运用计算机实施数字化档案管理

江静?王燕凤

摘 要：随着我国互联网知识以及计算机应用技术的日渐普及，文字信息处理技术也蓬勃发展，迎来了空前变化，在很大程度上推进了我国办公自动化建设进程。传统纸质文件的介质载体形式更加多样化，例如，光学、电学以及磁学等，由此产生了十分庞杂的数字信息，相关学者将其定义为电子档案。面对这种发展形势，传统档案管理模式的弊端逐渐显露，滞后性过度致使其无法实现现代化管理，档案管理员要想促使档案管理工作可以顺利开展，必须采取合理有效的措施对其进行现代化革新。

关键词：计算机；数字化；档案管理

现阶段，我国已经全面步入现代化信息技术时代，计算机技术以及网络技术飞速发展，信息技术已渗透到人类社会活动的各个方面。这种发展形势，给我国的档案管理工作带来了巨大的冲击及挑战。档案管理要想社会数字化发展趋势中取得立足资本，必须进行数字化建设。

1 档案管理数字化建设的意义

（一）提高档案信息受众的工作效率

对档案管理工作进行数字化建设，可以大幅度降低档案信息加工时间与压缩检索时间，档案信息受众只需利用计算机，便可以获取所需数据，可以在很大程度上提高档案信息受众的工作效率。传统模式以手工为主加工档案信息，不仅工作程序十分繁杂，需要耗费大量时间，而且极易导致档案信息出现滞后性，从而降低档案信息的利用率。对档案信息进行数字化管理，利用计算机加工档案信息，可以有效节约档案信息加工时间，而且采取机读模式，可以有效提高档案信息受众的工作效率，提高档案信息的利用率。传统管理模式下的档案信息检索需要检索目录，继而按照档案架进行搜寻，档案信息查找的准确率较低，而数字化管理模式下，档案信息受众只需要利用计算机，搜索相应的关键词，便可以获取相应的信息资料，检索效率极高。

（二）提高档案信息存储的完整性

传统管理模式中的档案信息多以纸质形态存在，一旦查阅率过高或是封存时间过长，极易导致纸张损坏，破坏档案信息的完整性，无法充分发挥其利用价值。而对档案信息进行数字化管理，可以对档案存储空间进行最大化压缩，无需担心其损坏问题，可以为其完整性提供基础保障。

（三）有效规避恶意篡改档案信息现象

传统模式下的档案管理，极易导致档案信息出现恶意篡改现象，根本原因是档案管理员的档案监管力度不足，要想从根本上有效规避这种恶意篡改现象，必须对传统档案管理模式进行全面革新，积极引进先进的计算机网络技术以及科技手段，对档案管理工作进行数字化建设，只有這样，才能切实有效监管档案信息，杜绝恶意篡改现象。

（四）提高档案信息的利用便捷性

对档案信息管理工作进行数字化建设，可以有效提高档案信息的通用性、安全性以及标准性，而且可以利用互联网技术，将档案信息上传到相应平台中，档案信息受众可以利用计算机，对其进行局域网查询，获取信息的效率更高，档案信息更具利用便捷性。

（五）有效规避恶意破坏档案信息现象

传统管理模式下的档案信息以纸为主要载体，经过长期使用，极易出现损坏的现象，导致档案信息丢失，由于档案信息较为庞杂，档案管理员无法对其进行全面备份，很难对其进行有效完善，将会导致其利用价值大幅度下降。而对档案信息进行数字化管理，利用计算机，可以对档案信息进行异地保存，避免其出现破损问题。

2 档案管理数字化建设策略

（一）统一数字化标准

要想促使档案管理实现数字化建设，首要条件便是规范档案业务，建立健全档案标准，并对其进行贯彻落实。档案标准及规范属于系统性工程，只有促使标准及规范之间形成辩证性的相辅相成、共同发展的关系，才能确保档案管理全面实现数字化。现阶段，我国档案管理以网络利用需求以及数字化建设要求为指导原则，规范了档案管理的多个环节，例如，成果管理、数据备份、数据验收、数据挂接、档案著录、图像存储、图像处理、档案扫描以及档案整理等，并对相关技术标准以及具体参数进行了有效明确，促使档案管理质量取得了有效提升。例如：我国某企业的档案部门为了促使档案信息实现数字化管理，在实际管理过程中，针对档案信息数字化管理的各个环节，制定了相应的安全保密机制，保证了档案信息的安全性与完整性，并在此基础上，详细登记了档案数字化管理的各个环节，定期对纸质档案进行有效整合，构建了一个极具规范性且完整的档案信息记录体系，为档案管理工作提供了较大的便捷性。

（二）基于各项原则的指导，提高档案信息质量

首先，在数字化建设过程中，要严格遵循信息化建设原则的指导。档案管理员在实际管理过程中，要将提高档案利用率为根本目标。著录时，如果文件标题无法将内容直观化展现，则要在标题后，对真实内容进行说明，例如，转发文、人事任免以及会议纪要等，这样有利于档案信息受众准确且及时的获取相关资料，提高其工作效率。其次，数字化建设过程中，档案管理人员要对系统保密以及安全原则给予高度重视。档案管理员要严格以保密原则进行自我约束，不仅要对外来人员进行全程服务，还要对计算机部门系统进行安全处理，例如，将计算机内部的USB借口、光驱以及软驱等拔除，避免外来人员备份档案信息、传播病毒等。

（三）完善功能系统

传统纸质档案要想实现数字化管理，必须有机结合人力资源、软件以及硬件，构建一个完善的数字化系统。基于集成化以及系统论的指导，只有数字化系统趋于功能完善与技术成熟，无论是横向还是纵向的节点均处于高水平的平衡状态，再辅助网络联通技术，才能促使其整体优势得以充分发挥，进而强化其综合应用能力，为我国档案信息的电子化建设创造发展环境。除此之外，归档文件的发展形势必将是电子文件，因此，构建数字化系统时，一定要具有较强的前瞻性，对相关接口的服务性能进行充分考虑，促使其可以与多种形态的电子文件进行有效连接，减少档案管理人员的基础工作量，例如，图像处理、图像扫描等，进而节约人力资源、物力资源，提高档案信息管理工作的整体效益。

（四）建设并维护数据库

现阶段，档案信息管理数字化建设在总体层面来说，尚处于纸质文件处理过渡为信息化管理的起步阶段，要想促使其全面实现数字化建设，必须构建一个数据库。对于档案信息工程整体而言，数据库开发与建设是核心基础，是工程主体。数据库的构建属于循序渐进工程，档案管理人员需要按照一个特定的顺序进行，例如，由低至高、个体至群体等。数据库构建及维护需要做到以下四点：首先，档案管理人员需要对数据库的重要性形成明确的认知，并配备充足的业务人员进行协同作业；其次，档案管理人员要以受众实际需求为导向，构建一个内容丰富合理的数据库，确保其具有良好的应用价值以及利用效率；再次，在建设过程中，档案管理人员要准确把握数据库的重点内容，统一数据结构，促使数据库由单一化转变为系统化。最后，档案管理人员要对数据库进行定期维护，例如，数据备份、病毒查杀等。

3 结语：综上所述，档案管理人员只有转变自身的工作理念、创新服务方式，才能担负起合理开发利用档案资料、提高档案管理水平、推动档案管理实现数字化建设的历史责任，促使档案管理工作实现健康持续发展。

参考文献

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[5]钟丹.建立数字化档案馆体系对档案管理人员的要求[J].兰台世界，2014（S4）.

作者简介

江静（1988-），女，助理馆员，河南商丘人，主要研究方向：数字档案馆建设、复杂网络。

王燕凤（1979-），女，馆员，主要研究方向：档案信息化。