产品档案管理人员如何为企业发展提供优质服务

文/吕敏



产品档案管理人员如何为企业发展提供优质服务

文/吕敏

企业产品档案管理是企业生产经营活动中不可或缺的重要环节，产品档案管理人员应该从自身做起，发挥主观能动性，利用各种途径提高工作能力，为企业加快发展提供优质的技术服务，从而提高自身的价值和地位。

企业的产品档案是指在产品开发、研制生产过程中形成的，具有凭证和查考作用，并按制度归档保存的各种形式的技术档案资料，是企业生产加工产品的技术标准和依据。在企业中，档案管理部门服务于科研、生产、经营单位，企业只是享受档案部门提供的信息资源，却不重视和改善它的地位、现状。

如何使产品档案管理这个平凡的岗位充分发辉光与热，更好地为相关部门提供优质服务？二十多年的企业档案管理工作经历使笔者体会到，应该发挥主观能动性，利用各种途径提高工作能力，尽最大力量让产品档案发挥出最佳效益。

一、转变观念、爱岗敬业，真诚地接受和热爱档案工作

“知之者不如好之者，好之者不如乐之者”。要想赢得社会对档案工作的正确评价和认识，每个档案人员首先要自尊、自信、自强，不管别人怎么看待档案工作，档案人员都不要妄自菲薄，要尊重、理解自己的职业，要真诚地接受和热爱档案工作，以奋发有为的工作态度和优异的表现为档案工作增添光彩。

二、勤于思考、善于总结，找到最适合的工作方法

初次接触档案时，身处成千上万张资料、图纸中，会感觉到千头万绪，不知从何做起。最好的方法就是尽快熟悉库藏、经常查看库藏，掌握档案的动态变化。通过了解自己管理的每一份文件、每一张图纸，图纸之间所属关系、存放位置，一个产品从立项开始各阶段都会产生什么技术文件，归档的技术文件是否齐套、完整等内容，及时发现并解决解决账物不符、档案去向不明、存放位置错乱、库房安全隐患等问题。

同时，不能浮躁、怕麻烦，时常要静下心来思考，分阶段对工作进行反思，主动做一些档案编研工作。统计每年档案利用率，对利用价值大的档案进行标注，为下次被利用时能很快找出来，为利用者节约时间。统计每年档案的更改量，记录各产品的更改率，就能明了哪些产品已经成熟稳定，哪些产品还有待改进。通过分析和总结，可以为企业相关人员提供有效信息和建议，从而提高档案工作水平。日复一日，虽然有些枯燥，但你就会成为“活档案”，在工作中得心应手。

三、树立安全防范意识，加强档案保密制度及管理制度

档案管理部门要根据实际情况制定收集、归档、保管、分发、更改、借阅、回收、销毁等规章制度。随着企业的变化和要求，定期进行修订、补充和完善档案管理制度，保证管理制度的及时性、有效性，更好地指导档案工作。

产品档案人员必须严格遵守企业制定的保密制度，严格按照密级对分类保管各项专利、科研成果、核心技术等无形资产，避免在工作中有意或无意地失、泄密。

四、认真学习，加强业务素质培养，提高档案服务质量

随着时代的发展，档案资料管理逐渐走向智能化、网络化，新型档案载体的出现更是对档案管理提出更高要求。所以，档案人员要有坚持学习的进取精神，主动寻找新的学习途径、丰富学习内容、扩大学习范围。对科研档案、产品档案、基建档案、项目档案的管理方式都要有所涉及，对计算机操作技术、网络技术、各类载体的保护技术等也要尽可能多的掌握。这样才能提高业务技能，做一个多能的档案人才，为企业提供优质的服务。

五、提高修养，做好与各部门的沟通和协调工作

产品档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，与各部门完美的沟通、协调、合作是把工作做好的关键。

与领导沟通，听取工作指导，汇报工作进展，在做好工作的同时，让领导了解档案工作的实质、流程和情况。与同事沟通，了解双方需求，协调工作问题，形成一种快乐工作的氛围。与利用者沟通，了解利用者的需要，运用自己的工作经验协助查找，及时、准确提供档案。因工作发生争执时，档案人员要认真听取对方意见，耐心解释、坚持沟通、化解矛盾，按制度做好工作，赢得理解和尊重。

档案事业是一项与整个人类历史同样古老的事业，一切事物最后的结局都要由“档案”这种朴实无华的载体来记录和收藏，是事物尘埃落定之后的必然归宿，人类社会永远离不开档案。

（作者单位：陕西凌云电器集团有限公司技标档案处）