关于高校档案综合管理运行机制的研究

汪小琴，段佳音

(安徽工业大学 学校办公室，安徽 马鞍山 243002)



关于高校档案综合管理运行机制的研究

汪小琴，段佳音

(安徽工业大学 学校办公室，安徽 马鞍山 243002)

随着高校办学历史的演进，办学规模的拓展，高校档案工作也在不断发展，高校档案馆(室)职能不断强化与拓展，高校档案管理模式呈现多元化、综合化，高校档案管理手段逐渐法制化。

高校；档案；职能；管理模式；管理手段

随着高校办学历史的不断演进、办学规模的快速拓展，高校档案管理的内涵与外延也不断拓展和延伸，无论是馆藏类别与内容、管理职能与模式，还是服务体系和手段都日益综合化、社会化。高校档案综合管理运行机制的构建与完善无疑已成为新时期高校档案管理与研究的一项重要课题。在此，笔者以安徽省高校档案管理为范例，以安徽工业大学为个案着重从以下三个方面进行探究。

一、高校档案馆(室)职能的强化与拓展

1982年以前高校普遍只设文书档案室。1987年原国家教委和国家档案局联合印发了《关于加强高等学校档案工作的几点意见》，明确要求高校成立综合档案室或档案馆，综合管理文书、科技档案。1989年，原国家教委颁布了《普通高等学校档案管理办法》(即“6号令”)，要求建立集党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会等十大类档案为一体的集中统一管理体制。2008年教育部、国家档案局颁布实施《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令” )，将学生档案、电子档案纳入高校档案综合管理范畴，将组织实施档案信息化建设和服务社会、服务民生等纳入高校档案机构管理职责；进一步强化高校档案馆(室)爱国主义教育基地和开设档案选修课、举办档案展览等宣传教育职能；进一步明晰高校建立档案馆(室)的条件，并突出强调符合条件的高校建立档案馆(室)的重要性和必要性。

三十多年来，在教育主管部门和档案行政管理部门的指引推动下，高校档案工作得到了长足的发展。特别是“27号令”颁布实施以来，全国高校在组织保障方面，一些大学和新升格的本科院校陆续建立档案馆，高职高专学校纷纷建立健全综合档案室。档案管理方面，在进一步集中管理党群、行政、外事、教学、科研、产品、设备、出版、基建、财会十大类档案的基础上开始将学生档案、人事档案纳入档案馆(室)进行综合管理，并将档案信息化建设，电子档案管理提上日程。在档案宣传教育方面，一些高校纷纷将校史馆的筹建和管理纳入档案馆建设与管理之中，校史、年鉴的编纂也纷纷纳入高校的档案馆(室)的职责。在档案信息服务方面，高校档案馆(室)不仅成了学校党政管理、教学、科研等工作信息查考中心，而且也成了社会用人、认证单位和广大毕业生查证咨询学籍等档案信息的窗口。

综观高校档案法制和实践的发展演进历程，不难看出，随着高校档案工作的不断发展，高校档案馆(室)职能也在不断强化和拓展。其一，随着高校档案管理综合化进程的不断推进，特别是学生档案、干部人事档案的全面纳入，档案信息化建设的实施，电子档案的全面接收管理，高校档案机构的综合管理即行政管理协调职能日显突出，既有全局性的整体规划，各个层面的行政综合协调，又有全面的业务指导、监督，更有数字校园、电子政务建设中的前端控制和后台综合管理及校务公开、现行文件的及时整合等。其二，集中、综合管理全校十一乃至十二大类各类载体档案的职责使高校档案馆(室)“存史”、“资治”的两大基本职能不断强化，高校档案馆(室)愈来愈成为高校原生信息收集、保管、提供利用的中心。其三，随着广大师生和社会对高校档案利用需求的日渐增长，高校档案馆(室)服务领域不断拓展，档案信息的开发利用任务日渐繁重，档案服务快速上升为高校档案馆(室)核心职能。其四，随着高校办学历史的不断推进，高校文化积淀的不断加深，档案陈列、校史展览，校史馆的筹建、开放等愈来愈成为高校档案馆(室)的重头戏，高校档案馆(室)科学文化事业机构的特性不断彰显，高校档案馆(室)宣传教育职能必然快速拓展开来。其五，随着高校档案工作规范化、信息化、现代化、综合化管理进程的日益推进，为科学规划指导全校档案工作，不可回避有很多理论和业务问题需要研究，新时期档案理论业务研究也成为高校档案馆(室)不可忽视的职能。

以上所列职能“存史资治”是根本，“宣传教育”、“服务”是核心，“研究”、“管理”是保障，通过研究才能更科学地管理，通过科学管理才能全方位地履行各项职能，而这些最终需要与其相匹配的档案管理机构来实施。所以，“27号令”特别突出新时期高校档案馆(室)的建立健全。

2009年《安徽省高校档案管理实施办法》颁布实施以来，继安徽大学、安徽师范大学之后，安徽医科大学、铜陵学院、阜阳师范学院、滁州学院、皖西学院、安徽财经大学都已建立了处级建制的档案馆，较好地推动了高校档案工作的发展。然而全省100多所高校还有几十所符合建馆条件的大学、学院却因为机构编制限制等原因而仍然以隶属学校党政办的档案科室在履行新时期档案机构综合管理职能，严重制约了新时期高校档案工作的发展。

二、高校档案管理模式的多元化、综合化

高校管理的“十大类”档案中的党群、行政、外事、出版类档案属于文书档案范畴，按自然年度收集归档；科研、基建、设备、产品档案属于科技档案范畴，按结题或竣工年度收集归档；教学档案属于专业档案范畴，按教学年度收集归档。它们的共性在于归档是文件与档案，形成部门与档案部门的分节点，完成文件运转程序移交归档后的材料经档案部门整理、编目、上架后，内容与形式基本就以案卷为单位固定下来，剩下的就是安全保管和利用了。所以，传统纸质十大类档案管理阶段，高校档案管理一直采用的是较为单一的分阶段式管理模式：全校范围内建立档案网络，各部门配备兼职档案员，积累、整理、移交归档材料，档案馆(室)接收、整理、保管、提供利用档案。档案部门与归档部门之间的主要联系是材料形成积累、归档是否规范、齐全等方面的业务指导和监督的关系。

近年来，在高校内部体制改革中，在数字校园建设中，为进一步优化资源配置，综合、科学、安全管理学校档案资源，一些高校开始将属于人事档案范畴的职工档案、学生档案和新型载体的电子档案纳入档案馆(室)管理。笔者所在的安徽工业大学先后于2000年、2004年就将人事档案、学生档案纳入学校综合档案室管理。目前安徽省高校中还有安徽大学、安徽农业大学、宿州学院三所学校也已将学生档案纳入学校档案馆(室)管理；安徽理工大学、池州学院两所学校也将职工档案纳入学校档案馆(室)管理。安徽大学已实现档案系统和电子政务系统的对接，全面接收管理电子档案；安徽师范大学近年来每年专项投入馆藏纸质档案的数字化。综合管理学生档案、电子档案是高校及高校档案工作发展的需要和必然趋势，同时也是贯彻落实“27号令”的要核。总结交流几年来的实践经验，研究剖析学生档案、干部人事档案、电子档案特性，笔者认为相对于适用于文书、科技档案的分阶段式的档案管理模式，分工负责全程式协同管理的模式会更适合于人事档案的管理，而前端介入和控制式的管理模式会更适合于电子档案的管理。多元化的档案管理模式愈来愈成为新时期高校档案综合管理运行机制的鲜明特点。

(一)人事档案管理模式

相对于文书、科技档案，人事档案具有鲜明的特点：一是动态性强。每位职工从中学开始建档，随后档随人走，一直到死亡才转至相应单位的文书档案。前后大约六七十年，正常情况，案卷材料是在不停地增加，特别是在职人员每年都有考核、工资等方面的材料进档。所以档案部门与材料形成归口部门(组织、人事部门)，材料与案卷之间没有纵向的分节点，而是自始至终全程式的协作关系。二是机要性强。人事档案是为人事管理部门管理、任用人员提供参考和凭证的，按照国家规定人事档案必须按管理权限划分管理范围。所以，高校的科以上干部档案的收集、归档、利用、转递由组织部归口管理；一般职工档案由人事处归口管理；学生档案由学生管理部门归口管理。档案材料的出入，档案信息的查询等需要归口部门审核。所以人事档案收集、整理、鉴定、保管、提供利用等环节的工作需要档案部门与归口部门的分工协作才能完成。

鉴于此，安徽工业大学人事档案实行组织部、人事处、校综合档案室分工协作、全程式协同管理的体制。其中，组织部、人事处按照干部人事档案管理范围与干部管理权限相一致的原则，分别明确专人负责科以上干部和其他人员人事档案材料的收集、归口审核，档案转递和档案日常调阅的审批等工作；校综合档案室安排专岗专人专职，单独分室集中管理，负责业务指导和档案的整理、保管、利用等具体环节的工作。经过十四年的探索、实践、改革与完善，着实优化了资源配置，提高了学校人事档案业务管理水平，早于2005年学校人事档案管理就晋升国家一级标准。但如何有效发挥行政协调能力较弱的档案部门的业务指导、督查职能，建立人事档案稽查制度，将人事档案的审核常态化、源头化仍需继续探索和完善。

(二)学生档案管理模式

学生档案也属于人事档案的范畴，较之于职工的人事档案还有着自身的特点：一是集中、突击性。高校学生档案主要包括高中档案和大学档案，其中大学档案如学籍成绩表、毕业生登记表、报到证均等到大学生毕业离校前一周左右才填制、打印出来，而毕业生档案却要抢在毕业生离校后一周左右转递。短短的两周时间里要完成几千名毕业生档案的清点、装袋、封装、派遣，需要大量的人员集中突击才能完成任务。二是分散、复杂性。由于高中档案的转递规范缺失，机要、快递、学生自带多种方式并存，接收方有招生部门、学生管理部门、档案部门，归口不一。大学毕业生登记表一般由毕业班辅导员组织填制、收集、移交；学籍成绩表一般由教务部门组织院系教学秘书打印、盖章、移交；报到证、派遣信息却由就业指导中心提供。区区几项内容却来源、归口于全校多个部门，涉及所有院系。材料收集、整理装袋、派遣封装、机要转递等环节一般却由多个部门分工负责。另外退学、转专业、延期毕业学生档案的及时调整，未就业学生档案的缓发、寄存，遗留档案的零星调档和档案去向信息的查询等，工作任务繁重且与学生管理工作密切相关，其间的许多工作其实就是学生管理工作的范畴。

无论是集中突击还是分散复杂都意味着学生档案管理中分工协作、统筹协调的重要性。

“27号令”只是强调将学生档案纳入高校档案机构综合管理，但如何管理，目前教学主管部门、档案行政主管部门均未出台相应的管理规范和标准，只能在实践中不断探索和完善。

安徽工业大学学生档案的管理实行学生工作处(组织新生档案的收集归档)、大学生就业指导中心归口管理(组织学生档案的派遣、封装)，各学院分工负责(毕业班辅导员负责学生档案的收集、整理、装袋)，综合档案室集中保管、转递、查询的模式。宿州学院实行的是综合档案室从收集、整理、封装、转递一揽子管理的模式。前者档案部门整理等业务工作量相对要少些，效率高，而各环节、各部门之间的协调要强些，难免权责不明。后者，档案部门业务工作量大些，但权责分明。综观两种模式，各有千秋，但都牵扯、分散了档案馆(室)大量的精力，过多地承担了学生管理和服务环节的工作，过于偏移了档案馆(室)存史、资冶、档案信息开发服务的基本、核心职能。

笔者认为，学生管理部门负责组织整理、派遣、转递事宜，档案馆(室)负责接收、管理遗留档案和每年的学生档案去向信息的接收、保管和查询事宜的管理模式会更科学一些。

三、高校档案管理手段的法制化

高校档案事业经过几十年的建设和发展，已经构建了符合高校档案特点的事业体系和法规体系。从宏观规划到微观操作，从收集整理到提供利用，从分类方案到归档范围等都有着明确的规范和标准，这为高校档案规范化建设与管理创设了良好的环境。

随着馆藏的普遍快速增长(一般的大学每年都以千卷以上的速度递增)，高校档案馆(室)职能的强化和拓展，每所高校应建立健全自身的档案规范体系，既有全局性的规划，又要有具体的业务标准，更要有明确的操作规程。通过文件实施、业务培训，建立健全全校范围内的档案网络，真正实行部门立卷，有效实现从源头控制，将档案馆(室)从传帮带式的业务管理中解脱出来，科学地履行各类职能。

[1]杨冬权在全国档案局(馆)长会议上的讲话[J].中国档案，20l0(1):1．

[2]李天明.试论高校档案馆的主要功能及其实现[J].兰台世界,2006(4):17-18．

[3]赵培青.论当前档案馆的功能与定位[J].山西农业大学学报(社会科学版),2006(2):163-164．

[4]冯晓莉.浅析高校档案馆功能的拓展[J].科技与管理，2008(4):116-117．

[5]朱玉玲.论高校档案馆校史馆一体化建设[J].中国档案,2009(5):42-43．

(责任编辑 汪继友)

Study of Operational Mechanism of College Archives General Administration

WANG Xiao-qin, DUAN Jia-yin

(President Office, Anhui University of Technology, Ma’anshan 243002, Anhui, China)

Along with higher institutions’ ongoing historical revolution and expanding education scale, college archives administration has developed continuously with archive department's functions being further strengthened and enhanced, management modes being diverse and integrated, and methods being legalization.

higher institution; archive; function; management mode; management method

2015-04-16

安徽工业大学校级教学研究项目(2014jy40)

汪小琴(1969-)，女，安徽安庆人，安徽工业大学学校办公室研究馆员。

G647

A

1671-9247(2015)06-0107-03