新常态下地方高校档案工作的思考

文/齐鸿雁



新常态下地方高校档案工作的思考

文/齐鸿雁

新常态下高校档案工作存在五个方面的新常态，这些新常态对高校档案工作既是严峻挑战，又是难得的机遇。加强"学习型馆室"建设、制度建设、平台建设、创新档案管理模式和服务形式等提出了对策，同时从上级主管部门和学校层面提出了建议，从而推动高校档案事业协调、健康发展

新常态下对档案工作提出了新要求、新任务。作为高等学校重要的基础性工作的档案工作面临着严峻挑战和战略机遇。高等学校如何适应档案工作新常态，如何夯实高校的基础，如何更好地为高校教学、科研、管理及师生和社会服务，是高校档案工作面临的一项紧迫性任务。

一、新形势下高校档案工作的新常态

高校档案工作的新常态具体表现为“五新”：一是对档案和档案工作的地位与作用有了新概括。二是对做好新形势下档案工作提出了新目标。三是对档案工作体制有了新提法。四是对“三个体系建设”提出了新措施。五是就加大对档案工作的支持保障力度提出了新要求。

二、西北大学档案工作存在的问题及原因分析

西北大学在长期的办学历史中，积累了丰富的档案资源。目前学校仅有“西北大学档案全宗”1个，馆藏档案七万余卷（件），主要包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像、人物、实物等13个类别。

（一）存在的主要问题

1、对档案工作重视不够

“基础不牢，地动山摇。”学校领导和相关部门对档案工作重视不够，没有把档案工作看作不可缺少的基础性工作。

2、档案工作保障条件不足

一是学校及各单位存在“无人分管或只分工不真管现象”。二是档案管理经费、专职档案人员学习和培训等经费保障不足。三是学校档案工作人员编制偏少。四是档案工作规章制度不够健全，制度保障不完善。

3、档案收集、管理、利用不到位

档案资源收集模式单一，档案收集滞后现象严重，收集内容不完整，从事档案管理工作的同志积极性不高。现有网站和档案管理信息系统均不能适应新形势的需要，管理信息化程度较低。

4、档案干部队伍素质不高

现有的专职、兼职档案干部队伍在年龄结构、学历结构、专业结构、职称结构等方面存在结构不合理、认识不到位、能力不足等问题。

（二）原因分析

1、认识不到位。没有认识到档案工作是学校不可缺少的重要的基础工作之一。没有真正认识到档案在教学、科研、管理和服务社会中的凭证作用、文明传承作用、资政育人作用，依法管档意识淡薄。

2、保障力度不够。学校和单位对“五纳入”、“四同步”制度的落实不到位，在布置、检查、总结、验收工作的同时，档案工作没有同步跟上，尤其是没有将档案工作纳入年度考核。

三、改进档案工作的对策

1、加强“学习型馆室”建设。一是利用定期召开馆务会议和定期业务学习的机会，学习《高等学校档案管理办法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》《西北大学档案管理办法》等，提高档案干部队伍业务素质。二是加强调研，积极学习借鉴兄弟院校档案工作的经验。三是加强继续教育和业务交流，鼓励档案干部积极参加国家和省内组织的各种业务培训。

2、加强档案工作制度建设。“没有规矩，不成方圆。”力争短期内建立起较为完善的档案管理制度保障体系，提高档案工作执行力。

3、加强档案工作平台建设。一是做好馆库基础建设。二是做好档案信息化和数字化建设。

4、创新档案管理模式和服务形式。档案业务部门要以与时俱进的思想观念赢得学校各级领导的重视，以“中国梦”的正能量推动学校档案工作上水平。档案业务部门要积极拓宽档案工作领域，“做到档案形成到哪里，哪里需要档案服务，档案工作就开展到哪里。”积极做好档案宣传工作，在全校干部、师生中逐步普及档案知识养成档案意识。改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求。

（作者单位：西北大学档案馆）