通晓Word 2007文档字符替换奥妙

周勇生

很多用户在使用“查找和替换”功能时，只能进行一些简单的替换，不少灵活多变的特殊替换，他们就知之甚少了。为了帮助大家通晓Word 2007文档字符替换奥妙，本文现在就从实战角度出发，总结一些这方面的使用技巧，希望能达到抛砖引玉的目的！

在局域网工作环境中，各种各样的不速用户在编辑Word 2007文档时，采用的操作方法，与传统版本Word文档并没有明显区别，用户可以巧妙使用Word程序自带的“查找和替换”功能，来提高操作效率。只是，很多用户在使用“查找和替换”功能时，只能进行一些简单的替换，不少灵活多变的特殊替换，他们就知之甚少了。为了帮助大家通晓Word 2007文档字符替换奥妙，本文现在就从实战角度出发，总结一些这方面的使用技巧，希望能达到抛砖引玉的目的！

常规替换操作

与Word 2003程序相比，Word 2007程序的“查找和替换”功能在位置上已经发生变化，初次使用该程序的用户可能会感觉很不习惯。其实，它们的操作方法还是相同的，具体步骤为：

首先开启Word 2007程序，打开需要编辑处理的Word文档，切换到“开始”功能区域，按下“编辑”分组中的“替换”按钮，弹出“查找和替换”设置框，点击“替换”标签，展开如图1所示的标签设置页面。

其次在“查找内容”位置处，输入待替换的关键字，在“替换为”位置处输入替换后的内容。要想进行依次替换时，只要按下“替换”按钮，要想将当前编辑界面中的所有关键字全部替换掉时，只要按下“全部替换”按钮即可。结束替换任务后，按下“关闭”按钮退出查找和替换设置框。如果想进行复杂的替换操作，可以单击查找和替换设置框中的“更多”按钮，在其后界面中就能进行自定义替换操作了。由于无论进行特殊替换还是普通替换，操作路径基本上都是相同的，大家尽量可以使用Ctrl+H功能键，来快速进入查找和替换设置框，以提高工作效率。

进行格式替换

对于文字替换操作，相信很多人都已经非常熟悉了。而一些篇幅较长的Word文档，往往包含有丰富的版面格式，如果想对这些特殊的格式进行查找、替换或删除时，也可以使用“查找和替换”功能，以提升排版工作效率。比方说，要将当前文档编辑界面中的所有黑体文字，全部设置为红色字体时，不妨进行下面的替换操作：

首先使用Ctrl+F功能键，展开查找和替换设置对话框，删除“查找内容”文本框中的已有内容，点击“更多”按钮，弹出搜索选项设置区域，按下“查找”位置处的“格式”按钮，从弹出的下拉菜单中点击“字体”命令，打开如图2所示的查找字体对话框，在这里将需要查找的字体选择为“黑体”，确认后返回。

其次在搜索选项设置区域，点击“阅读突出显示”按钮，以确保将所有满足查询要求的内容都突出显示出来。之后点击“在以下项中查找”按钮，选择下拉菜单中的“主文档”选项，这样Word 2007程序仅会查找主文档中的所有内容，并将与关键字保持匹配的内容查找并突出显示出来。

接着点击查找替换对话框中的“替换”标签，在该标签页面的“搜索选项”设置区域，点击“替换”位置处的“格式”按钮，选择下拉菜单中的“字体”命令，切换到字体设置对话框，将字体颜色设置为“红色”，点击“确定”按钮返回，再按下“全部替换”按钮，所有符合查找条件的文字内容都会被自动替换成红色字体。

设置结束后，用鼠标点击文档编辑界面中的空白区域，取消文字内容的突出显示效果。同样地，我们可以在查找替换格式设置框中，同时设置多项格式选项，以实现更为复杂的版面格式替换操作。比方说，可以将某种类型字体的段落内容批量设置为斜体显示，可以将特定颜色的文字内容批量修改为另外一种字体等等。

进行模糊替换

有的时候，需要查找替换的内容并不明确，这样我们就无法在“查找内容”文本框中设置固定关键字，此时要是灵活使用通配符，进行模糊查询替换，往往能够收获奇效。比方说，如果希望将当前编辑界面中书名号里的内容，批量替换为某种类型的格式时，只能将查找关键字设置为模糊的表达式，而不能使用具体的内容，因为当前编辑界面中包含书名号的位置不止一处，而且书名号里面的内容也不相同，我们只能使用“*”这个通配符，表示书名号里面的不同内容。

常用的通配符“？”代表任意单个字符，涵盖任意字母，比方说，使用“s？t”关键字能搜索到“sit”、“set”、“sat”等内容。“*”通配符代表任意多个字符，比方说，使用“1*3”关键字能搜索到所有以“1”开始、“3”结束的字符串内容。“[]”通配符表示指定其中一个字符，比方说，使用“s[ie]t”关键字能搜索到“sit”和“set”内容。“[-]”通配符代表特定范围内任意单个字符，其中特定范围需要按照升序来指定，比方说使用“[b-h]at”关键字能搜索到cat、fat、eat等内容，使用“[0-9]”关键字能搜索到所有数字内容，使用“[a-z]”或“[A-Z]”关键字能搜索到所有字母内容。除此而外，还有很多通配符可以利用，例如“{n}” 表示n个重复的前一字符或表达式，“>”表示以指定单词结尾，“@”表示一个以上的前一字符或表达式，“{n，}”表示至少 n个前一字符或表达式等等。

假设，某一篇Word文档中包含多个书名内容，排版时需要将书名内容都设置为黑体、红字效果，由于文档中包含多个不同的书名，所以查找关键字只能使用“*”通配符。在进行具体查找替换时，可以先通过Ctrl+H功能键展开替换标签设置页面，在“查找内容”文本框中输入“《*》”关键字，如图3所示。

之后将鼠标移动到“替换为”文本框中，将其中已有内容删除掉，并在搜索选项区域处选中“使用通配符”选项，再点击“格式”按钮，选择下拉菜单中的“字体”命令，进入字体设置对话框，在这里将字体选择为“黑体”，将文字颜色选择为“红色”，确认后按下“全部替换”按钮，就能实现快速替换操作。

进行图像替换

现在，编辑、排版Word文档材料时，不少人都会追求图文并茂效果。如果希望在Word文档材料中插入大量相同的图标时，按照常规方法插入，效率肯定不高，而巧妙利用Word 2007程序的“查找和替换”功能，可以获得意想不到的效果。

在进行图像替换操作时，可以先在需要插入图像的位置输入某个标记符号，该符号可以是不常用的字母或数字，也可以是￥之类的特殊符号，但必须确保该符号在当前文档界面中没有出现过，假设，我们这里插入“&”符号。等到Word文档内容全部输入结束后，依次点击“插入”、“图片”命令，弹出文件选择对话框，导入目标图片文件，之后选中导入的图片，并用鼠标右键单击之，执行快捷菜单中的“复制”命令，如图4所示。

接着使用Ctrl+H功能键，展开查找和替换设置对话框，在“查找内容”文本框中输入关键字“&”，在“替换为”文本框中输入“^c”（这里的c一定是小写格式），按下“全部替换”按钮，就能将之前插入的图片批量插入到Word文档编辑界面中了。

进行标记替换

在平时编辑、排版文件时，总会遇到换页标记、跳格制表符、硬回车标记、软回车标记、分页符标记、分节符标记等一些特殊的标记，如果需要对这些特殊标记符号进行修改或合并时，不妨通过“查找和替换”功能，对目标标记符号进行快速替换操作。在“查找内容”或“替换为”文本框中，使用“^p”关键字可以查找指定段落标记，使用“^n”关键字可以查找指定分栏符标记，使用“^t”关键字可以查找指定制表符标记，使用“^m”关键字可以查找指定手动分页符标记。值得注意的是，选中“使用通配符”复选框后，Word 2007程序不识别在“查找内容”文本框中输入的用于尾注和脚注标记或空白区域的代码，如果想查找这些项目时，不妨在“查找内容”文本框中输入下列替换代码：输入“^2”关键字，可以查找脚注或尾注标记，输入“^12”关键字，可以查找分节符标记，输入关键字“空格{1，}”，可以查找文档编辑界面中的空白区域等。

例如，某文档材料中的内容是从网上粘贴过来的，包含了若干个多余的空行符号，采用手工方法将其删除，既繁琐又累人，现在使用标记替换方法，可以很轻松地将位于不同位置处的多余空行轻松删除掉。在进行这项操作时，先用Ctrl+H功能键，弹出查找和替换设置对话框，在“查找内容”文本框中输入关键字“^p^p”（如图5所示），这里的“p”符号一定要小写，在“替换为”文本框中不输入任何内容，或者输入“^p”关键字，按下“全部替换”按钮后，所有多余的空行全部从Word文档材料中消失不见了。同样地，如果要删除当前编辑界面中的所有分节符标记时，只要在“查找内容”文本框中输入关键字“^b”，“替换为”文本框保持空白，再执行“全部替换”命令即可。

进行段落替换

在一些长篇幅的文档材料中，可能同时存在多级标题或多个段落，每级标题或每个段落采用的字体、字号可能都不相同。倘若现在想调整当前编辑界面中主体内容的字体，要是使用“全选”命令处理，显然会影响所有标题或段落的字体字号，要是采用格式刷，长篇幅的文档处理起来，简直就是费心费力。其实，使用Word 2007程序提供的“查找和替换”功能，可以很轻松地避免这种烦恼。

在进行段落替换时，首先使用Ctrl+H功能键，调出查找和替换设置对话框，删除“查找内容”文本框中已有内容，如果没有内容直接将其保留为空白。接着展开搜索选项设置区域，点击“查找”位置处的“格式”按钮，从弹出的如图6所示下拉菜单中，选择“段落”命令，切换到段落设置对话框，对需要查找的段落进行合适设置。之后，在“替换为”文本框中也不要输入任何内容，同时点击“替换”位置处的“格式”按钮，选择下拉菜单中的“字体”或“段落”命令，在其后界面中设置好替换成的字体、字号或段落设置，最后按下“全部替换”按钮，完成段落替换操作任务。要是担心在替换过程中发生错误时，可以单击“查找下一处”按钮，进行依次替换操作。

进行单词替换

在处理一篇英文文档材料时，可能会涉及到不同时间点、不同比较级别、不同数量的英语单词替换问题，如果需要替换的英语单词数量很多，采用手工方法操作，显然是一件十分可怕的事情。这时，使用Word 2007程序提供的“查找和替换”功能，进行英语单词批量替换，可以大大提升编辑处理效率。

比方说，某篇英语试卷文件中，老师希望将试卷中的dog替换为cat的同时，还想将文档编辑界面中的“dogs”同步替换为“cats”。要完成这种类型的替换任务，可以先使用Ctrl+H功能键，调出查找和替换设置对话框，要是无法找到“查找单词的所有形式”选项时，不妨按下“更多”按钮，展开搜索选项设置区域，选中对应区域下面的“查找单词的所有形式”选项。

之后在“查找内容”文本框中，输入要搜索的关键字，这里应该输入“dog、dogs”。下面在“替换为”文本框中，输入要替换成的内容，这里应该输入“cat、cats”（如图7所示），再按下“查找下一处”或“全部替换”按钮，对目标文档内容进行依次替换或全部替换操作，这样就能提高修改速度了。

当然，要提醒大家注意的是，在进行英语单词替换操作时，尽量点击“替换”按钮，而不要轻易执行“全部替换”命令，这样能确保每一处替换都正确。在查找和替换文本时，应该尽量使用同样的时态和词性，比方说可以查找“observe”，并将其替换成“see”，这两个关键字使用的都是相同时态。