研究生优秀学位论文归档和利用的建议——基于“南大之星”软件的使用

刘金银 洪 儒

(华东政法大学，中国 上海200042)

研究生学位论文是整个研究生学习阶段的成果结晶，是个人获得硕士学位的最主要依据，同时也是学校教学质量、学校管理水平、学校科研能力、导师指导水平以及研究生培养质量的重要体现。[1]一直以来，研究生学位论文归档都是高校档案管理中不可或缺的部分。做好研究生学位论文的归档管理工作，是为学校深化改革开放、扩大师生交流创造条件。然而随着研究生招生规模的扩大，学位论文归档数量剧增，部分论文档案价值呈现下降的趋势。同时，学位论文在归档利用过程中也出现了一些亟待解决的新问题。

1 研究生学位论文归档和利用中存在的问题

1.1 研究生学位论文归档管理过程中存在的问题

首先，随着我国研究生招生规模的不断扩大，研究生毕业人数逐年增加，不可避免地带来了研究生学位论文数量同步增加。图1中统计了2002年至2012年全国研究生毕业人数（单位：万人），资料来源于国家统计局全国年度统计公报。

图1 2002年—2012年全国研究生毕业人数

学位论文归档数量逐年增长，但是学校在编档案员并没有得到相应的增加。在不增加档案员的情况下，如果学位论文仍旧采用原有的立卷归档办法，进行预立卷、组卷、逐页敲页码、在南大之星软件中输入案卷、打印案卷目录、录入电子版论文，最后进行装订，那么在规定的一年时间内，学位论文的归档质量和数量将难以得到共同的保证。

并且大量的学位论文归档工作也会影响到其他档案的归档。

其次，一般高校的档案馆对于学位论文均是长期保管的，但是随着学位论文数量的剧增，如果学校档案馆仍然按照保管期限长期来进行保管，势必要保管15年以上，这就必然导致学位论文的长期大量保管与档案馆有限的库存空间、有限的管理经费存在难以弥合的冲突。

1.2 研究生学位论文利用过程中的问题

1.2.1 部分档案馆论文归而藏之，学位论文利用率低下

在中国高校，图书馆和档案馆同时收藏研究生学位论文纸质版和电子版。如果需要查找学位论文，95%学生会选择图书馆里的电子资源来查找学位论文，而不会去档案馆查找学位论文。档案馆中保存的学位论文价值得不到体现，而且其论文归档完全有可能被图书馆所替代。[2]

1.2.2 部分学位论文档案价值下降

近年来随着研究生招生规模的不断扩大，部分导师采取放羊式教学，不可避免导致部分研究生学位论文质量的下降。虽然仍有很多学位论文结合了实际生产、进行了科学研究、结合了社会热点问题，具有保管参考学习借鉴价值。然而部分质量不高的学位论文对档案馆来说有如鸡肋，归之，占用了太多人力、物力和财力。[3]

1.2.3 档案馆收藏论文但没有显示论文质量

研究生学位论文数量巨大，可谓汗牛充栋。而在质量参差不齐的学位论文中，如何选择质优论文，对借阅者来说是个极大的挑战。高校研究生学位论文系统并没有录入论文成绩，并没有对学位论文进行优劣区分，这对师生查找和利用学位论文产生一定的困难，难以在短时间内做到择优而选。

2 优化研究生学位论文归档和利用的建议

针对高校研究生学位论文归档及其利用情况存在的问题，笔者认为可以按照研究生学位论文成绩进行归档，从而优化学位论文档案管理模式，也能使其归档价值得以彰显。

2.1 优化学位论文归档步骤

在学位论文不断增加和部分学位论文档案价值下降的情况下，有选择地对学位论文进行归档管理。笔者认为，一方面优秀硕士学位论文和博士论文仍旧沿用旧的归档步骤进行归档，保管期限为永久；另一方面其他硕士研究生学位论文纸质版可以取消逐页敲页码和装订的步骤。南大之星档案软件中的页码数可以为“一本”。纸质论文可以按照入学年数、学号进行排列，取消装订、成捆打包，归入校档案馆，保管期限为短期。电子版论文录入南大之星软件，其保管期限为长期。省略敲页码和装订步骤，可以大量减少档案员的工作量。纸质论文短期保管也可以有效缓解库存空间和管理费用之间的冲突。

2.2 按照成绩升序排列学位论文

随着电脑的普及，中国信息化的快速发展，中国高校档案馆已经在纸质档案归档的基础上，加强了对电子档案的归档，建立了档案管理系统。大部分高校已经使用南大之星档案系统，实现了高校档案的电子化管理。在南大之星系统中输入学位论文案卷的同时，建议录入学位论文的成绩：优、良、合格。档案馆将优秀学位论文保管期限改为永久保留，可以供后来者永久参考。学生和老师在参阅论文时，可以择优借鉴学习，借鉴和引用优秀学位论文，从而提升在校生学位论文的质量和教师科研水平。

2.3 汇编优秀学位论文成册

优秀学位论文体现了学生严谨的治学态度，导师的悉心指导，代表着一届研究生学位论文水平。建议学生和学校签订授权协议，将优秀学位论文使用版权授权给学校。校档案馆对已有的优秀学位论文纸质版进行整本装订、汇编成册，分发给在校师生，提高优秀学位论文的传阅率，充分体现优秀学位论文的利用价值。

2.4 公开档案系统中的博士和优秀硕士学位论文

建议利用南大之星档案系统软件，将博士和优秀硕士学位论文文件的密级程度改为公开。同时通过校档案馆网站，链接南大之星档案系统软件，将每年可以公开的优秀学位论文和博士论文建立专题推荐，进行重点宣传，使本校学生可以方便快捷的借鉴查找，有利于后继者学位论文的写作。

2.5 使用倒推法，高效引用优秀论文

建议利用南大之星档案系统软件，按照论文的优、良、合格等级，按照升序排列。所有的论文对学生开放。需要写论文的毕业生，可以通过倒推法，从学习优秀论文这个结果开始，逐步完成自己的论文。通过分析已经毕业的优秀论文，进行重点学习分析前人的优秀论文成果，完成自己的毕业生论文。

2.6 建立优秀毕业论文题目大全，为后来者选题提供帮助

通过南大之星，按照升序排序优秀毕业论文题目，建立优秀毕业论文题目大全，为后来者选题提供参考。选题就是选择毕业论文的论题，即在写论文前，选择确定所要研究论证的问题。正确而又合适的选题，对撰写毕业论文具有重要意义。通过选题，可以大体看出作者的研究方向和学术水平。爱因斯坦曾经说过，在科学面前，“提出问题往往比解决问题更重要”。提出问题是解决问题的第一步，选准了论题，就等于完成论文写作的一半，题目选得好，可以起到事半功倍的作用。选择一个好的题目，需要经过作者多方思索、互相比较、反复推敲、精心策划的一番努力。题目一经选定，也就表明作者头脑里已经大致形成了论文的轮廓。论文的选题有意义，写出来的论文才有价值，如果选定的题目毫无意义，即使花了很多的功夫，文章的结构和语言也不错，也不会有什么积极的效果和作用。所以说，选题能够决定你毕业论文的价值和效用。[4]建立优秀毕业论文题目大全，可以对后继者起到事半功倍的效果。

笔者认为，在研究生学位论文数量剧增情况下，针对高校研究生学位论文归档及其利用情况存在的问题，优化论文归档步骤、在归档系统中录入学位论文成绩，按照论文成绩升序排列、汇编优秀学位论文成册、使用倒退法，高校建立优秀毕业论文题目大全，以及在档案馆网站上将优秀学位论文和博士论文进行重点归档宣传，不仅优化了档案管理，而且能够使优良的研究生学位论文的价值得以充分体现，后继毕业生写论文时可以根据优良来拟题，对后继者学位论文的写作以及教师的科研意义重大、影响深远。

［1］常宝英.研究生学位论文中存在的问题及对策[J].教书育人,2008(9):48-49.

［2］徐亮.试论学位论文不宜作为档案保管[J].云南档案.2010(9):19-22.

［3］王华.高校院系资料室学位论文归档管理建设[J].兰台世界,2012(11):53-54.

［4］http://bylw.yjbys.com/lunwenxiezuo/56229.htm[OL]