针对乡镇政府档案管理问题的研究

赵继军

（依安县红星乡政府 黑龙江 依安 161506）

针对乡镇政府档案管理问题的研究

赵继军

（依安县红星乡政府 黑龙江 依安 161506）

城乡一体化进程的不断加快，乡镇经济有了大幅度的发展，乡镇政府档案管理工作遇到了诸多的问题。本文就乡镇政府档案管理存在的问题进行了重点分析，并针对性的提出了相关的解决措施，旨在为乡镇政府档案管理工作提出一些个性化的建议。

乡镇政府；档案管理；研究

一、乡镇政府档案管理存在的问题

1、档案管理工作意识不强

由于我国档案管理工作的起步较晚，发展速度较慢，领导阶层将精力集中在经济建设方面，忽视了对档案管理工作的重视，对档案管理工作带来的效益认识不到位，主要体现在两个方面:一是他们认为乡镇政府主要围绕经济、社会保障等工作，档案管理是乡镇政府附带工作，与主体工作的关系不大，乡镇政府只需负责配合上级档案管理部门的工作，有的乡镇甚至把档案管理工作作为一种负担，不予重视，应付交差;二是他们把乡镇政府档案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一项无需专业知识和技能的简单工作，从而只需指定工作能力一般的员工负责即可，有些甚至没有指派专人负责，而是采取临时负责的形式。

2、档案收集工作不到位

首先，乡镇政府的档案管理人员对于档案管理工作的重视不够，对于档案的收集和整理工作缺乏科学性和系统性，档案存放杂乱无章，很容易出现丢失、乱摆乱放的现象，降低了档案保存的完整性，同时也降低了档案的利用率。其次，缺乏健全、完整的档案管理制度，缺乏规章制度的约束和规范，很难保证档案工作的合理化开展，从而造成档案丢失、不完整现象的出现。第三，乡镇政府工作人员对于档案管理存档的意识不强，很多资料没有及时交给档案管理人员，对一些重要的会议记录及资料没有进行完整的保存，久而久之造成资源的丢失，从而降低了乡镇政府档案资料的系统性和完整性。

3、档案管理制度不健全

由于乡镇政府主要职能是服务于地方经济，因此，乡镇档案管理往往被认为是处于次要地位的“后勤工作”，乡镇政府往往缺乏一套长期、规范的档案管理制度，档案管理往往具有很大的随意性。一般表现为人员配备不齐，管理制度空白，奖惩机制缺失，档案管理工作效率低下，即使部分乡镇有相应的档案管理制度，但这些制度也更多地注重外部层面的指示和要求，忽视了对乡镇政府档案管理工作的实际需求，从而降低了乡镇政府档案管理的服务功能。

4、档案管理人员业务素质有待提高

乡镇政府的档案管理人员一般是由党政办公室秘书兼任，或者为了应付检查而临时指定的，不管是哪一类，他们都是兼职性质的，他们的主要工作不是档案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏档案管理专业知识，缺少档案管理工作热情，不熟悉档案管理业务，对乡镇档案的收集、归类与整理等较为随意。即使有部分乡镇档案管理人员是专职的，一般情况下也是由年龄较大、文化技术水平较低的人员担任，这部分人员一方面思想保守，对现代化的档案管理模式无法适应，另一方面，他们接受新理念、新技术的能力较弱，在工作中不能熟练地运用现代化的信息技术手段对乡镇政府档案资料进行加工、管理和查询，从而制约了新的管理手段和技术在乡镇政府档案管理工作中的推广和普及。

二、加强乡镇档案管理工作的措施

1、加强档案宣传教育工作

加强档案管理的宣传教育工作，是提高乡镇政府档案保存完整性的重要条件。组织政府工作人员学习相关的档案法律、法规，使工作人员都能够意识到档案管理工作的重要意义，积极的配合档案管理人员进行日常的档案收集、归档工作。搭建良好的交流平台，使档案管理人员之间进行积极的沟通与交流，提高自身的业务水平和道德素养，提高档案的利用率。另外，加强对群众的宣传教育工作，使广大乡镇农民意识到档案在解决土地问题、农民权益等方面有积极的作用，提高人民群众对于档案的认识和重视程度，提高档案保存的完整性。

2、做好档案管理工作

首先，档案管理人员要加强日常的风险防范意识，确保档案收集、存档等环节的安全性，提高安全意识。第二，建立完善的档案管理制度，规范档案管理人员的日常工作行为，领导阶层应加强对档案管理工作的监督检查，指派专人进行监管，对借阅、归档等环节的手续进行定期、不定期的检查，坚决杜绝档案丢失、损坏等现象的出现。三是，要加强日常内部管理，确保档案室安全。档案室是档案安全管理的重要阵地，要积极采取措施，安装好防火、防盗设备，加强对消防和供水、供电线路的管理，确保档案室安全。乡镇档案员要对档案的数量、质量、霉变等情况经常进行抽样检查，把安全管理责任制落到实处，确保档案绝对安全。四是，要加强学习，不断提高综合素质。乡镇档案员要有过硬的政治素质，娴熟的业务技能和扎实的工作作风。

3、提高档案服务能力

档案服务是档案工作的重要目的。随着经济和社会的快速发展，乡镇档案利用日趋社会化、多样化、平民化，档案的公众服务面和服务需求日益凸显。因此要不断改进档案服务工作，提高服务能力，切实增强档案为经济社会服务的功能。一是，要不断明确服务方向。档案管理人员要对档案服务功能有更加全面的认识，既要为党委和政府服务，也要为农村和农民服务。要主动提供档案信息，明确服务方向。要掌握服务需求，积极主动开发档案信息资源，定向提供专题服务，真正把群众对档案的需求作为服务的方向。二是，要不断拓展服务领域。随着我国经济和社会建设的不断发展，乡镇档案工作在做好原有领域建档服务的同时，积极做好新的领域的建档服务。一方面，要重视现有档案中的民生档案资源的整合与开发，综合利用好现有的户籍档案、婚姻档案、土地承包档案、林权档案、计生档案、综治档案等。另一方面，要进一步拓展民生档案的服务领域，切实做好近几年新形成的新型合作医疗档案，土地流转档案，民营企业档案，农技推广档案，村级财务档案等事关人民群众生产生活的民生档案，作为服务平台，进行科学整合开发利用，为人民群众利用档案提供实实在在的服务。

4、加强档案工作领导

“乡镇党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题。”同时适当加大对档案事业建设的经费投入，将档案经费开支列入乡镇财政预算，完善考核激励机制，把档案事业建设纳入乡镇社会发展目标来进行评价考核，为乡镇档案事业又好、又快发展提供必要的保障。

[1]李静.政府档案信息资源管理研究[J].办公室业务.2014(13)

[2]李吉阳.浅谈政府档案的更新换代[J].办公室业务.2014(13)

[3]杨延荣.基于人力资源管理视角的档案管理探讨[J].中国商贸.2013(31)