措施，降低同类事件发生的风险。其次，医院风险管理档案的规范化可以有效提高所有医护人员的风险管理意识，促进医院安全文化的推广，避免风险的随机性。另外，医院风险管理档案的规范化，可以有效对各部门进行科学管理，提高领导层决策的科学性。总之，医院风险管理档案的规范化管理有助于医院降低医疗风险，保障医疗安全性，提高医院服务水平并保持稳定持续的发展。

5　结语

随着社会经济以及科学技术水平的不断发展，医疗卫生事业也得到不断的发展和进步，伴随着医疗事业的壮大，医院的医疗卫生安全隐患压力也随着增大。医院风险管理档案，通过对风险管理过程的全纪录，有助于医院领导对相关不良事件的发生原因进行分析，从而降低同类型事件事故的发生率。通过对实际工作中医院风险管理档案存在的问题提出相应的解决措施，如提高管理人员的专业素养、建立完整的风险管理部门、统一档案记录方式以及档案管理要求等方法，有利于医院提高医疗质量和水平，保障医疗安全，促进医院持续性发展。医院风险管理档案，能够促进医院对现代化医疗建设的适应力，且在医疗事故或医疗纠纷中可以成为有力的法律凭证，有效协调患者、医院以及保险公司三者间的沟通。

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Study on Standardized Management and Application of Hospital Risk Management Files

CHENG Yan
Department of File Management，Jinan Infectious Disease Hospital，Ji，nan，Shandong Province，250021 China

Objective The hospital file is the source of hospital leader and medical staff information，a basis of carrying out the orderly daily work and a certificate of conducting the administration work.Methods The good file management can enhance the order of hospital management system，ensure the work efficacy of normal medical staff and improve the medical quality，which is of positive significance to the hospital information construction.Results The risk management file is an important component of file management work，and the standardized management contributes to improving the hospital business level，increasing the safety factor and effectively promoting the sustainable and steady development of hospitals.Conclusion The paper elaborates the issues，corresponding improvement measures，application in practice and important significance existing in the standardized management from the hospital risk management file contents.

Hospital；Risk management file；Standardized management；Application

G271

A

1672-5654（2016）09（a）-0168-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.25.168

2016-06-02）

程燕（1974.5-），女，山东济南人，本科，档案管员，主要从事医院档案管理。