档案数字化业务外包规范化管理探析

文/田媛



档案数字化业务外包规范化管理探析

文/田媛

规范化管理是有效规避档案数字化业务外包风险的重要措施，是实现档案数字化业务外包持续发展的必然要求

档案数字化的工作量大、成本较高，因而常采用外包方式予以实施。但是，由于档案数字化业务外包的人员多元、流程复杂、权责交叉、监管难度大等，其具体实施过程中存在着诸多风险，如信息泄露、资源流失、重量轻质、专业化程度低等，成为阻碍档案数字化工作开展的主要障碍之一。规范化管理是有效规避档案数字化业务外包风险的重要措施，是实现档案数字化业务外包持续发展的必然要求。

一、档案数字化业务外包论述

近年来，业务外包这种新型工作形式逐渐引入到档案工作中同时被档案学者认同。但是，关于档案数字化业务外包这一含义，目前档案学界并没有一个标准的阐释，借鉴档案业务外包的含义和档案信息数字化的含义，可以将档案数字化业务外包定义为：档案机构或档案部门为了解决档案数字化难题，通过与档案外包公司签订合同，有效利用外部资源，把档案数字化业务全部或者部分委托给一个或多个专门的外包公司的一种新型档案管理方法。

档案外包公司能够为客户提供档案数字解决方案，将纸质档案转换为电子档案，如档案扫描、图像自动处理、档案补扫、图像优化、图像质检和著录、档案目录打印等工作。档案外包公司还可以根据不同单位的不同需要使用特定的档案管理软件。

档案机构的馆藏纸质档案量非常庞大，档案部门如果亲自开展档案数字化工作，可能面临着人力、物力和技术上的缺陷。通过档案数字化业务外包，档案部门可以不安排专门的工作人员进行数字化工作，同时不必购买档案信息数字化工作所需的软件和硬件设备，大大节约了人力投入和生产成本。

此外，档案数字化工作主要是将纸质档案转化成数字档案，由于档案部门馆（室）藏档案量往往比较庞大，导致这项业务规模比较大。档案部门将这样一些大量的、机械性的重复性工作，通过外包数字化业务交给档案外包，把时间和精力投入到价值更高的档案信息资源开发，如编纂组织沿革、大事记、文件汇编等工作中，可以更加直观的看到档案工作的成果，提高领导对档案工作的重视。

档案数字化业务外包凭借着以上两点优势已经成为档案工作的一种趋势。陕西能源集团有限公司（以下简称“陕能集团”）室藏档案4419卷、51034件。通过数字化业务外包，仅一年时间完成对集团1991年成立以来永久、长期保存的文书档案，财务档案、基建档案、房产档案、实物档案等数字化加工和电子文件挂接工作，机关员工可以在集团公司局域网实时浏览检索到档案文件、图像等，还可通过网络借阅审批，在权限允许范围内下载电子档案，实现档案信息资源共享。系统运行以来，档案查阅量已达5000多人次，较2015年全年增长300%，极大的提升了档案利用率和办公效率。

二、档案数字化业务外包的风险分析

任何事物都具有两面性，我们不但要看到业务外包的优势，还需要分析档案数字化业务外包带来的风险。笔者结合自身工作经验和陕能集团档案数字化外包情况，对档案数字化业务外包进行了分析。

（一）自身信息技术能力弱化的风险

陕能集团将档案数字化业务交给档案外包商，减少了档案经费，减轻了档案员的工作量，提高了档案工作效率。但是，将档案数字化加工和档案数字化管理系统软件开发和维护等技术性较强的档案业务工作外包出去，影响档案工作人员信息技术水平的提高。

（二）沟通不畅产生数字化质量下降风险

档案部门和外包商沟通不畅，产生两个方面的问题。一是外包公司对企业的主营业务、经营范围、部门设置等情况并不熟悉，也就不了解企业经营过程中产生哪些门类的档案和这些档案在数字化处理中应该注意的问题。二是外包公司不了解企业各部门对档案信息的需求情况，未征求信息部门和业务部门的需求意见，待软件开发完成投入使用后才发现档案利用不便。

（三）外包人员素质不高破坏档案的风险

为了降低成本，有的档案外包公司工作人员素质水平很低，缺乏专业的档案理论知识，工作责任心也不强，通过短期培训就直接上岗，这样的人员来从事档案著录、扫描等数字化工作，工作过程中遇到年代久远的历史档案，如果对历史档案没有应有的“尊重”，很容易对历史档案造成破坏。这是有着经验教训的，有家软件公司在承包某单位数字档案业务外包工作时，由于该公司从业人员文化水平参差不齐，人员流动性大，没有进行专业培训就直接上岗，结果在对待年代久远、纸质脆弱的历史档案没有谨慎小心，造成大量历史档案的损坏。这个损失是无法弥补的。

三、档案数字化业务外包的规范化管理对策

为了合理的规避风险，笔者对档案数字化业务外包的规范化管理进行研究，提出规范化管理措施，以达到有效规避风险的目的，使档案数字化业务外包的效果最大化的实现。

（一）加强档案数字化外包的法规建设

2014年12月8日，国家档案局颁布《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所等六个方面加强档案数字化业务外包的安全管理。但是，档案数字化外包业务是一项实践操作性非常强的工作，且不同类型、不同地区、不同时期档案的数字化工作间存在着差异，仍然有待出台更加具体、精细的规章制度等，以便更有效地实施。

（二）建立档案外包企业市场准入制度

严格控制进入行业的公司质量，将不合格的档案外包公司清理出市场，通过建立良好的市场环境，促进档案外包行业的发展。档案外包行业作为新兴事物，缺乏统一的准入标准，在立法过程中要提高门槛，从外包公司的资金、规模、技术设备、专业人员比例、从业时间、经营范围等方面进行资格审查，作为外包公司进入档案外包服务行业的依据。

（三）制定数字化业务外包的流程规范

加强档案外包服务行业的整体服务水平，就要走服务规范化、标准化、精细化的道路。档案数字化加工的程序繁多，大致工作流程如下：领卷、登记、拆卷、扫描、归档、编制目录、装订、登记、还卷、综合质检。确保各环节设计缜密，尽量不出纰漏，以免返工，明确档案数字化业务外包的流程，以便外包单位有章可循。

（四）实施数字化业务外包的全程管理

一是根据档案的内容、数量、利用需求等情况，科学的制定档案信息化建设的外包方案。二是综合考虑外包商的资质、硬件、技术、人员及业务情况，慎重选择外包商。三是签订外包合同，明确外包合作方式、工作进度安排、责任划分等内容。四是签订保密协议，防止档案信息泄露、维护档案信息安全。五是进行严格的质量验收，档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

（五）加强对档案外包单位的监管评估

档案部门要把风险防范机制贯穿于业务外包的整个过程中，保持对外部业务的实时监测评估，采取临时抽查和不定期检查的方式进行审核，对项目进行评估、召开会议、短期培训，及时检查、监督操作程序是否规范、有序，拆卷是否小心、仔细，避免损害纸张，完成一部分检查一部分，对存在的问题提出要求和解决办法，要求外包单位进行改正，将风险防范贯彻到每个细节中。

在当代这样一个信息时代，企业要跟上信息化发展的步伐，企业档案工作者应当积极利用档案数字化的发展促进企业管理的信息化。既要认可档案数字化业务外包是提高档案数字化水平的重要手段，同时也要清醒的认识到其中的风险，只要合理的规避风险，从根本上解决外包有可能引发问题，才能使它更好的为档案工作为企业做好服务。

（作者单位：陕西能源集团有限公司）