基于B/S架构的器材设备科管理信息系统探析之六：设备档案管理

云庆辉，李向东，谷红梅，晋 虎

基于B/S架构的器材设备科管理信息系统探析之六：设备档案管理

云庆辉，李向东，谷红梅，晋 虎

目的:实现先进的电子档案管理方式，设计开发基于B/S架构的设备档案管理模块。方法:利用面向服务的体系结构（service-oriented architecture，SOA）作为主体架构，并利用互联网信息服务（internet information service，IIS）管理器作为发布工具。结果:设备档案管理实现了无纸化操作，查询档案更加简单有效。结论:该系统的实现提升了医院在电子文件方面的管理水平，使档案管理工作符合不断发展的需要。

档案管理；B/S；SOA；无纸化

0 引言

高科技的发展，办公自动化、电子板无纸化等事物的出现，使档案的管理方式发生了很大的变化，医疗设备的档案管理也面临着重大的改革。科技水平的不断提升导致医疗领域医疗设备品牌、品种、应用类型繁多，构造亦各不相同，价值差别很大。医院内设备在申请、购买、安装、验收、临床应用、维修维护、报废整个过程中存在大量的资料需要建立完整的设备档案。设备档案的建立管理给医疗设备管理提供了依据，为后期设备质量考核、设备维修提供了保障。不断完善医疗设备档案管理制度，可以提高医疗设备的完好率、使用率，从而创造出更高的经济效益和社会效益。通过医疗设备档案管理系统记录的各类别数据，可以分析设备评估报告，这些数据不仅可以提供设备购买依据，还可以侧面评价供应商的产品性能，充分发挥设备档案的拥有价值[1-2]。

1 设备档案管理现状

设备档案管理是设备管理查询中的有利凭证，信息化建设下的档案管理更是医院建设不可缺少的一部分。随着科技的不断创新和计算机技术的飞速发展，绝大多数设备档案管理方式逐步转向信息化管理方案，但目前在设备档案管理中还存在以下几点问题：

（1）设备档案管理过程中工作责任分配不明确，工作制度不完善。没有统一的设备档案管理流程及规范机制，每个部门各搞一套，自成体系，设备档案信息网络无法畅通，资源共享难以实现。大多数医院内部没有较完善的设备档案管理制度，只停留在信息录入、建档、收纳这些层面上。设备档案管理使用过程中设备报废、损毁、丢失及一些固定资产识别身份信息消失时，固定资产不能及时核销，出现有登记没实物的情况。

（2）设备档案管理不具有自动管理功能。设备档案都有唯一的标志，无法自动录入系统，必须手动输入，大大增加了管理的工作量。由于手动输入无法保障输入的正确性，阻碍了设备档案管理工作的有效性。

（3）没有健全的安全保障体系。设备的档案充分记录着设备的买进、安装、调试、验收、使用、维修、保养和报废等信息，是后期设备管理的历史依据，网络安全显得尤为重要，没有健全的安全保障体系无法保证信息是否意外泄露或者丢失。

因此，医疗设备档案的管理需要进一步的完善和改革，全面实现先进而健全的电子化信息管理[3]。

2 技术架构

B/S架构是随着Internet技术的兴起，对客户端和服务器结构进行变化或者改进的一种结构[4-5]。本系统采用的是B/S架构，其具有较为明显的优势：

（1）易于维护，成本低。客户端不需要安装任何程序，只要有IE浏览器即可。所有的工作都是在服务器端执行，不需对客户端进行任何改变。

（2）客户端负载小。客户端只是用于显示和终端操作，不再负责数据库访问和逻辑运算等关键事务。

档案管理系统是在Windows环境下运行的，使用Microsoft Visual Studio作为开发工具，数据库平台选择Oracle，以存储业务数据。

2.1 系统概述

设备的采购、安装、验收、计量质控、维修保养、报废等环节都需要有详细的信息记录，通过设备档案管理及时记录设备信息是极有潜力的途径，档案管理中存储数据的业务信息有利于设备管理。系统主要从设备档案的管理、设备保修档案管理和采购设备建档管理3个方面完成医院医疗设备的档案管理。

2.2 系统优势

（1）基于B/S架构的设备档案管理利用查询检索功能提高了信息共享性，提高了档案的利用率及应用水平。

（2）通过文件扫描、电子文档上传等技术手段，使电子档案可以逐渐替代原始档案。电子档案的编目方式有利于查询检索。

（3）电子档案存储不仅可以降低存储空间、费用，还能使档案保存时间大大延长。通过数据备份等技术手段，档案安全性大大增加。

（4）电子档案减少了大量的手工操作，使档案管理工作科学化、规范化、人性化。

（5）基于B/S架构的设备档案管理查询起来方便快捷，节约了医院的人力、物力和财力，拓宽了管理范畴。

（6）电子档案可以高效地管理档案，提高了管理效率，避免了档案的丢失、损坏。

（7）系统采用B/S架构，该架构具有较为明显的优势：客户端零安装，软件升级和维护比较简单，系统扩展性好，集中部署。

（8）系统可以根据用户角色进行权限分配，保证了系统的安全性。

3 模块介绍

本系统将模块设计分为设备档案管理、保修档案信息、采购档案管理3个功能，如图1所示。

图1 档案管理模块图

3.1 设备档案管理

设备档案管理主要是管理完成采购设备建档的设备档案以及未经过采购流程的设备档案。主要支持以下3个功能：

（1）设备档案管理支持多种查询方式，即动态查询和模糊查询功能。操作员根据科室、采购类型、设备分类、设备类型、建档时间、付款人等自主选择查询条件查询所需信息，并可以Excel的形式导出做相应的处理。

（2）档案图片以PDF的形式保存，便于用户查看。

（3）编辑设备档案时，支持系统数据的导入功能，使档案快速地上传至服务器，保证档案的完整性。

3.2 保修档案管理

多年来，在医院设备管理部门的努力以及厂家和市场同行给予的支持下，医院采购的大型医疗设备，如CT、磁共振、B超、麻醉机、呼吸机等大部分故障都得到了有效解决。2010年以后，大量新型医疗设备涌现出来，提升了医院整体实力，给医院带来较高的经济效益和社会效益。但在不少基层医院，这些大型医疗设备在维修期后如何保障其正常运行成为值得思考的问题。

医院内部使用的大型医疗设备维护维修与管理是医院综合管理的重要组成部分，医疗设备维修记录管理是医疗设备维修管理的一部分[6]，医疗设备维修记录管理的目的是有效地应用维修记录[7]。当前，大型医疗设备在基层卫生单位的维修和管理十分艰难，建立有效的保修档案，可以有效保障大型设备的顺利使用，延长设备使用年限，减少医院预算支出。

该保修档案管理功能支持查询和编辑操作，可实现设备与档案的动态关联。

3.3 采购档案管理

目前，采购档案管理工作中存在的问题如下：

（1）工作人员少，没有采购档案专业管理队员。现有管理员只管理自己业务档案的现象较为普遍。

（2）不能很好地健全档案数据和认真执行档案管理制度，存在不及时整理装订，随意拆封，导致档案丢失、损坏等现象。

（3）人为不重视采购设备时档案的收集，会造成一些重要环节内容丢失，如参加投标的商家概况、竞标过程中各供应商的承诺情况、评标过程中对各供应商的评价情况等。后续造成记录数据偏少或根本没有记录，结果口说无凭，导致引起争端，对某些中标公司坑害消费者利益的行径失去了追究的依据。有些数据没有收集，会被某些人利用，造成责任不清、

（►►►►）（◄◄◄◄）难予追究的局面等。

为整个采购流程建立档案可实现客户端全自动办公模式管理，有效地推进设备档案管理工作。采购建档管理功能支持多种查询方式，操作员可根据呈批件号、预算编号、使用科室、申报科室、申报名称、预算金额、执行人等自主选择查询所需要的信息。也可选择采购状态是在进行中还是完成中查询采购设备信息，方便操作员及时完结建档。这样可以简化查阅方式，缩短查阅时间，提高查阅效率。

4 结语

一个综合实力强的医院，首先要求医务人员要有超强的业务水平，还要求拥有先进的诊断医疗设备。因此，医院应该在传统的设备管理中探寻一种更有效的管理模式，建立完善的管理制度，有效地促进医院的发展，为医院在市场中增加竞争实力[8]。

基于B/S架构的设备档案管理模块的引入，使得医院档案管理进入了科学自动化电子档案管理的阶段。信息时代的档案管理是档案界的一次创新，但是这要求档案管理人员在录入信息存入档案时必须掌握计算机办公使用特点，尽量全方位地录入信息数据，以便方便快捷地查询档案。

[1]何彩平．医疗设备档案的建立与管理[J].中国医学装备，2011，8（12）:58-60．

[2]王玉红．如何健全和规范医疗设备维修档案[J].医疗装备，2010，23（1）:59-60．

[3]何琪．计算机网络技术在项目信息管理中的运用[J]．图书馆理论与实践，2012（3）:41-42．

[4]应俊，陈广飞，何史林，等．基于B/W/S结构临床科室医疗信息平台的开发[J].医疗卫生装备，2008，29（6）:47-48．

[5]张文增，孙振国，赵冬斌.基于B/S结构的实验室管理信息系统开发方案[J].计算机工程与应用，2002，6（11）:232-233．

[6]陈凌.医疗设备维修档案的计算机管理系统[J].医疗装备，2003，16（7）:7-10．

[7]曹辉.数字化医院大后勤管理初探[J].中国医疗器械杂志，2010，34（3）:227-229．

[8]倪磊.医疗设备管理引入现代项目管理理论的探索[J].中国医学装备，2009，6（2）:35-37．

（收稿：2014-07-13 修回：2015-03-10）

Equipment department management information system based on B/S architecture:equipment archives management

YUN Qing-hui,LI Xiang-dong,GU Hong-mei,JIN Hu
(Department of Equipment,Xijing Hospital of the Fourth Military Medical University,Xi'an 710032,China)

ObjectiveTo develop equipment archives management module based on B/S architecture.MethodsThe module adopted service-oriented architecture(SOA)as the main architecture and internet information service(IIS)as the publishing tool.ResultsEquipment archives paperless management facilitated the archives inquiry.ConclusionHospital management is improved for electronic files,and the requirements for archives management are met.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（6）：129-130，136]

file management;B/S;SOA;paperless

R318；R197.39

A

1003-8868（2015）06-0129-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.06.129

云庆辉（1969—），男，高级工程师，主要从事医院医疗器械管理、维修方面的研究工作，E-mail:yunqhui@fmmu.edu.cn。

710032西安，第四军医大学西京医院器材设备科（云庆辉，李向东，谷红梅，晋 虎）