浅析档案信息资源的开发利用

童　敏　张旭红　柳　宁



浅析档案信息资源的开发利用

童敏张旭红柳宁

档案信息资源的开发工作，是根据社会和单位需求，在保密和保护知识产权基础上，通过各种方式、方法对储存的大量档案信息进行加工、整理，以信息产品形式提供利用并形成现实生产力，并实现档案商品价值的过程。在社会主义市场经济的形势下，如何突破传统的档案工作思维框架，建立起体现时代特征的工作机制，开发档案信息资源，充分利用档案的潜在价值，更好地为水利事业服务，是水利档案部门值得探索的课题。

一、开发档案资源关系剖析

1.档案资源与经济社会发展的关系

两者相互制约，相互推进。一切工作要以经济社会发展为中心，要服从于现代化建设大局，是开展各项工作的出发点和最终归宿。以长江三峡工程的研究与论证为例：20世纪50年代初开始，长江水利委员会组织了大批勘测设计及科研人员，做了大量细致的调查研究等基础工作，提出建设长江三峡工程的规划，先后设计了上百个三峡工程建设方案，形成了大量的档案资料。详尽的水文测绘资料和地质资料为兴建三峡大坝提供了科学依据。而三峡工程的实施，又大大丰富了有关档案信息资源。两者互为基础、互相促进、共同发展。

2.档案信息质量与数量的关系

档案信息要内容丰富、门类齐全、结构合理、成分充实、数量充足，才能有效地提供实际利用。档案信息的数量与质量是辩证统一的关系，没有数量的质量是不现实的，没有质量的数量是无意义的。档案数量的增加毕竟有限，只有依靠先进技术和科学管理，不断提高档案的内在质量，挖掘档案内在价值，才能充分发挥档案的经济和社会效益，这也是开发档案资源、实现档案潜在价值的必由之路。

3.档案资源开放与保密的关系

《档案法》明确规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年。”档案开放政策，为开发利用档案、服务于经济社会建设提供了广阔的空间。但提高档案开放度，不是不保密，而是对档案保密工作提出了更高的要求。即该开放的要尽力开放，该保密的必须严格保住，不能掉以轻心。在此问题上，要切实避免把保护机密与开发利用档案信息资源相对立，只有认真把握住其中的“度”，使之更好地为经济社会建设提供服务。

4.档案开发利用与自我发展的关系

经济建设的持续发展，迫切需要包括档案在内的各类信息资源的支撑；这种需求也为档案事业的自身发展和开放利用开辟了新的领域和市场。在服务经济社会建设的过程中，档案的开发利用遇到了一系列新情况、新问题，有的涉及档案体制、机制上的不适应，有的涉及档案服务方式、方法和手段上需要改革和提高，所有这些都将推动档案事业的自我发展，逐步与市场经济的需求相接轨。

二、档案信息资源开发利用实现办法和途径

1.建章立制，为档案资源开发利用提供制度保障

对档案资源进行开发利用，必须建立健全以下制度：一是提供利用档案的范围必须划分清楚；二是提供利用的手续必须明确、具体，便于利用者自觉遵守；三是对损坏、丢失、擅自抄录和公布档案等行为提出禁止条款。在实践中，要做到既积极提供档案利用为经济社会建设服务，又坚持保密原则，确保档案中所涉及的各项国家秘密的绝对安全。

2.增强档案服务意识，创新档案服务机制

服务是档案工作的生命线，档案部门应突出服务这个主题，进一步强化服务意识，创新档案服务机制，不断提高服务能力。在服务态度上，应主动、热情、细致、周到，善于与用户沟通和联系，了解用户的心理和需求，学会换位思考，把利用者的事当作自己的事来办。在服务时机上，应紧跟形势和政策，与时俱进，及时提供水利事业发展需要的档案信息。在服务方式上，实行自助查询、来信来电查询、网络查询等多种形式，为档案利用者尽可能提供多种渠道的档案查阅利用服务。

3.丰富馆藏档案信息资源，完善档案信息资源结构

馆藏建设是档案事业发展的永恒的主题，没有丰富、优质的馆藏资源，档案信息资源开发利用犹如“无源之水，无本之木”。首先，要完善覆盖水利事业的档案资源体系，对于关系水利建设的档案信息资源应优先收集整理和开发利用，真正使档案信息资源为水利事业各项工作的开展提供服务。其次，采取多种形式对档案信息资源进行共享，树立“大档案”意识，开展档案机构之间的相互协作，运用网络进行档案信息资源整合，实现更大范围的档案信息资源共享。

4.优化档案工作者的整体人员结构和个体知识结构

由于传统纸质档案工作者对网络技术比较陌生，档案部门应引进高科技人员，利用计算机前沿知识和档案后台管理技能，实现档案信息资源的数字化和网络化。此外，必须加强对在职档案工作人员的技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术，不断壮大适应信息时代要求的档案管理队伍，使档案工作者的知识结构不断得到平衡和更新完善，以满足新时期网络时代档案信息资源开发利用工作的要求，确保档案事业能够与时俱进的发展。

三、结语

随着科技的迅猛发展、社会的不断进步，水利事业各项工作也在不断发展。水利档案部门要充分认识档案信息开发利用的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新办法全面推进水利档案信息资源建设和开发利用，促进水利档案事业持续健康快速发展，为我国经济社会和水利事业的发展提供服务■

（作者单位：江苏省水利厅机关后勤服务中心210029江苏省太湖地区水利工程管理处215128江苏省水利科教中心210029）

（专栏编辑：周权）