大数据时代对档案工作者的影响及应对措施

■金 琼

大数据时代对档案工作者的影响及应对措施

■金 琼

大数据时代的到来对档案职业以及档案工作者产生了极大的冲击，但也加快了档案职业改革与发展的进度。在这一背景下研究对档案工作者的影响及应对措施，有助于改善其生存状态及发展趋势，同时也有助于创新档案理论，丰富档案实践，促使档案职业获得更大的发展动力。

一、大数据时代对档案工作者的影响

（一）档案工作者管理方式的转变

一方面，档案工作者的管理方式在“时间”层面发生转变。在长期的档案工作实践中，大多数档案工作者将自身职能定位为“传”与“承”，过多注重档案信息资源的过去与未来，通常保持着一种“重藏轻用”的思想，因此势必会造成其与实践相脱节，工作声誉遭受损害，从而影响档案工作的发展进程。但是随着大数据时代的来临，人们的档案意识提高，对档案信息资源的需求逐渐增加，档案工作也显现出向开放型、服务性、指导型转变的趋势，此时，档案工作者的职能在“时间”这一层面上由“传”与“承”向“传”“承”“用”的观念转变，“重藏轻用”的思想逐渐淡化，不仅注重过去和未来，同时也开始注重现在。

另一方面，档案工作者的管理方式在“空间”层面发生转变。长久以来，档案工作者的管理在“空间”层面上多局限在“馆”“室”之中，不论是档案的来源还是档案工作者所服务的对象、范围也局限在一定的区域中，例如传统的档案管理中，档案信息资源多来源于本单位的各个业务部门，而档案室的服务对象也多为本单位。大数据时代，在档案服务中引入数据挖掘、数据分析和数据可视化等大数据技术让利用者更为便捷地从海量档案信息中找的到所需要的信息资源，此时，档案的来源以及档案工作者所服务的对象不再受区域的限制，其服务范围也将遍及整个网络信息系统。

（二）档案工作者对档案资源操控力的转变

一方面，档案工作者对档案信息资源的控制力逐渐削弱。在过去的实践中，由于档案管理机构对档案资信息源的垄断，人们对档案信息的获取多源于档案管理机构。大数据时代，随着信息技术特别是网络技术的迅猛发展，人们得到档案信息的途径增多，更多的档案信息资源可以通过网络平台获取，在网络技术的冲击下，档案工作者对档案信息资源的控制力逐渐弱化。同时，大数据时代信息文献资源共享共建的特点使档案原本具有的内容机密、保管分散等缺陷日益显现，档案工作者必须要利用档案信息数字化来弥补档案的缺陷，从而不可避免地削弱了其对档案信息资源的控制力。

另一方面，档案工作者对用户利用档案资源的控制力逐渐削弱。长时间内，档案管理部门主要为本单位或少数人提供档案服务的机构，致使大多数有档案资源需求的人们不能及时有效地利用档案。大数据时代的到来，由于信息管理理念及管理方式的不断革新，档案管理的重心也随之转变为档案信息公开与网络化服务。档案信息资源只要以不损害国家秘密、组织利益和个人隐私为前提，都应最大程度的实现档案信息的公开和利用，只有这样才能有效整合巨大的档案信息资源，使档案价值得以最大发挥，从而也自觉地削弱了档案工作者对档案信息资源利用的控制力。

（三）档案工作者职责内容和管理重心的转变

一方面，档案工作者职责内容的拓展。传统时期，档案工作者更多注重的是档案工作，在档案形成之前的文书工作往往被忽视，致使档案工作与文书工作之间存在着明显的界限。信息时代的到来，电子文件和数字档案等多种类型的档案资源随之应运而生，文书工作几乎依靠网络进行，文书工作完成后就能够即时进行存储归档，继而形成档案。档案工作与文书工作之间的关系越来越密切，其界限也变得越来越模糊。电子文件和数字档案的获得、鉴定等工作与文件形成过程中的业务活动相关联，为确保由电子文件和数字档案具有原始性、真实性、可辨性与凭证性的特性，档案工作者则需要“插手”文件的形成过程，即对电子文件等档案资源与文书工作进行监督管理，进而保障档案信息的价值。因此，档案工作者职责内容也延伸到文件管理层面，把数字档案信息管理要求贯穿文件的生成、流转、管理、利用之中，档案工作者将进行“全程管控”。

另一方面，档案工作者管理的重心发生改变。在传统的档案管理中，档案实体作为档案工作者的管理对象，对其收集、整理、保管及利用的过程自然是档案工作者所关注的部分，因此，对档案实体的管理则成为档案工作者的管理重心。大数据时代，档案工作者通过进行收集、整理、鉴定、编研等工作，把档案信息资源分门别类进行整理，当用户要从如此繁多的资源中找出自己想要的信息时，档案工作者就需为其提供指导使其顺利找到所要的内容，或者将已筛选整理后的资源供人所使用。该意义上来说，档案实体已经不是档案工作者管理的唯一内容。此种改变使得档案工作者对档案的管理重心由其对实体的管理向对信息、对知识的管理转变，由人工控制向智能控制转变。

（四）对档案工作者业务素质的影响

大数据背景下，电子文件和数字化档案在档案资源中的比重增加，档案工作的开展主要借助于网络技术，档案的收集、整理、鉴定、编研、保管和利用等日常工作与传统的档案管理存在明显差异。这就需要档案工作者在熟悉传统档案管理方式的同时，充分掌握大数据时代的社会发展规律和大数据发展理念，在学习与实践中形成大数据思维，提高自身对数据资源的敏感性。逐步增强自身业务素质，要具有熟悉新技术与灵活操作新设备的能力，比如掌握数据存储、数据挖掘、数据分析和数据可视化等信息技术，使档案资源最大程度得以开发利用，为用户提供优质的服务。档案工作者还需不断改善自身的知识水平、沟通和表达能力，努力将自身打造成为专业化程度高、综合素质能力强的档案专业人才。

二、大数据时代档案工作者方面的应对策略

（一）增强档案工作者能够胜任本职工作的自信心

大数据的全面到来对社会中各种职业产生着多方面的影响，它在促使新型职业产生的同时也使一些传统的职业面临着挑战。许多学者认为，当前处于发展瓶颈的档案职业假设在大数据时代依然以传统的模式运行，则在不久的未来，其极有可能被新型职业所取代甚至消失在历史的舞台。这无疑给广大档案工作者造成了一定的心理压力。但是，回首档案职业发展的历史，不论档案工作者的社会声望与地位如何，他们一直在自己的本职岗位上竭尽所能，在一定程度上确保了社会各项事业的正常运转与顺利发展，同时使得大量历史文化得以保存、流传，使得优秀文化与文明得以传承。再者大数据时代虽然冲击着传统的档案管理模式，加大了档案工作管理的难度，但是与此同时档案工作也可凭借信息技术的力量延伸到生活的各个层面，从而提高档案工作的影响力。况且在我国，党、国家给予档案职业高度重视，对广大档案工作者非常关心，且为这一职业的发展提供了良好的政治、制度条件。综上原因，档案工作者无需担心档案职业的将来，要努力思考大数据时代档案职业的生存趋势和发展态势，探讨怎样在社会变革期间寻求正确的改革途径与发展模式，要提高对档案职业的自信心，在诠释自己社会使命的前提下增强对职业的自豪感和归属感，积极投身到对档案职业不懈奋斗中，为档案职业的稳步发展与不断创新增添永恒的动力和有利的保障。

（二）加快档案工作者职责内容和管理重心的转变

一方面，要促进档案工作者职责内容的扩展。当前信息技术迅猛发展，“档案工作者的视角和职责必须从文件的归宿扩展至文件的源流， 将档案管理的要求嵌入文件管理系统， 实现文件档案的一体化管理”。这就必然使得档案工作者的职责不能再像传统时期那样以档案实体为中心、保持一种“坐等档案上门”的档案管理模式，而是要不断扩展自己主动对文件管理的履行职能，从而为自己争取较大的生存环境。大数据背景下，在实现文件档案一体化的技术方面绝非难事，但是这也向档案工作者提出了更高的要求，档案工作者必须对自己单位的工作方式、业务内容以及文件流程有足够精准的掌握，积极参与到对电子文件管理系统的设计之中，将自身的职业理念转化成信息语言向技术保障人员进行提供，借助技术保障人员对档案工作者需求的理解将职业理念得以最终实现，继而促进档案工作者职责内容的扩展，重新找回“文件管理”这一职责。

另一方面，加快档案工作者管理重心的转变。首先，档案工作者要具备专业化的档案管理水平。为了提高对档案信息资源的管理，档案工作者不仅要做好对档案信息资源的保管、开发与利用工作，而且还要主动参加到处于大数据背景下档案管理规范的制定、档案标准软件的编定、档案法规的规范等工作之中，并且还需加强对信息技术的了解，特别是网络科技与计算机科技的进展程度，顺应当下科技的发展趋势，做好档案管理中软件、硬件方面更新的功课。其次，档案工作者要不断提高档案信息服务的能力。大数据时代，仅仅依靠为档案需求者提供档案利用很难使档案自身的作用与价值得以充分实现，档案工作者需进一步研究档案潜在的信息内容，促进档案资源发掘的速度、深度及广度，使自己变成真正意义上档案资源的参谋者与提供者，从而能够更好地为档案需求者提供档案信息服务。再次，档案工作者要加强对档案利用者的指导工作。信息时代，档案工作者需对档案信息资源与计算机条件下的检索技术有充分的掌握，然后为档案利用者能够迅速、准确地查找到所需要的信息提供指导技巧。

（三）提升档案工作者的专业水平

一方面，要促进传统技能与新技能的融合。传统时代，档案收集、整理、保管、鉴定、编研等技能的应用通常是以纸质档案为主。大数据时代，随着档案资源的呈现形式及管理方式的变化，档案工作者只有不断对档案专业技能进行创新才可以适应社会公众的需求。计算机网络与数字化科技的发展促使档案呈现出数字信息的模式，而办公自动化与档案信息管理两个系统的普遍使用也促进了电子文件和元数据的自动捕捉与即时归档，这些因素使得大数据时代的收集工作具备了前端控制、自动性、即时性及一体化管理的特点。大数据时代的整理工作受档案信息系统信息自动分类一系列特性的影响，使信息自动检索、元数据标引与数字档案著录等成为档案整理中不可缺少的整理技能。在保管工作中，面对用户对数字档案信息资源长久保存、资源稳定性及信息真实性的重视程度，数据备份与迁移技术、信息保密技术与数据库技术得以普遍利用。但是，在促进档案工作者专业技能创新的同时，还应重视传统技能的继承发展。大数据时代，对大量的数据档案进行鉴定与清理工作能够防止生成许多数据垃圾，还可有效地防止隐私不受损害。同时，能够保障数字档案信息的真实性、准确性。编研技能主要是把诸多数字档案信息提取精华，进行二次文献开发，为档案需求者提供优质和高效的服务。处在转型阶段的档案职业，只有将传统技能与新技能相融合才能促使档案职业的稳定和有序发展。

另一方面，要建立专业的档案工作者队伍。一是注重档案专业人员的引进与现有人员的培训。大数据时代对档案工作者的专业化程度提出了更高的标准，档案工作者结构层次的差异以及能力素质多样化的状况必须要逐步得到改善。不仅要注重对精通数据挖掘与存储、数据分析与数据可视化等技术的专业人员的引进，还要注重对当前档案工作者的培训，使其掌握新时期档案职业的相关理论与工作方法，培育其大数据思维，增强对数据信息资源的敏锐度。二是要提升档案工作者的职业道德水平。提升档案工作者的职业道德水平是优化档案队伍的前提，能够使其不断增强对自身职业的自信心、责任心与自豪感，档案工作者应将此作为自己毕生的信念与追求。三是完善人才培养模式。构建档案职业资格认证制度，可以正确的进行人才录用，提升该职业的准入门槛，从根源处改变档案工作者的结构层次，提高职业道德水平，是改善档案工作者综合素质的主要手段，尤其是迈向档案职业化道路、促进档案工作可持续发展的关键。

（作者单位：中国太原卫星发射中心）