依托“互联网+”技术着力推行税收征管档案电子化管理

文・赵希贤

依托“互联网+”技术着力推行税收征管档案电子化管理

文・赵希贤

近年来，随着“互联网+”在税务系统的广泛应用，信息网络技术在税务系统科学管理中的作用越来越大。然而，基层税务机关对征管档案的管理大多数还处于手工状态，没有建立起科学、严谨的电子化管理程序，导致征管、执法、稽查等档案资料采集、整理、归档标准不一致，难以形成工作合力。因此，推进基层税收征管档案电子化管理，使“死资料”变为“活信息”显得尤为迫切。临邑县地税局认真查摆税收征管档案管理中的问题，充分依托“互联网+”技术，积极探索征管电子档案管理，取得了初步成效。

一、当前税收征管档案管理中存在的问题

一是理念落后，管理无序。大多数基层税务机关虽然意识到税收信息化对于税收征管的重要作用，也投入了大量的人力、物力、财力，开发建设各类税源监控、纳税服务、税务检查系统，但在制定信息化建设发展规划时，并未将征管档案管理纳入其中，使得档案管理电子化无法真正介入信息化方面规划和系统实施中，造成电子档案管理制度、管理方式、服务层次上的滞后，管理盲目无序。

二是人工操作，费时费力。从实地调研情况看，税收征管档案归档方式主要是分类序时归档。这种方式虽然便于整理、装订和排列，但没有遵循税收征管档案形成的规律，破坏了它们之间的有机联系，不利于档案查阅利用。在此种方式下归档，如果想了解某个纳税人的纳税情况，就得查找几卷、甚至几十卷档案，而且还要把有关内容综合在一起才能弄清楚。工作量巨大，结果还有可能漏检。

三是管理分散，质量不高。不同的征管档案，分散在不同的部门、不同的人员管理，容易造成档案散落，查询极其不便，致使档案利用率低，档案管理没有充分体现全过程留痕记录的原则。

四是各行其是，归档混乱。现行征管资料归集，一般只对纳税户申报资料的归档时限、审核要求作了规定，对登记类、认定类、核定类及其他涉税文书的归档时限没有明确要求，导致当前的征管资料大多数只归集到纳税申报资料和登记资料，其它资料有些虽然收集到了，也较为零散。

二、实现税收征管档案电子化管理的措施

实行税收征管档案电子化管理，就是通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，统一对电子数据进行分类、编目、归档，实现征管资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用，基本涵盖了税收征管的全过程，地税系统局域网覆盖下的任何一台计算机经授权登录即可对企业日常征管、申报、征收以及发票领购、使用、缴销等情况进行查询和统计。同时，税收征管档案管理也是基层税务机关实现税收征管科学化、规范化、信息化管理的基础，既能够有效的监控征纳双方行为，也能够更好地量化和考核日常税收征管行为，促进税收征管质量的提升。

一是严把关，提高档案管理规范化水平。遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”原则，按照“量、质、期、责”的基本要求，严格执行档案收集制度，对照《档案分类编号方案》《文件材料归档范围和保管期限表》相关规定，认真组织归档文件材料的整理、移交、编目工作。实行档案管理员二级复核制度，对移交档案资料的数量、类别、内容、签章、日期进行复核检查，确保各类征管档案收集齐全、归档合理、分类科学、排列有序、期限准确、封面合规。并将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式在税收征管档案电子管理系统中进行规范，不按规定流程整理便无法归档，解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全、整理质量不高、整理的规格不统一等问题。

二是重收集，提高征管档案的归档率和完整率。实行电子档案管理可以在纳税人涉税事项时立即扫描录入微机，可以有效解决了日常征管资料散失遗漏的问题。以临邑县地税局为例，目前档案室存文书、科技、专门、照片等8大类档案，其中征管文书档案5207件，征管业务档案368卷，科技档案1卷，征管会计档案4867卷，声像档案10件，实物档案160件，光盘档案24盘，照片档案4卷94张。其中。由于电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档、必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。

三是重利用，提高档案日常管理水平。一方面，电子档案以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘就可以全部容纳，不需要固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力。另一方面，凡是经过授权的微机，都可以方便、快捷地查阅个人需要的各类征管资料，提升了税务机关的征管基础信息管理水平，提高了征管资料档案利用价值。同时，纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索，运用起来十分方便。

四是抓结合，提升征管效率和服务水平。实行税收征管档案资料的电子化采集管理，可以在不同单位对同一纳税人的资料进行分别采集，实现一次采集、反复利用，从根本上解决了纳税人重复报送资料的问题，有效地提升了纳税人的满意度。特别是在国家税务总局部署的“金三”上线运行中，临邑县国地税联合办税大厅统一硬件设备，克服技术壁垒，在前台搭建起了“一窗一人一机双系统”的办税模式，为纳税人提供“两个部门、一个窗口管理、一站式服务”。“一窗一人一机双系统”的办税模式为“一窗通办”提供了强有力的电子化技术支持。同时，使纳税人用一个号码即可办理国地税两家业务，避免重复等待，大大节约了纳税人的办税时间。

五是强应用，提升税收征管日常监管水平。征管资料电子化管理系统与税收业务系统之间实现了有效衔接。实施征管资料数字化管理后，对采集的征管资料信息与税收业务系统导入的征管数据进行比对，可以及时监控各单位征管资料的管理情况，实现了税收执法权的全程监控和有效监督。同时，数字信息一经产生，就不可更改，征管环节的执法行为所形成的记载为日后的征管检查、执法检查和案件查处提供了最详尽、最真实、最完整的原始资料，对于增强干部的执法意识，防范和打击涉税违法行为具有积极的现实意义。如临邑县地税局通过电子档案的预警、监控和查询功能实现了对在线业务的实时监控，及时对相关问题进行在线整改和落实，进一步规范了各种流程的填报、认定、核准、审批程序，逐步实现了执法零过错。

（作者单位：临邑县地税局）