对怎样提高教学秘书工作效率的几点思考

谢斌

摘 要：随着时代的不断发展，我国的高等教育也飞快发展，而作为高校教学管理中最基层的教学管理人员，教学秘书面对着与日俱增的工作量和随之产生的各种压力，如何提高工作效率和缓解不断增加的工作量所带来的压力就成了迫切需要解决的问题。

关键词：教学秘书；工作效率

我国的高等教育随着时代的不断发展变化其教学内容、教学手段、教学管理方式也随之发生深刻变化，学校规模不断扩大，招生人数不断增加，不断提高基础硬件设施和软件建设，这就在一定程度上加大了教学秘书的工作量。而作为高校教学工作的管理人员——教学秘书，其管理水平的好坏会直接或间接地影响到学校教育工作的落实和教学质量的提高。因此，面对新形势和新问题，如何提高教学秘书的工作效率和工作质量成为当务之急。

1 完善办公条件，提升硬件水平

高校的教学管理工作十分繁杂琐碎，事无巨细要，想使教学秘书从繁杂的工作中解脱出来，提高工作效率，首要的就是完善办公设施和办公条件，俗话说“巧妇难为无米之炊”，再优秀的教学秘书面对纷繁复杂的教学数据，在匮乏办公设备的办公环境下，就不可能准确、高效的完成教学管理工作。

首先，要有一套完善的为教学管理工作服务的设备，其中包括办公电脑、打印机、扫描仪、复印机和传真机等。其次，在规模较大、学生较多的学院中，面对庞大的工作量，教学秘书最好再配备几名教务助理，帮助分担部分工作量，教学秘书掌控大局。

在完备的办公条件下，教学秘书的工作效率必然会有所提升。

2 完善规章管理制度，简化办事程序

高校的教学管理是依据学校的教学管理规章制度来进行的，对于实现教学管理的科学化、规范化具有重要意义。随着高等教育事业的不断发展，教学管理规章制度建设已成为强化高校教学管理、提高教学质量的重要保障。在教学管理工作中，还要注重对现有各项教学管理规章制度不断进行丰富和完善。完善的教学管理规章制度可以使教学秘书的教学管理工作有章可循、有据可依，使工作步骤更加清晰，办事程序更加简化。

3 注重基本素质培养，改善工作心态

作为教学管理工作中最基层的管理工作人员，教学秘书面临着工作量大、管理事务多、人际交办事务繁杂、责任重等诸多压力。如果没有良好的心理承受能力，难免会疲于应付、影响工作效率，这会严重的影响教学管理工作的运行。因此，教学秘书必须注重培养良好的心理素质，用豁达、乐观的心态来面对工作中的各种挑战，始终坚信世上无难事只怕有心人。以平和的心态、愉快的心情投入到工作中去，工作效率自然就会得到提高。

4 提高业务能力，扩大对外交流

（一）熟练掌握专业知识

教学秘书是高校教学事务的管理者，因此要充分了解和熟练掌握学校和学院教学管理的各项规章制度、工作办理流程，同时，教学秘书还要熟悉本学院各学科、各专业的基本知识和结构体系，了解教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配、毕业要求，熟悉各学期、各时段的常规性教学管理事务，准确掌握各项教学数据，做到事事有计划、有条理。同时，要充分考虑院系与学校的整体关系，分清事务的轻重缓急，按照先急后缓的原则，井井有条地合理处理好每一件工作。

（二）重视业务交流

面对高等教育事业的不断发展和改革，知识更新速度的加快，促使教学秘书也要更加努力提高自身的专业知识水平，不断及时更新专业知识。而提升自身业务水平，不只需要教学秘书自身努力不断学习，还需要学院为教学秘书提供培训和进修的機会，使之尽快掌握教育管理科学的基本理论和专门知识，让每一位教学秘书都感到自己有良好的发展前途与方向，从而提高工作热情和整体素质。如采取“送出去，请进来”方法或通过岗前培训、在岗培训、定期研讨、组织学术活动和参观学习等办法，使教学秘书们互相接触，交流经验和信息，取长补短，学习借鉴经验，开拓眼界，不断更新教学管理思想，提高管理水平。

（三）熟练掌握现代化信息技术

随着现代化信息技术的迅猛发展，教学管理工作也逐渐向网络化管理过度。而为了顺应时代的变化，教学秘书也要紧跟时代的脚步，熟练掌握现代化信息技术，提高工作效率和质量，将自己从繁重的工作中解脱出来。对于学校的教务管理系统要善加利用，不仅要熟练管理工作中要求掌握的项目，还要不断深入研究，充分利用学校的教务管理系统来简化工作量。除了要充分掌握学校的教务管理系统外，还要熟练掌握日常办公所需要用到的软件，如利用Excel数据库强大的表格处理及数据分析统计功能来完成课程编排、安排考试、学生成绩管理和统计筛选各种数据信息等工作，利用Word编写教学通知、会议记录和教学安排等文件，利用Internet进行网络办公和信息查找，利用QQ等通讯软件作为学校教务处、学院领导、教师和学生之间的沟通和文件传输的工具。熟练地掌握现代化信息技术既能为师生提供快捷优质的服务，又可以大幅度提升工作效率和质量，将教学秘书从“繁、重、紧、杂”的事业中解脱出来，还能在一定程度上有效地节约资源，一举两得。

（四）强化语言表达能力

1、沟通能力

良好的语言沟通能力，可以使教学管理更加通畅，教学工作要求的意图得到准确贯彻，信息交流更加充分，从而实现高效管理的目标。大家知道，愿意沟通并不代表具有良好的沟通能力，因为有时怎么说比说什么更加重要。注重沟通技巧，避免因“说不清楚”、“听不明白”而造成隔阂和误解。高效的沟通既是事物的沟通，也是心灵的沟通，巧妙地运用沟通技巧，既可以减少沟通障碍，又可以获得更多有价值的信息，最终实现交流的目的。高校教学秘书的沟通能力对提高工作效率起着至关重要的作用

2、写作能力

教学秘书除了应具备良好的沟通能力之外，还应具有一定的文字表达和写作能力。在日常教学管理实践中，教学秘书经常要根据实际情况需要，撰写一些教学文书，例如教学通知、汇总教学工作报告、申请、证明、会议记录等，这就需要教学秘书应掌握好各种公务应用文的写作格式和书写技巧，善于对信息进行研究与分析，疏理与综合，反馈有价值的信息。要具有把意见、措施、指令传达清楚、准确的文字表达能力。而提升写作能力不仅仅是写作技巧的提高，同时还能提高自身的思考能力和逻辑能力。因此，教学秘书强化写作能力对提高工作效率非常重要。

5 结束语

教学秘书作为高校教学管理工作的管理人员，对学院乃至学校的教学发展和教学管理质量起着一定的影响作用。而随着时代的不断发展和变化，高校的规模也随之不断的扩大，教学手段和教学方法也在发生不断的变化和更新，这也对教学管理工作也提出了新的更高的要求，教学秘书将要面临更多问题和挑战。在这种环境下，教学秘书只有不断提高自身素质，努力提高专业能力，熟练掌握管理技能，才能在面临不断增加和变化的工作和随之而来的问题和麻烦中应对自如。也只有这样才能在日常教学管理工作中发挥自身作用，使教学工作能够高效顺利的进行。

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