如何强化干部人事档案工作的服务和利用

文/李应玲



如何强化干部人事档案工作的服务和利用

文/李应玲

如何实现干部人事档案工作“观其卷，知其人，用其长”的目标展望，强化干部人事档案的服务与利用，作者在工作实践中总结了解决干部人事档案工作改革创新问题的新思路。

近几年，随着地质系统大规模集中审核整理档案工作的深入开展，干部人事档案管理工作正逐步走上规范化、科学化的轨道。在当前的历史条件下完善发展干部人事档案事业，强化干部人事档案的服务与利用，要着重解决以下三个方面的问题：

一、理顺体制机制，解决关系不够清晰、运行不够通畅的问题

现行的干部人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，在以往的工作中发挥了重要作用。但在新的发展时期，由于人员流动日益加速、隶属关系不断变化等原因，档案管理工作出现了一些新情况、新问题。比如不同程度的存在管理主体不清、人档脱节、管理盲区等。解决这些问题应从理顺干部人事档案工作体制机制入手，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理，形成由组织部门牵头抓总，各相关职能部门密切配合，齐抓共管的局面，实现干部档案规范化管理。一是成立干部信息管理办公室，理顺工作体制。二是强化队伍建设。要保证干部人事档案报送及时、准确，提高管理质量，关键是要有一支素质优良、结构合理、相对稳定的档案管理人员队伍。应建立干部人事档案管理信息员制度，明确2名专职党员干部担任干部人事档案管理工作，通过定期学习培训，为全面提升干部人事档案管理水平。

二、改革管理方式，解决安全性不够强、效率不够高的问题

档案材料的真实性、严肃性和可靠性是干部人事档案管理的核心目标，只有真实可靠的档案信息，才能为组织和领导决策提供科学依据。目前普遍实行的查阅方式，是直接向查档人员提供干部人事档案原件。无法完全保证查阅人不翻看查阅内容以外的材料，借取档案的时候不再转借他人，也无法完全保证档案被涂改、圈划、抽取、撤换等情况不会出现。查借阅时的档案安全保密工作，在一定程度上只能被动的取决于查阅人党性觉悟的高低。此外，纸质档案的查询使用，费时费力，给工作带来不便。

解决这些问题，档案管理数字化不仅势在必行，而且应当成为干部人事档案工作改革创新的突破口，成为信息工作发挥技术与整合资源优势的突破口。数字化档案管理相对于传统档案管理，有四个非常突出的优点：一是能够使档案的安全性大大提高。可以采用数字加密技术对档案进行加密处理。查阅时，系统只向查档人在网上提供允许查阅的内容，解决了档案查阅中的保密问题，更有效杜绝了涂改、圈划、抽取、撤换档案等现象的发生。二是有利于提高工作效率。实行干部人事档案数字化以后，档案信息能够通过网络迅速流动、信息共享，运用智能化检索，将大大减少查借阅双方的繁琐工作，成倍的提高工作效率。三是有利于干部人事档案的保管。档案经常被查询人员反复的查询、经常性人为触摸将加快纸质档案原件磨损破坏速度，影响档案的永久保存，干部人事档案数字化实现后，将有利于原始档案的保存和保护。

三、加强开发利用，解决资源闲置的问题

干部人事档案工作的根本目的，就是要研究档案资源的开发和利用，不断提高干部人事档案的史料价值和应用价值，为干部工作和中心工作服务。但是，由于对干部人事档案管理工作的重视程度不够，大多数档案室还处在传统的“你送我装”、“你借我调”的管理方式上，只注重收集，不注重信息的开发和分析和利用，缺乏将干部人事档案工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，对干部人事档案分析研究还不深，开发利用还不够，为改变这种局面，应成立干部信息管理办公室，对单位干部人事档案工作进行管理督查和业务指导。并将原先分属不同科室的干部人事档案管理的“三龄一历”审核认定、组工专网管理维护、干部年度统计、党内统计等职能全部纳入干部信息管理办公室进行统一管理。

今年以来省核地质二一三大队积极在档案资源开发利用工作中进行了一些初步探索和尝试。一是建立干部业绩档案。二是根据档案信息制作了干部回避关系图表。三是根据档案信息，进行了“党政领导干部岗位胜任特征模型”的研究。这项档案功能的开发利用，将为干部使用和领导决策提供更多参考和依据，基本实现干部人事档案工作“观其卷，知其人，用其长”的目标。

（作者单位：甘肃省核地质二一三大队）