新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析

文/宋晓玲



新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析

文/宋晓玲

文章通过对高职院校信息化发展情况、档案信息化建设特点以及档案管理信息化存在的问题剖析，提出以加强“条件建设、队伍建设、制度建设”为重点，以改革为动力，着力推进高职院校档案管理信息化建设

适应信息化社会和教育信息化大潮，加快高职院校档案管理信息化建设，已经成为建设高水平大学、体现学校综合实力的一项核心指标。

一、高职院校信息化建设情况

以陕西省为例，至2015年4月底，全省职业院校均已建设校园网，主干网络带宽平均达到1GB，50%院校实现了无线网络覆盖，90%院校建有数据中心机房，68%院校开展了课程的数字化改造，80%院校购买了文献数据库和电子期刊，一半以上的职业院校建有OA、人事、财务、学工，教务、科研、招生就业及后勤管理等系统。数字化技术的广泛应用，极大地改变了高职院校传统的管理理念和方法，影像、音像、照片等多种新的数字信息成了过程记录和成果应用的重要依据和资料，为加快档案信息化建设提出了新的要求。

二、档案管理信息化建设的特点

档案管理信息化就是档案存储和查阅的数字化和网络化，是随着计算机技术和扫描、OCR技术、数据库、数字音像、多媒体等数字技术的发展和应用，所产生的一种能够把各种载体活动形成的档案资料转化为数字化档案信息的新型档案管理形态。其优点主要有：一是存储、传递和共享便捷、精确。二是存储容量大、占用空间小。三是可根据数据库结构和归档纲目，利用检索软件，快速搜索到所需资料。四是可通过网络实现不同地域人们同时访问、浏览、下载同一份电子档案，提高了档案的利用率。缺点主要有：一是存在网络安全和过程泄密问题。二是电子资料、音像、影像资料若不及时导出、整理、编辑，容易丢失或被忽视。

三、高职院校档案管理信息化建设存在的问题

1、传统落后的观念制约。大多院校依旧重藏轻用、重藏轻理、重硬件建设轻软件提升，致使档案信息化建设始终不能提上重要日程，发展滞后。

2、硬件设施不能满足信息化发展。大多数院校还没有明确统筹规划硬件设施，如档案室信息化建设所需的基础条件设备，采集电子文档、媒体资料、音像影像资料所需的设备，编辑、裁剪、合成以及查阅、编排等方面的系统软件。

3、业务队伍建设跟不上新的要求。依然存在档案管理队伍结构不合理，人员业务水平低，业务培训和提升渠道不畅，职称晋升缺少政策支持以及对二级部门业务指导和培训不及时、不到位、不专业等问题。尤其是极缺信息化环境下档案管理工作的复合型人才。

4、新的归档要求和规范尚未建立起来。信息化档案建设对归档内容、格式、标准、时限等都有了新的要求。但目前大多高职院校还没有真正建立起符合实际需要的标准化、制度化和规范化的归档程序和规章规定。

四、加快高职院校档案管理信息化建设的对策

1、注重观念更新，完善规章制度建设。目前，档案信息化已是档案事业发展的新趋势、新要求。各高校要从工作目标、任务落实上加强统筹规划，制定详细的建设方案，加快信息化建设步伐。要尽快出台档案管理信息化建设的各项工作标准和规章，使档案工作有章可循，有规可依。要加强安全保密制度建设，建立严格监控机制，增强安全保密意识。

2、加强人员技能培训，建设专兼职结构合理的管理队伍。工作人员的业务能力和水平决定了档案管理信息化水平的高低。要注重培养足够数量的热爱档案事业、具有丰富档案专业知识、具备熟练计算机和档案管理软件应用能力的专职人员和兼职人员。

3、探索工作方法，加强归档的信息化标准化建设。要根据实际，改革传统的事后归档模式，加强过程归档，总结形成规范程序和标准。对原有档案，要采取扫描、电子录入、照片翻拍、刻录等方式，尽量填补与文本一致的电子档案。

（作者单位：杨凌职业技术学院）