图书馆业务外包中的风险和防范

周欣影

（林甸县图书馆 黑龙江 林甸 166300）

图书馆业务外包中的风险和防范

周欣影

（林甸县图书馆 黑龙江 林甸 166300）

随

图书馆；外包；风险和防范

目前，业务外包在我国图书馆领域逐渐得到了广泛应用，并有涵盖图书馆全部业务的发展态势。理论上，业务外包虽有助于图书馆实现业务核心化战略、降低运营成本、提高工作效率、改进服务质量，但许多业务外包案例表明其并未达到预期目标，相当比例的图书馆对业务外包持谨慎态度。近几年来，一些学者开始关注图书馆业务外包的风险及控制，但数量不多，主要侧重于图书馆具体外包业务风险的描述，较少从理论上分析风险的种类、本质及成因。本文拟在现有成果基础上，分析图书馆业务外包全过程面临的风险，并提出防范和控制风险的建议。

一、图书馆业务外包的现状

图书馆业务外包是指图书馆确定外包业务的种类、数量和质量标准后向社会招标，将业务的生产权对外承包给中标的外部团体，中标团体按照与图书馆签订的合同提供服务，图书馆按合同监督绩效并支付拨款。按照外包程度，业务外包分总体外包和部分外包。总体外包是指图书馆全部管理和服务委托给外部团体执行，部分外包则是图书馆将部分管理和服务委托给外部团体执行。我国尚未实践图书馆业务总体外包，但图书馆业务部分外包在我国已相当普遍。根据已有文献，笔者对目前实践的图书馆外包业务进行了分类，主要有以下四大类：图书馆传统业务，包括采访业务、编目业务、上架排架业务、流通业务和图书配送业务；图书馆读者服务，包括信息中介服务和部分参考咨询业务；信息系统服务，包括网站开发、硬件维护、软件开发和数据库建设；物业管理，包括环境卫生、安全保卫和设施维护。当然，实行业务外包的图书馆由于服务对象、战略目标、办馆水平以及对自身核心业务定位的差异，业务外包的广度和深度也有差异。

二、图书馆业务外包风险的防范策略

（一）减少业务外包法定程序。减少权力《寻租》，必须建立业务外包的正当法律程序。英美等国为保证政府合同外包的规范运行，都制定了政府合同的法律程序。规范图书馆业务外包程序可从四个层次进行：一是完善《政府采购法》等相关法律法规。图书馆业务外包属于政府采购服务范畴，主要受《政府采购法》和《合同法》规制，但《政府采购法》运行十余年之后，存在采购范围过窄、内控机制不健全、监督机制不完善等弊端，且至今该法《实施条例》和《实施细则》尚未出台，因此当前应根据公共财政发展和财政管理体制改革的需要，修改完善《政府采购法》，加紧出台《条例》和《细则》。二是及时单独制定政府公共服务采购规章，就服务采购范围、主体资格、外包方式、外包程序、缺陷补救、信息公开、业务监督、特定责任、业务退出等方面作出具体规定，增强服务外包的法定操作性。三是在此基础上，图书馆管理部门或图书馆行业协会应制定《图书馆业务外包管理办法》，使业务外包做到有章可循、操作规范：在外包决策阶段，应把读者和馆内员工参与、专家论证、风险评估、合法性审查和集体讨论作为服务外包决策的必经程序；在招标阶段，对图书馆外包业务种类、外包方式、申请步骤、申请人资质等相关信息都应以公告形式及时向社会发布，做到公开透明；在外包履行过程中，也应将监管信息及时向社会公开。四是图书馆行业特点鲜明，业务流程、业务内容基本相同，图书馆学会组织可以根据行业特征，统一制定图书馆业务的质量标准，为业务外包提供质量规范。

（二）制定合理的外包策略。首先，外包业务种类的选择应从本馆实际出发。图书馆类型、层次和规模不同，面临的经济、社会、文化环境和本馆资源的约束条件不同，外包业务的种类也不相同。另外，要综合考虑成本、技术和业务本身性质几个因素。从成本来看，业务外包应有成本优势，否则就应自我生产；从技术上看，所需技术成熟的业务适宜外包；从业务本身性质来看，非核心业务适宜外包，核心业务是否外包，应根据具体情况分析。其次，应根据业务性质和本馆实际情况选择合适的外包形式。如果外包的业务为辅助业务，如图书馆物业管理、图书加工和图书编目等，可选择独立式外包，即由外包企业独立完成所承包业务。如果外包业务属核心业务，关系到图书馆的核心和可持续竞争力，但技术性较强，图书馆又难以独立完成，如图书馆系统设计或软件研发、信息资源数字化和网络化建设和读者活动，可选择合作式外包，即由外包企业和图书馆合作完成外包业务。综合考虑上述两个方面，如果属图书馆非核心业务，在成熟技术条件下，具有成本优势的业务最适宜独立式外包，不具有成本优势的业务应自我提供；在非成熟技术条件下（图书馆此类业务极少），具有成本优势的业务宜采取合作式外包，不具有成本优势的业务可以自我提供，或采取合作式外包。如果属图书馆核心业务，在成熟技术条件下，具有成本优势的业务可采取独立或合作式外包，不具有成本优势的业务应自我提供，或在特殊情况下采取外包形式（如弥补短期内人手不足）；在非成熟技术条件下，具有成本优势的业务宜自我提供或采取合作式外包，不具有成本优势的业务应自我提供。再次，为防范垄断风险，要千方百计维护和增进供应商市场竞争。为此，需要在合同竞标过程中通过公开信息发布或主动的市场考察吸引和搜寻潜在的外包企业；在允许的情况下，可把一项业务分解成多个小型业务的方式，增进外包企业之间的竞争。另外，图书馆应掌握外包合同的主动权和灵活性，使外包业务种类、外包形式、外包期限能随着图书馆工作的变化、外包市场的变化和外包质量的优劣及时做出调整。

1.莫振轩.论图书馆业务外包的风险控制[J].图书馆论坛.2005(03)

2.冯润玲.图书馆业务外包评估探讨[J].情报杂志.2007(07)

3.戴湘宁.谈图书馆业务外包的风险防范[J].鸡西大学学报.2009(02)

4.肖芬玲.试论图书馆业务外包的监督管理[J].中国高新技术企业.2010(07)