前端介入加强滇中引水工程档案工作

■赵新宇

前端介入加强滇中引水工程档案工作

■赵新宇

滇中引水工程是国家“十三五”规划纲要明确未来五年计划实施的重大引调水工程之一，是我省“五网”建设中“水网”建设的核心和骨干项目，是我省的重大战略工程、支撑工程、民生工程和生态文明工程。重视和做好滇中引水工程项目档案工作，对于项目管理、审计核查、存史记忆等具有重要的作用，也是法律赋予项目参与单位的职责和义务。

一、提高认识，切实增强做好项目档案工作的自觉性

项目档案是项目建设和管理工作的真实记录，为项目建设、运行维护和管理提供重要依据，同时也为各类监管验收、稽察审计等提供不可或缺的凭证。滇中引水工程建设各有关单位要站在对党、对国家、对人民、对历史负责，对重大建设项目未来发展负责的高度，充分认识做好滇中引水工程项目档案工作重要性，按照国家有关法律法规和标准，加强组织管理，规范开展档案工作，切实把项目档案工作纳入到项目建设的全过程，通过完善项目档案管理机制、建立各项规章制度、制定符合工作实际的业务规范，实现对项目档案的有效管理，发挥档案工作在项目管理中应有的作用，为提高建设项目管理水平提供支撑和服务。

二、明确职责，合力推进滇中引水建设项目档案工作全面协调开展

滇中引水工程建设工期长、涉及面广、专业性强，项目档案工作将贯穿建设全过程，因此，需要各有关单位相互配合，共同推动。涉及项目的各级档案行政管理部门要加强对该项目档案工作的指导和监管，做到提前介入，做好过程跟踪服务；项目建设单位（法人）要加强领导，高度重视项目档案工作，支持和配合档案部门加强监管，发挥项目档案工作的主导作用，适时组织中间检查和档案专项验收工作，同时应将当年项目实施计划抄送同级档案行政管理部门；各参加建设的设计、施工、监理、技术服务等单位要认真贯彻落实有关标准规范，加强过程管理控制，确保提交档案资料的质量。

三、提前谋划，把项目档案管理的相关内容纳入合同管理

项目建设单位（法人）及项目管理单位应当强化对设计、施工、监理等单位项目档案工作的监督指导，在签订设计、施工、监理等合同协议时，应设立专门条款，明确各方有关责任，并对归档范围、项目档案套数、移交时间、质量等提出具体要求。按照《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定，完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、归档工作。项目设计、施工、监理等单位在项目完成后，应将经整理、编目的项目文件按合同、协议规定的要求，向项目建设单位（法人）档案管理机构移交。项目监理单位应当对项目移交竣工文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经项目建设单位（法人）确认并办理交接手续后连同审查记录一并移交项目建设单位（法人）档案管理机构。

在签订工程项目合同时，对工程竣工文件的质量，资料的积累、形成，竣工图的编制和档案验收交接进行明确规定，将工程文件材料的整理、编制、归档作为工程竣工结算支付的条件之一。工程文件材料整理、编制完毕后须经业主单位验收合格后方能办理移交手续，之后才能办理竣工结算支付，没有建设单位档案部门的档案移交签证手续，不予办理竣工结算支付。

四、加强过程管理，确保重大建设项目档案工作与项目建设同步开展

项目开工时，项目建设单位应根据国家有关重大建设项目档案管理规定和标准，制定适应本项目实际的档案管理制度，档案行政管理部门应给予业务支持，同时对所有参建单位的工程技术人员和档案人员进行档案工作交底。单项工程施工单位在开工3个月内要编制《重大建设项目档案工作计划》，向建设单位报送。项目建设过程中，项目建设单位要定期组织开展项目工程文件材料形成质量及安全保管情况检查。

五、严格标准，切实建立健全项目档案管理工作机制

1.建立以项目法人为主体的项目档案管理机制

把项目档案工作纳入“四制”（项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制）管理，纳入项目建设管理计划和工作程序，纳入项目领导责任制和岗位责任制。项目法人要明确项目档案工作职责，制定档案工作规章制度和业务规范，建立项目档案工作网络体系，强化档案业务基础建设，将档案工作贯穿于项目建设全过程。要以项目法人为管理核心，以纳入合同管理为依据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门、项目主管部门及参建单位全方位参与下，实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的项目档案管理机制，确保项目档案管理工作的落实。

2.明确项目法人、参建单位项目档案工作责任

树立建精品工程、创一流档案的意识，项目法人对建设项目档案工作负总责。在下达项目计划、检查项目进度时，要同时部署、检查档案工作；在工程验收时，要把项目档案和档案工作纳入验收范围。参建单位具体负责建设项目工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作。要按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”的原则，将项目档案工作纳入相关人员岗位职责，做到工程文件材料的形成、积累、整理、归档与项目工程同步进行，保证项目档案的完整、系统、准确、安全。

3.项目档案归档和移交要按照国家有关规定进行

工程文件材料的归档范围应包括从项目立项、设计、施工至竣工验收、投产使用等全过程形成的各种门类、载体的文件材料。工程文件的整理立卷要遵循项目文件的形成规律和成套性的特点，做到分类科学、组卷合理、保持项目文件的有机联系。要认真做好工程竣工图的编制工作，保证竣工图达到图物相符、数据准确、手续完备的要求。工程文件制成材料和案卷质量要符合国家有关标准。

4.做好单位工程交工、竣工档案资料的验收工作

工程档案验收是保证竣工材料齐全完整的重要手段和措施。要把各单位工程的完工、竣工档案资料的交验工作作为单位工程交工、竣工的必要条件，在过程中切实保障档案质量。

5.抓好移民档案管理工作

认真贯彻国家《水利水电工程移民档案管理办法》，各相关州市县移民工作管理部门要建立管理制度，完善管理条件，做好移民搬迁安置过程中形成的各类文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

6.加强音像、照片及电子档案的收集管理

相关资料要达到图像清晰，声音清楚，文字说明和内容准确的要求。要加强对原始地貌、隐蔽工程、重大事件、重要节点及工程竣工形象面貌的拍摄，使音像、照片档案能够全面记录项目建设过程，客观反映工程建设成果。

六、依法监管，确保档案的齐全完整与安全

档案行政管理部门要主动、及时了解该项目在本行政区域内的进展情况，将项目档案管理工作纳入执法检查范围，针对项目档案工作的薄弱环节，开展专项执法。对违反档案法律法规，在项目建设过程中发生档案安全事故的单位和有关责任人，省档案局和有关部门将依照有关法律严肃追责，对造成档案丢失、损毁的，将依法处置。

作者单位：云南省档案局