利用Word模板及宏对工程技术长文档排版

司存友 朱寅非 罗俐雅

（1.江苏省水文水资源勘测局，江苏 南京 210029；2.南京城市职业学院，江苏 南京 210038）

0 引言

《苏北供水计量关键技术》共计12章，由十多位作者参与编写，每章近100 页，整个文档近1000 页。汇总上来的文档，排版格式五花八门，由三位工作人员采用手工方式参与第一版稿件的排版，花了近5 个工作日。整个文章编写改稿约6 次，每次排版工作量巨大，非常考验工作人员的耐心、细心和恒心。所以，采用批量格式替换操作和程序辅助排版，显得非常必要和迫切。

笔者主要针对工程技术长文档，应用Word 模板、VBA 宏、正则表达式以及高级查找和替换等技术，对文档的各级标题、正文、题注、图表等样式进行快速统一排版，极大地减轻人力劳动，提高排版的效率。

1 原稿文档格式分析

由于没有事先做好文档排版格式要求和约定，也没有进行相关Word排版培训工作，故收集上来的文稿排版格式较为混乱，特点如下：

（1）大部分章节具有大纲级别，但各大纲级别（包括各段落正文）格式不一。如：同样的大纲2 级（标题2），字体有宋体、仿宋，字号有四号、三号等；段落前后行间距不统一；多级列表编号有自动的，也有手工编制的。

（2）个别文档，没有大纲级别。完全手工进行段落层次编号，如：编号“第一章”“1.1”“1.1.1”等。

（3）图的格式不统一，有嵌入式、文字环绕式（上下型、浮于文字、四周型）等。

（4）图表的题注编号不统一，有按大纲2 级编号的，也有按大纲1 级编号的，而且基本是手工编号，不能随章节调整而自动更新。

（5）页眉、页脚格式不统一。页码格式也是各式各样，而且存在页码不连续情况。

（6）上下标问题，不少km2、m3/s中的2、3 上标格式丢失。

（7）单位问题，如：有的用中文单位厘米，有的用英文单位cm；有的用立方米，有的用m3。

（8）引用编号错误问题，由于章节调整，正文中出现“见图x.x-x”“见表x.x-x”等，与排版后的编号不一致。

（9）无用的空白行较多。

2 排版目标与方法

排版的总体目标，就是达到使收集上来的文档按所有章节的大纲1（标题1）至大纲6（标题6）、正文、图、表、公式、页眉页脚等样式进行统一编排，确保整个文章排版风格整齐、统一、规范。所有标题的多级列表编号自动化，方便章节间顺序的调整；所有图表题注规范化；排版后的主要样式具备可修改性，便于通篇文章的格式调整。

为了达到上述目标，并针对提出的问题，笔者主要采用Word 模板、VBA 宏、正则表达式、域、自定义快捷键、高级查找与替换等技术，对文档进行快速排版，最终达到通篇文档排版的规范化、自动化，提高排版效率，减轻工作人员负担。

3 模板与样式

3.1 样式含义

Word 样式是指某一段落文字的表现形式，对于VBA 宏来说就是一组参数的集合，如：字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式、制表位、段前段后行间距、各种编号格式等。一旦用户创建了某种段落样式，就可以选定某些段落使用该样式。

3.2 模板含义

Word 模板是一种特殊Word 文档，包括：各级大纲标题、正文、题注、页眉页脚、目录等各类样式的集合。除了样式之外，模板还可以包含其他元素，比如：宏、自动图文集、自定义工具栏等。自定义模板的样式可以通过文档模板管理器进行导入，并可进行增加、删除等操作。

3.3 模板的设计与定义

《苏北供水计量关键技术》是一个典型的工程技术文档，主要以文字为主，辅以一定量的图片、报表和公式等。为此建立了模板文件“模板——供水计量.dotx”，定义了排版所需的标题1 至标题6、段落正文、表内文字、图题注、表题注等样式（见图1）。样式主要包括：字体、字号、段落行间距、首行是否缩进、快捷键以及按大纲等级进行自动编号等内容。模板中的各个样式可以根据需要随时重新调整。

下面举例说明多级列表样式与标题关联的设置方法：

图1 模板样式设置

（1）多级编号设置。在【开始】→【段落】→【多级列表】中，单击【定义新的列表样式】菜单，命名多级列表样式为“样式—供水”。再点击【格式】→【编号】，设置各级编号格式，并将级别链接到相应级别的标题样式，编号和文字之间设置空格符连接。一般习惯将1 级编号设为“第一章”，2 级编号设为“1.1”等形式。可以通过勾选【正规形式编号】按钮，将其余编号改为全数字形式。

（2）标题样式设置。以标题3 为例，设置如下：在【开始】→【样式】中，点击下拉箭头出现【样式】对话框，找到“标题3”样式，右键单击【修改】进行设置。将样式名称改为“标题3，供水”，单击【格式】出现【字体】、【段落】、【快捷键】等子项，可以逐一对字体类型、字体大小、首行缩进2 个字符、段落行间距、段前是否分页、快捷键等进行一系列的格式设置。

3.4 样式管理与使用

3.4.1 样式管理

（1）样式加载和删除。单击【开发工具】中的【文档模板】按钮，出现【模板和加载项】对话框，点击【选用】按钮，加载自定义的“模板—供水计量.dotx”模板。如果模板样式发生修改，可以勾选“自动更新文档样式”，以更新当前文档相关样式。可以点击【管理器】对当前文档的样式进行添加、删除、改名等操作，也可以将模板样式覆盖到当前文档中。

（2）样式修改。在模板文档中，单击【开始】中的【样式】右下侧的下拉箭头，出现【样式】管理界面，可以对其中的任何样式通过点击鼠标右键进行修改。

3.4.2 样式使用

对于所需排版的文档，加载模板后，选中某几个段落，按相应的快捷键，可以快速设置段落样式，也可以通过VBA 宏使用样式。

4 利用模板与宏进行文档样式统一

4.1 各大纲级别和文字的排版

4.1.1 对于有大纲级别的文档

尽管这些文档具备大纲级别，但各级大纲的文字格式、段落样式却不统一。VBA 宏的代码思路，就是逐段循环，按段落大纲级别自动匹配模板中相对应的多级列表标题样式。这样既保留了大纲层次，又给相应大纲级别设置了自动多级列表编号。代码主要部分如下：

4.1.2 对于手工编号的文档

个别文档，以“第十二章”或“第12章”、“12.1”、“12.3.1”、“12.4.3.1”等形式表示段落层次，而未设置大纲（标题）级别。本文程序主要采用正则表达式技术来查找段落首句开始为“第X章”、“12.3.1”等字样的段落，并设置相应大纲级别或标题样式。

“第十二章”或“第12章”的正则表达式匹配模式为：“第［u4E00-u9FA5］+章|第d+章”。而“12.1”、“12.3.1”、“12.4.3.1”等段落层次的匹配模式为：“（d+.）{1，5}”，其 中，“d+”表示1 个数字以上，“.”表示小数点，“（d+.）”表示类似“12.1”的列表编号，“{1，5}”表示至少重复1 至5次。代码主要如下：

4.2 表和图的辅助排版

4.2.1 表题注自动编号

题注编号主要采用CaptionLabels的NumberStyle、ChapterStyleLevel 等属性值进行设置。表题注自动编号代码如下，图题注编号与下述代码类似。

4.2.2 表头首行加粗

文档中所有表头的首行加粗，主要采用Rows、Font 等属性进行设置，主要代码如下：

4.2.3 所有图片居中

尽管图片有CAD、JPG 等格式，但在Word 中VBA 却只分为两类：嵌入型（InLIneShape）和文字环绕型（Shape）。由于Shape 型图片似乎不支持居中属性，故将所有环绕型图片转嵌入型图片处理。

由于篇幅有限，表格内文字样式统一，一次性替换平方公里、立方米及上下标等代码暂略。

5 利用手工操作统一文档样式

5.1 利用“选择和替换”功能统一样式

“选择和替换”的功能是非常多的。本文排版主要用到以下功能：

（1）通过查找大纲级别，分别设置其标题样式。在【查找和替换】→【格式】→【段落】中，设置查找的段落为大纲1 级，然后按模板定义的快捷键“Ctrl+1”，这样所有大纲1 级的样式都被设置成模板中的“标题1，供水”样式。大纲2 至大纲6 以及正文段落均可以进行类似操作。

（2）批量设置嵌入式图片居中。对于嵌入式的图片，直接打开“查找和替换”对话框，先将“查找内容”设置为“^g”，然后将光标定位到“替换”的文本框中，单击“更多”按钮，此时可以看到搜索选项、格式、特殊格式等内容，从格式的下拉菜单中选择“图文框”，将水平位置设置为居中，再返回“查找和替换”对话框，单击“全部替换”按钮后即可生效。

（3）一次性修改所有图片的题注格式。先为一个图片添加题注，然后选中那个题注按“Alt+F9”，切换到域代码状态，按“Ctrl+C”复制这个域代码，包括域代码的大括号。打开查找替换框，在查找处输入“^g”、替换处输入“^&^p^c”全部替换。“Ctrl+A”全选，按“F9”刷新，然后按“Alt+F9”切换回域值状态。

（4）批量将“m3”替换为“m3”。这里采用剪贴板的方法，在【查找和替换】处输入m3，在【替换为】输入“^c”，“^c”为刚才Copy 的剪贴板内容，然后全部替换即可。“km2”改为“km2”，可以类似操作。

5.2 使用通配符统一样式

Word 只能使用部分正则表达式，本文排版中主要运用如下：

（1）将文档中所有类似5.68 厘米、25 厘米等一次性替换成5.68 cm、25 cm。在查找处输入：“（［0-9］{1，2}）厘米”，在替换处输入：“1cm”。注：必须勾选【使用通配符】按钮，下同。

（2）将手工段落层次编号替换为无。如：12.3.4.1，可在查找处输入：“［0-9］{1，2}.［0-9］{1，2}.［0-9］{1，2}.［0-9］{1，2}”，在替换处不需输任何字符。

（3）一次性删除所有连续的空白段落。在查找处输入：“（^13）1@”，在替换处输入：“^p”。

5.3 利用分节符设置页码格式

“节”是文档格式化的最大单位（排版格式范围），分节符是一个“节”的结束符号，分节符只控制它前面文字的格式。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式。

通常用分节符来设置封面、目录、正文、页面横排等分节格式控制和页脚编号格式等。双击页码，点击“链接到前一条页脚”，这样页脚编码可以重新编码或连续编码。

5.4 交叉引用

域是Word 中的一种特殊命令，它由花括号、域名（域代码）及选项开关构成。本文主要用来实现自动更新图、表、公式题注的自动编号、插入目录等功能。在图、表或标题等编号处插入书签并命名，在正文中插入交叉引用刚才的书签名。这样，“见图X.X-X”等样式，在章节段落等次序调整时，通过“F9”更新域即可实现编号的自动更新，大大节省了人工排版工作量。

5.5 主控文档与子文档

之所以要使用主控文档，主要在于主文档中进行的格式设置、修改、修订等内容都能自动同步到对应子文档中，这一点对于需要进行重复修改、拆分、合并操作特别重要。本文所涉及的子文档过多过大，通过主控文档合成后的终稿长达千页，若再进行各种排版，Word 运行和保存速度异常缓慢甚至崩溃。建议按各章节单独排版，然后利用主控文档技术进行合成。

6 结论与体会

笔者总结了对超长文档进行事后排版的经验，主要采用模板与VBA相结合的方式进行程序辅助排版，以及通过高级查找和替换功能进行一次性替换操作排版。由于模板样式的使用，能使各种样式形象可见，同时简化了大量样式、格式的程序编码工作，使程序设计更加清晰简洁。经过测试，一般100 多页的文档，程序排版仅需10 min 左右，而人工操作约需1 d 时间，大大提高了效益。

总的来说，对于超长技术文档，应事先对排版要求进行培训和约定，规划设计好各大纲级别样式、正文样式、相关图表样式，事先做好相关图、表、公式编号的标签和交叉引用等，这样可减轻通篇文档的排版工作量，也便于各章节之间相互调整。