规范基层电大学籍档案管理的对策思考

金育文

（福建省泉州市机关干部文化学校 福建 泉州 362000）

规范基层电大学籍档案管理的对策思考

金育文

（福建省泉州市机关干部文化学校 福建 泉州 362000）

本文对当前学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，认为应从加强队伍建设、建立健全规章制度、加强信息化建设、建立奖惩机制等方面规范学籍档案管理工作。

基层电大；学籍档案；管理；问题；对策

建立完整的学生学籍档案，规范基层电大学籍档案管理工作，对于推进电大教学改革、增强电大办学的竞争力、提高电大教育质量和办学水平、提升电大学生就业能力、促进电大教育事业持续健康稳定发展具有特别重要的现实意义。为适应社会和学生对学籍档案管理工作的新要求、新期待，有必要对当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，研究学籍档案规范化管理的对策和思路。

一、当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题

（一）学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。

（二）学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少；二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少；三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少；四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。

（三）归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准；二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性；三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别；四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。

二、存在上述问题的原因分析

（一）档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓；二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及；三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。

（二）学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。

（三）学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。

三、规范学籍档案管理的对策思考

（一）提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至关重要。要加强学籍档案管理工作的组织领导，将其纳入学校教务整体发展规划，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。同时要加强学籍档案管理人员的队伍建设，将计算机操作能力强、协作精神好、吃苦耐劳、具有档案和管理专业知识的人员调整充实到学籍档案管理岗位，优化档案管理人员配置，建立一支知识结构合理并相对稳定的专业化队伍。

（二）建立健全规章制度，推动档案管理工作制度化。要根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合工作实际，建立和完善学籍档案管理规章制度，包括学籍档案管理实施办法、学籍管理人员岗位责任制、学籍档案室管理规定和学籍档案材料收集、整理、归档工作规范等学籍档案管理制度，使学籍管理工作有章可循、有据可依，努力做到学籍注册规范化、成绩管理档案规范化、毕业办证手续规范化和学籍档案资料的收集、整理、归档规范化。

（三）加强学籍档案管理信息化建设，坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。设计、开发和优化学籍档案管理系统，建立学籍档案数据库，利用计算机数据准确、方便快捷的优势，对学生的录取名册、学籍表、成绩表、学籍变更等情况进行及时记录更正，确保学籍档案的齐全、完整和真实有效，并实现学籍档案信息资源共享。同时，鉴于纸质学籍档案和电子学籍档案各有其优、缺点，应坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。纸质学籍档案便于长期永久保存，具有法律凭证作用，但查找、利用较为不便；电子学籍档案便于检索和利用，但法律凭证作用存在争议，永久保存的难题有待解决。因此，在加强电子学籍档案管理的同时，也要重视收集具有法律效力及原始凭证性质的纸质学籍档案，并通过高速扫描、数码成像、大容量存储和数据库等技术，将纸质档案的内容完整储存在学籍档案管理信息系统中。

（四）建立学籍档案管理奖惩机制，推动档案管理工作的规范化。为体现学籍档案管理工作的严肃性，确保学籍档案管理的规范化，实行学籍档案管理的奖惩机制尤为必要。首先要制定一套量化的学籍档案管理追责细则，明确追责对象和追责措施，合理确定责任大小，保证追责工作顺利开展。同时要通过建立学籍档案管理激励机制树立典型，表彰先进，激发管理人员的责任意识和服务精神，提高学籍档案管理水平。

总之，学籍档案管理工作无小事，需要在实践中不断探索和完善。学籍档案管理单位和人员应该始终把握为学生负责、为学生服务的方向，从强化队伍建设和建章立制入手，切实加强学籍档案的信息化管理，建立健全学籍档案管理奖惩机制，持续推动学籍档案管理工作的规范化。

1.何荣泉：《浅谈新时期电大学籍档案管理》，载《中山大学学报论丛》2005年第25卷第5期，第110-113页。

2.陈长林：《新形势下高校学籍档案管理中存在的问题与研究对策》，载《延边党校学报》2013年12月第29卷第6期，第127-129页。

3.刘家栋：《实现高校学籍档案管理科学化的途径探讨》，载《商丘师范学院学报》2010年5月第26卷第5期，第139-141页。

4.陈巧凡：《电大学籍档案管理存在的问题与对策》，载《内蒙古电大学刊》2005年第4期，第70-72页。

5.李厉琳：《电大学籍档案管理存在的问题与对策》，载《黑龙江生态工程职业学院学报》2013年5月第26卷第3期，第134-136页。

金育文，女（1970年9月）回族，泉州市鲤城区人，职称：助理馆员。