谈规范医院内审档案对提升内审水平的作用

■李鸽伶

谈规范医院内审档案对提升内审水平的作用

■李鸽伶

内部审计档案管理是内审工作的重要组成部分，目前,各医院逐步重视内审工作,内审项目逐年增加，其工作强度和难度也相应增加，因此，重视内审档案的建设和管理势在必行。

一、内审档案的定义与收集范围

1.定义。从国家档案法对档案的定义来讲，所谓内部审计档案是指内部审计部门在项目审计、专项审计调查、合同审签、经济事项审签等活动中形成的有保存价值以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案管理是内部审计部门进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交审计档案的活动。

2.收集范围。审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是：要本着正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批复在前、请示在后，批示在前、报告在后，重要文件在前、次要文件在后，汇总性文件在前、基础性文件在后的原则来整理。总之，一份完整的内审档案，应清晰地反映整个项目审计的工作轨迹。应当归入档案的内审文件材料有结论性材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件；应归入合同审签档案的文件材料有合同审签单、经济事项登记卡；应归入经济事项审签档案的文件材料有经济事项审签单。

二、规范内审档案的作用

⒈保存审计证据，规避审计风险。内审工作的重点是查处违反财经方面法纪和制度的问题，这将牵涉到科室利益或者被审计对象的处理，会发生复审、查证的情况。所以，准确可靠的审计档案可作为审计工作结束后复核和备查的依据，也可为有关部门和人员了解审计情况提供证明材料。此外，可以证明审计工作是有关规定合法开展的，从而达到对审计结论的支持，对审计人员的保护作用。

⒉利用档案资料，提高工作效率。一些内审项目如财务收支审计、经济责任审计、基建预决算项目审计等，连续性很强。为缩短审计周期，节约人力和时间，审计人员可利用归档的审计档案进行审计。审计资料立卷归档的过程是对以往审计工作的一次回顾和检查，可以从档案中发现审计工作的缺陷，从而能够及时调整，采取补救措施，对提高工作质量和工作效率起到促进作用。

⒊发挥内部职能作用，当好参谋和助手。通过建立医院内审档案，对不合规范的现象达到预防和遏制作用，使其能真实、合法、有效地履行职责，保障医院依法经营、规范管理、健康发展，成为医院管理的一个重要“免疫系统”。同时,帮助审计人员系统总结医院内审实践中的经验和教训，理清今后内部审计工作思路，为医院各项工作决策提供可靠的依据，当好领导决策的参谋和助手。

三、目前档案管理中存在的不足

⒈对档案管理认识有欠缺。内审人员普遍认为其工作保密性强，档案上交后保密性得不到保障；大部分内审人员缺乏系统的档案知识培训，重视审计过程控制和结果，轻视内审档案的积累工作；对资料归档认识上有误区，认为调阅的历史卷宗已经是归档材料，其复印件不须重复归档。

⒉收集资料和归档不齐全。

内审材料一般为每年一次归档。在此过程中，内审资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响档案质量的因素。事实上，管理部门由于工作较忙，或对内审档案重视不够，内审档案质量、归档率难以保证。

⒊档案管理制度建设不健全。

存在没有建立必要的规章制度，无章可循；或虽有制度，但缺乏系统性和完整性；或制度较完善，但缺乏行之有效的制约手段和保证措施。

四、对 策

⒈加强领导，全面规划。医院领导及管理部门要将内审档案管理工作列入医院及科室工作重要议事日程，全面部署内审档案建设工作，与医院业务建设同步规划、同步发展。要安排既懂内审业务又懂档案业务人员分管这项工作，经常分析研究内审档案工作中存在的问题，清晰内审档案工作的方向。

⒉健全制度，明确职责。根据《档案法》《医药卫生档案管理办法》等法律、法规，制订出较科学、完整、系统、切实可行的内审档案管理制度。首先要建立内审档案流程性、规范性的制度，如归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次要建立和健全内部审计档案责任性和奖励性制度，如档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。

⒊加强措施,提升执行力。在内审档案管理制度和流程的基础上，努力提高完成制度执行的能力和手段。

⑴制度执行前，加强制度宣传力度。改变重审计项目的实施轻审计项目归档的观念，牢固树立起良好的审计档案意识。通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传档案工作，使医院领导、内审负责人、干事都充分认识档案的重要性，与日常工作的密切性,更好地支持档案管理工作。

⑵制度执行中，提升制度执行力度。坚持谁审计谁立卷，边审计边收集整理。审计人员在进行审计项目时，脑中都要有档案管理的思想，把在审计活动中形成的文件资料的原件及复印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片等收集齐全，将审计后的各类资料按档案单元的项目和内容顺序分理出来，确定哪些需要立卷归档。在档案的整理过程中，严格按照档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录整理。从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整。项目负责人负责对审计资料进行最后审理后归档。内审档案应有专人负责保管，做好档案的整理、保管、统计等工作。在档案收集后，档案管理员应及时登记信息资料，编制查询数据，设定关键查询字段，为档案调阅、查询提供便利。

⑶制度实施后，强化制度奖惩力度。制订审计档案管理办法，对档案的管理办法及调阅权限进行限定。将档案工作的完成情况纳入绩效考核内容。定期对内审档案管理进行检查，对工作出色的给予表扬和奖励，并与职称评定、年度考核、评选先进等挂钩，充分发挥积极性、主动性和创造性。对工作拖拉、检查结果不合格的提出批评，责令其加强学习限期整改。

⒋增加投入,创新管理方法。加强内审计人员的档案业务和计算机技能培训，鼓励他们不断学习先进的档案管理方法。增加经费投入，改善办公条件，开发内审台帐系统对建立档案信息网络、电子文件提供有利条件。将审计资料扫描后以图片的形式保存形成电子档案，并用刻录机进行刻录，便于长期保存。

（作者单位：浙江省肿瘤医院）