智慧城市下的档案信息化建设探析

■邬家鹏

智慧城市下的档案信息化建设探析

■邬家鹏

本文对“智慧城市”的理念和档案信息化建设进行阐述，提出了在智慧城市框架下，档案信息化融入智慧城市的信息化服务平台，建立基于物联网的档案感知系统以及基于云计算的档案数据处理平台的构想，以促进智慧城市下的档案信息化服务的建设。

智慧城市档案信息化物联网云计算

互联网、物联网、云计算等先进技术的应用将人们带入智慧城市时代，而智慧城市建设必然孕育出智慧档案的建设。2011年，南京市档案局馆《南京市“智慧档案”建设规划》提出了“智慧档案”建设的总体思路，引入云计算、RFID、微缩品数字化等先进技术，提出搭建基于物联网和云计算技术的“智慧档案”体系架构。2012年，北京量子伟业信息技术有限公司研发了国内首款智慧档案管理软件——“PDE”数字档案管理系统。2014年，湖州市档案局启动了湖州智慧档案之数据共享平台建设工作，通过“智慧档案”建设实现民生类档案信息“一站式”服务，由此可见，中国正逐步迈向智慧档案时代。

一、智慧城市背景下的档案信息服务

智慧档案是在数字档案建设的基础之上，整合利用物联网、云计算、互联网等信息技术，以实现档案信息智能感知、获取、传输、处理、服务的工作模式，是档案信息化建设发展的高级形态，也是数字档案发展的必然结果。档案部门应借助物联网、云计算、移动互联网等等高新技术，通过感知、互联、智能的方式，将一定区域内的用户、档案部门、档案信息资源连接起来，组成一个新型智慧化档案信息服务体系，同时对各类的档案信息进行广泛采集、监控、统计、互联和共享，并对这些档案信息实行智慧感知、分析和集成，满足公众需要。

（一）档案检索系统

1.集成检索系统

档案集成检索系统是借助单一的检索接口，利用统一的检索方法，实现对分布式、异构档案信息资源的集成式检索操作。这些信息资源可以经集成检索系统集中获取，并经过整合封装后形成统一的检索结果，并按用户需要的方式呈现出来。

档案信息集成检索既可以检索出来自本地馆藏的档案目录信息、档案全文信息、档案图片信息、档案多媒体信息，也可以检索到来自其他档案数据库的相关信息或电子档案信息，甚至通过主题检索引擎检索到各种W eb网页档案信息资源。因此，档案信息集成检索能为用户提供统一的检索接口，减轻用户学习各种检索工具的负担，同时提供有序、格式统一的检索结果，方便用户的浏览和选择。

2.基于物联网的检索系统

智慧城市是以物联网为基础，通过给予各类事物感知的功能，使之产生“智慧”，物联网可以让所有实物都能被识别、定位、跟踪、监控、管理，构成一个全覆盖的网络体系，数据信息可以迅速传递到网络彼端。基于物联网的档案检索系统就是通过传感和执行设备联网，经过实体感知和信息采集达成全方位的人与人、人与物、物与物之间的相互感知、相互连接。

笔者认为，在档案管理中，可以将RFID技术应用到智慧库房管理的领域当中，通过使用电子标签、智能检索和网络技术确认入库的档案实体、显示档案工作指令与档案流动方向、确认档案数量、清点档案存放位置、确定档案实体出入等。这样既方便了档案的入库、跟踪、查询、调档、清查、统计的全过程，同时也为档案工作人员提供一个智能化的管理平台，并且为用户提供一个智能化的服务环境。

（二）档案处理系统

智慧城市可把多行业的复杂系统组成一个综合体，实现多个不同的应用系统间进行信息共享和交互的需要同时也可把不同的系统之间共同抽取数据来进行综合计算和呈现综合结果。面对如此繁复的信息处理过程，云计算可以很好的解决这个问题。云计算的“云”就是计算机群，每个群中囊括了几十万台甚至上百万台的计算机，它们像云一样的分布在用户的周围，用户可以随时运用这些资源。而“计算”则是指云计算提供给用户的处理能力，为用户提供服务。

借助云计算的平台可以对资源进行切割、调配和整合，可以按照应用需要来合理分配和存储资源。此外，通过云计算可以达到最大程度的资源共享。以往的资源共享一般都局限在一些对口或者接口相同的数据资源，如此就会导致许多数据得不到共享，在这样相对独立的信息资源建设过程当中就会引起不同程度的重复建设，无法避免的出现孤岛现象。然而，在云模式下，全球的资源可以得到高度的整合以及真正意义上的共享，既没有浪费人力和财力，资源也发挥巨大的效用。

笔者认为，档案馆即利用云计算可以开展自身业务，进行档案信息的云存储和云利用，又可以利用云计算实现“云归档”的服务。2010年，国家档案局发布《数字档案馆建设指南》中也明确“鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务”。云计算的庞大规模使得档案的管理、维护和开发专业化，使得用户可以得到专业化的服务，提高了服务质量。

（三）档案的服务系统

智慧城市的公共信息服务平台现有两大功能，其一是整合分散在各个专业系统里的原始资源，形成统一的信息资源架构；其二则是对各类的信息资源进行合理封装，提供内容丰富、形式多样的综合信息服务。因此，若想档案信息化，就必须考虑将档案融入到智慧城市的公共信息服务平台中。

1.一站式档案信息服务系统

为了实现档案信息资源的充分利用，除了建立一个内部局域网，还需建立一个外部档案信息服务网络，在档案网站中设置检索模块，将网络上公开的档案信息进行整合和集成，从而对利用者提供全面的档案信息资源，也就是所谓的“一站式”信息服务。所谓“一站式”服务是在数字化、网络化和虚拟环境的技术基础上，将档案信息从不同信息源中挑选出来，并经有效的组合和处理将这些信息连接成一个整体，同时借助网络技术和应用软件的支持，使利用者“一步到位”得到整合好的档案信息。虽然“一站式”集成服务的背后是十分繁复的操作，但在云计算环境下，它呈现在用户面前的是简洁的界面和简单的操作，大大提高了服务的便捷性。

2.基于互联网和手机的档案信息服务平台

随着4G时代的到来，手机越来越成为人们的媒体终端和阅读终端。与此同时，诸如苹果、汉王电纸书等新的媒介载体不断涌现，不仅对传统网络信息的生产和获取方式产生了影响，而且对人类的阅读习惯形成了巨大冲击。基于移动互联网的档案信息服务平台一方面采用智能过滤技术，智能分析目标内容，抽取文章标题、正文和相关的图片，另一方面采用无缝连接微博API接口，通过与微博的绑定，实现向微博的信息推送以及档案部门与用户的信息交互，并使用云计算技术实现页面格式转换，图片缩放和低成本海量存储，完成海量信息资源的高效计算和备份，此外，该平台面向IPhone、IPad、Android等各类手机终端，同时支持4G门户的构建，支持各类主流浏览器访问，开发档案馆App，把电子化的公共档案服务打包成App供人们下载、使用。

二、智慧城市档案信息服务体系的实现

（一）政府的支持

智慧城市的档案信息服务体系得到更好的实现，政府就必须在档案信息服务体系的构建与运行过程中处于主导地位并在整个过程中发挥关键作用。政府对智慧城市档案信息服务体系建设具有独特的优势。一方面，政府部门活动的规模和特点决定了政府是社会最大的档案信息拥有者和控制者，因此政府开展智慧城市社会化信息服务具有明显的信息资源优势。另一方面，政府部门作为国家权力的象征，拥有雄厚的资金优势和最大的信息基础设施建设、使用与控制权，这决定了政府在运营智慧城市档案信息服务的过程中可以更容易的采集信息资源和传播信息服务产品。此外，政府运营智慧城市档案信息服务，可以跨越不同政府部门之间的信息壁垒，更容易得实现各部门之间的信息共享与交流。

政府应做到以下两个方面：一方面是在政策上给予支持。首先，政府可以通过制定相关政策和法律法规，为智慧城市档案信息服务创造良好的发展环境。其次，政府可以通过制度安排为智慧城市档案信息服务构建畅通的信息征集渠道和高效的信息共享平台。再次，政府可以通过政策宣传为智慧城市档案信息服务开拓市场。另一方面是在经济上给以扶持：政府要为智慧城市档案信息服务的体系构建与实施运行提供资金帮助，并通过税收减免降低智慧城市档案信息服务的业务成本。在我国智慧城市建设尚处于起步阶段，智慧城市社会化信息服务市场机制尚不成熟的条件下，政府的支持可以促进智慧城市社会化档案信息服务的快速发展，促进其在短时间内产生显著成效。

（二）市场的驱动

市场驱动可以使信息服务体系的构建与实施运行都由商业化运作的信息服务机构发起并负责，信息采集、加工与业务开展主要依照市场需求进行。在市场驱动下，智慧城市社会化档案信息服务的体系构建与运行实施具有更大的自主性，更能反应市场信息服务需求，通过市场竞争可以促进信息服务机构不断壮大自身整体实力。与政府驱动模式相比，市场驱动下的智慧城市信息服务业务流程更加灵活、产品更加丰富、经营效率更高。

首先，由于市场驱动模式下的智慧城市信息服务是市场需求导向的，各项业务流程的形成都源于市场需求，不受太多的行政机制干预，因而其灵活性更高。其次，市场驱动模式下，智慧城市信息服务机构需要针对市场上不同客户的需求开展层次多样的信息服务业务，提供门类齐全的信息服务产品，因而其面向的细分市场更加明确，业务分工更加细化，信息服务产品也更加丰富。再次，市场驱动模式下，智慧城市信息服务机构以营利为目的，自负盈亏，与政府驱动模式下的信息服务机构相比，其生存压力更大、发展动力更强。

笔者认为，市场驱动模式更加有利于智慧城市社会化信息服务的发展，但由于市场驱动模式需要有较高的市场发展条件，如社会信息服务需求强烈、信息用户具备较高信息消费能力、信息服务市场的法律法规健全等，但我国当前的信息服务市场并不具备这些条件，所以智慧城市社会化信息服务的发展初期仍需要以政府干预为主，在不断健全信息服务市场建设的过程中，逐步向市场主导过渡，这也是智慧城市社会化信息服务发展的必然趋势。

智慧城市建设是一个渐进的过程，笔者相信，我们一定能够通过不懈努力，逐步克服智慧城市档案信息化遇到的重重困难，真正建设起适应数字城市、数字规划、数字建设、数字管理要求的信息化档案服务中心。

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作者单位：上海大学图书情报档案系