强化管理是实现科技档案经济效益的基础

文/隋翔君



强化管理是实现科技档案经济效益的基础

文/隋翔君

注重科技档案工作效益，加速科技档案价值的实现，这是档案工作目的所在。而科技档案经济效益的实现在于提供利用，提供利用的基础是科技档案的收集齐全完整，整理规范、管理科学、便于检索。

1、认真收集，确保科技档案的齐全完整。

科技档案的收集工作，是科技档案管理工作中的重要环节，收集工作的完整与否直接影响归档工作的质量。要使材料收集齐全完整，还需要档案人员深入下去，对科研项目文件材料进行收集积累和整理。为使收集的齐全性、完整性不受影响，需要根据研究项目性质来源，确立各个研究阶段的文件材料，只有这样跟踪收集资料的收集工作才会有保障，达到齐全完整，为后续工作打下良好基础。

另外，在科技档案的收集上，应突破传统观念，打破时空界限，全方位、多渠道地搞好档案信息的收集与积累。凡是对企业有用的信息材料，都应该想方设法收集到。凡是与本单位经营活动、生产活动有关的信息材料，对领导决策和判断产生影响的信息材料，都要进行收集和融合，提高信息的综合利用，抓住科研、生产活动的关键阶段和重要环节，自然参与其中，主动进行科技档案收集，有效保证材料归档准确，确保齐全完整。

2、科学整理，确保科技档案的科学规范。

科技档案的整理工作是企业档案业务基础工作的重要一步，只有经过系统的整理，进一步了解和检验收集工作的质量，为全面鉴定档案的价值，提供科学的基础。在整理过程中要坚持规范化、标准化、科学化，为档案的保护、统计和检索提供基本的单位和完整的体系，以便于档案的完整与安全。因此，科技档案的整理是科技档案管理的一种重要手段，提供利用的先决条件，开发信息的重要基础，是档案业务的基本建设。整理工作的科学化和标准化的提高，对科技档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。只有科学规范的整理，对保管单位进行科学的分类、有规律、有组织的排列，才能实现系统化和条理化，才能揭示出科技档案的内容和成分，才能进行定位和排架，对馆藏科技档案做到便于保管，方便利用，便于查找。

3、完善检索体系，确保查找迅速。

完善检索体系，是满足企业各方面开发利用科技档案的需要，在科技档案工作中占有十分重要的地位。检索工具是沟通档案管理部门与生产、科技利用部门之间的桥梁，进行档案管理和利用的一种工具。

在实际工作中，由于检索体系不完善，往往影响检索效果，妨碍档案的充分利用。完善检索体系应具备从多角度、多层次进行检索，采用完备规范的检索工具使档案具备科学的可检性，能够全面准确揭示档案信息，编制科技档案的检索工具，不仅是档案工作者熟悉和掌握档案情况的手段，而且是查找利用档案的引导工具，具有很强的针对性。查找迅速、较高的查准率，能满足积极提供档案、服务于各方面的需要，只有这样才能变死材料为活材料，充分发挥科技档案的价值，提高整个档案工作水平。

4、努力做好编研工作，为利用者提供方便。

有价值的档案，必须进行到人类社会活动中去，才能够验证其价值并发挥效益。科技档案是针对某项工程或某项任务，经过科技工作者辛勤劳动而产生的，它的专业性、成套性、通用性都很强，把科技档案服务于以经济建设为中心的基本建设领域是大有可为的。科技档案工作者，可以根据利用对象的需要，扩大档案的利用效果，将各种科技档案的原材料，经过编研加工，提高科技档案的利用信息。如细化检索工具、健全检索目录、介绍馆藏最新资料，编印各种汇编、编制产品简介、项目简介及企业的经营管理以及技术力量、技术装备等各种参考资料，使科技档案利用者得到可靠有用的信息。这种方法可以提高科技档案利用率，满足多方面对科技档案的需要，同时也实现了科技档案的社会效益和经济效益。再者，要建立科技档案管理网络体系，不断加快其工作机构建设，建立以科技档案为核心，从纵向和横向两个方面形成本单位的科技档案信息管理网络。改进科技档案的管理方式，并对归档入库的档案含有的价值信息，做出迅速和灵敏的反应，为领导和科技人员的决策提供信息。

(作者单位:陕西法士特汽车传动集团有限责任公司)