《企业档案工作规范》解读

《企业档案工作规范》解读

4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现了对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。

关于档案的性质和作用，几十年来，我国对企业档案的认识经历过若干阶段。20世纪50年代初除了文书档案外，企业其他各类文件材料都被认为是资料。1956年国家档案局提出“技术档案”的概念。在我国社会主义建设初创时期，技术档案的管理受到党和国家的高度重视。从1956年4月16日国务院做出《关于加强档案工作的决定》，到1963年11月21日国务院批转《国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告》的八年多时间，由中共中央、国务院发出、批准、批转、转发、批示的有关档案工作的21件文件中，专门关于企业技术档案工作的就有1 0件。说明企业档案工作是在党中央、国务院的直接领导和指导下建立和发展的。

2004年中共中央办公厅、国务院办公厅发出的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》指出：要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用。信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在经济社会资源结构中具有不可替代的地位，已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点”。生产要素，可能各种情报、资料、档案信息都在某种程度上具有这一属性，但是论无形资产，或自主知识产权的承载、证明，恐怕就非档案莫属，因为档案才是企业自身各项工作中所形成，是企业的核心信息资产。

在经济日益全球化的当今社会，国际上对档案信息的性质、价值及作用的认识，也是殊途同归。国际标准IS015489《档案管理通则》第4章“档案管理的收益”明确指出：档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。

企业的目的是创造价值、利润和效益，建立档案资产观对企业档案工作尤为重要。资源是处于静态、潜在的，需要开发才有效益；而资产本身就具有价值，处于动态，管理得当随时都可产生效益。企业档案既是企业各项活动的真实历史记录，更具有资源、资产的双重属性。企业档案的资产与资源属性相近而不同，在一定条件下发生转化，需要我们不断深化认识，以引导企业档案工作的深入开展和创新发展。需要说明的是，《企业档案工作规范》总则中首先确定了企业档案的性质，但是强调资产性不代表否定档案价值和属性的多样性，过去对档案的认识依然是开展档案业务的基础。

关于档案工作的性质和作用，《企业档案工作规范》将其定位在“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”。企业活动最终结果是通过为社会提供产品和服务（IS0 9001将服务解释为是产品的一种，因此实际上档案工作的服务，也是档案工作所提供的一种产品）而创造价值和利润。而企业无论行业、规模、类型，为达到此目的和结果，需要开展研发、生产、经营和管理等活动。由于企业活动具有连续性，因此在这一过程中无论是企业自身还是社会都因某种需要而要追溯产品和服务的过程，如法律责任、产晶质量、事故调查、效益分析、改进提高、维护保养、业绩考核等。虽然企业档案工作不直接对社会提供产品和服务，但企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑，没有档案工作的支撑，所有追溯、查证、确认责任都将无法实现。因此，这里将档案工作定位在“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”