现代档案的保护

文|郭文佳 肖尚辰

现代档案的保护

文|郭文佳 肖尚辰

本文根据现代档案管理工作的现状，阐述了如何科学地对归档文件进行分类保护。在分析了纸质文件和电子文件介质的不同特点后，从理论上寻求妥善保护档案的依据，并总结出新时代档案管理工作行之有效的方法，为档案保护提供正确指引。

随着社会的进步，科学技术的日益发展，现代档案管理已不仅局限于对纸质文件的归集、整理和保管，更多的电子文件逐渐成为档案资料的重要组成部分。因此，要做好现代档案管理工作就要适应时代的发展，针对纸质文件和电子文件的不同特点，运用科学的方法确保行之有效的管理。

纸质文件的保护

纸质文件保护要根据材质特点妥善保管，文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存，而纸张的耐久性则取决于纤维素的性质。纤维素在一定的条件下如高温、高湿、酸、酶、氧化剂、光照、有害气体等作用下，可发生水解—氧化反应，导致纸张强度的降低，字迹材料发生扩散、洇化现象。保管环境中的灰尘会对纸张造成机械磨损，使纸张发生粘结，形成“档案砖”，同时灰尘还是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌会使纸张产生色斑和霉斑。所以纸质档案的寿命与其内部诸因素和环境条件密切相关。对纸质档案的保护目标就是使档案的载体—纸张“延年益寿”，这就要求我们在档案保护过程中，注意排除发生化学反应所需要的条件，保持环境的清洁，实验证明保存纸质档案的温湿度控制标准，档案库房的温度应控制在14～24℃，相对湿度应控制在45～60%。

电子文件的保护

从保管环境上进行保护。温湿度的控制。电子文件载体对保管环境的温湿度要求很高。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。环境潮湿会使电子文件的载体发生霉变，太干燥了也不利于其长期保存。实践证明保存电子文件的理想温度为16～20℃，相对湿度为40±5%。

灰尘的控制。灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘引起的霉菌传播和繁殖，而霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

外来磁场和机械振动的控制。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

光线和有害气体的控制。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，具有酸性和氧化性。在一定条件下它们会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基、带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。所以保护电子文件要远离有害气体，避免阳光直射光盘、软盘等电子文件的载体。

技术革新上的保护。电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面：一方面是技术革新，使旧的存贮技术消失；另一方面是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。所以，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。我们曾经使用软磁盘作为电子文件载体，而最新的计算机已很少有软驱的配置，这就说明软盘已经逐步走出历史舞台，所以定期复制并将落后的电子载体更新是延长电子文件寿命的有效办法。当前应该以光盘为主要电子文件载体推广，因为光盘有更好的抗干扰能力和结构稳定性，并且容量更大。光盘应每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

信息技术上的保护。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时的登记时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，这些差别正是电子时代档案保护技术的新领域。

通过对纸质文件和电子文件不同特质的归纳整理，从理论上寻求妥善保护档案的依据，总结出新时代档案管理工作行之有效的方法，为档案保护提供正确指引。

1.中国石油大港油田公司石油工程研究院；2. 中国石油天然气股份有限公司大港石化分公司）