如何提升艺术院团档案公共服务能力

张 翀/浙江交响乐团

近年来，为服务文化强省建设，浙江省艺术院团不断提升各项工作的规范化管理水平，进一步提高服务社会的能力，但就艺术院团档案工作而言，档案面向社会提供开放利用的工作还比较滞后，亟需进行改进和创新。下面，笔者就如何提升文艺院团档案公共服务能力谈点体会。

1 分析艺术院团档案公共服务能力不足的“短板”

艺术院团以提供演出服务为主，其关注点往往聚焦于艺术形式本身的创新和具体演出运营方面，对艺术实践中产生的档案的价值和作用认识不够，对档案的开发利用重视不足；此外，囿于档案管理机制不灵活，开展档案工作时很少考虑到社会对档案的利用需求。以浙江交响乐团为例，平时乐团经常接到群众来电，希望能借助相关档案资料了解乐团以往的一些重要演出情况和与权威专家的合作情况，但由于乐团档案室的功能仅限于内部档案的收集、保存与管理，还不具备提供群众查阅和利用档案的职能，也没有对档案价值进行深入挖掘，因而开发利用工作非常薄弱，难以满足社会对档案的利用需求。

多年来，艺术院团提供的公共文化供给服务一直在持续开展，虽然供给方式在不断改进，但仍然存在由于缺乏具体调研而导致的“不问不想只管送”的情况。如，在送演出下基层的活动中，一些艺术院团在演出内容、提供的服务上动的心思还不够，不够“接地气”，使得老百姓对于提供的公共文化产品和服务不熟悉、不了解、不合意，在工作中形成的档案也难有用武之地，这样的公共文化供给及档案利用明显缺乏目的性和有效性。

目前，省内艺术院团管理档案的技术与手段较为落后，已安装和配备了专业数字档案室管理系统的院团还不多，有些单位虽然安装了文档管理系统，但是多年都没有升级，系统已不能满足当前工作的需要。此外档案专业人才严重缺乏，这也导致公共服务能力难以得到提升。艺术院团的档案人员往往并非科班出身，大多为“半路出家”，没有系统地学习过档案业务知识，对档案开发利用存在认识误区；他们往往还兼职其他工作，繁重的工作任务使他们没有时间与精力做好档案利用工作。

2 提高艺术院团档案公共服务能力的建议

一要推动档案数字化建设。开展档案数字化建设、实行数字化管理，使传统的以纸质为载体的档案信息转换为数字化成果，节约保管费用、节省占地空间、降低人力成本，使得档案调阅和提供利用极为便捷。全省艺术院团要着力加快档案数字化步伐，并在此基础上进行资源整合，建立具有浙江特色的艺术院团档案数据库，不断提高艺术院团档案工作为公众服务的能力和水平。

二要打造网络化共享平台。网络具有开放性和共享性的突出特点，借助网络能够有效提升档案工作的公共服务成效。在具体工作中，要借助“互联网+”的东风，做好工作规划，利用移动手机、有线电视网、智能终端等，在确保档案安全的前提下，建立艺术院团档案网络共享平台，降低群众获取档案信息的门槛，简化群众获取档案的流程，提高档案利用率。

三要提供多样化服务。可利用艺术院团档案举办各种展览，或编辑制作影音节目，一方面展现档案文化建设成果，另一方面宣传艺术院团自身发展情况以及在服务经济社会发展中所作出的积极贡献。还可将反映经典演出内容、重要人物艺术生涯等内容的声像档案主动提供给有需要的单位、部门或个人。在提供多样化服务的过程中，要注意加强与社会公众的互动，了解社会对于档案的利用需求，着力提供有针对性的服务。

四要探索档案共建共享机制。在大数据时代，单凭艺术院团的一己之力建设完备的档案服务利用体系是不现实的。省内艺术院团要加强与企业和其他社会组织的联系，鼓励社会力量参与到艺术院团档案共建共享工作中，吸收借鉴已有的好经验与好做法，积极改进艺术档案管理模式，提高公共服务能力与水平。