提高档案管理科学化水平的路径选择

孙佳音

（哈尔滨市房地产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

提高档案管理科学化水平的路径选择

孙佳音

（哈尔滨市房地产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着经济和科技的发展，我国的各项事业发展的速度也在不断的加快，要做好档案管理必须将信息技术引入进来，利用信息技术实现档案管理的现代化。而信息化的来临，既为档案管理工作带来了新的思路和方法，也提出了新的要求。如何加强档案管理科学化水平，使档案管理工作与社会发展同步，实现信息资源共享，提高档案信息利用率成为当前档案管理工作者的重要课题之一。本文通过分析档案现代化过程中存在的问题，从提高档案管理科学化水平的重要性认识，探讨如何提高档案管理科学化水平的路径方法选择。

档案；管理；科学化；路径

档案管理就是通过对实体或电子资料与信息实行统一管理与利用，使用户能够按需求查询，满足工作、生活、学习的需要。当前，信息化时代的来临，电子文件应用的增多，网络信息技术在各行各业得到广泛应用，在为档案管理带来了新的思路与新方法，也为档案管理工作提出了新的要求。提高档案管理科学化水平受到越来越广泛的关注，也成为当前档案管理工作者面临的重要课题之一。

一、档案管理现代化过程中存在的一些问题

当前我国已进入知识经济时代，档案管理工作必须紧跟时代的发展，以满足用户需求为中心，提高管理科学化的水平，但不可否认，我国档案管理工作仍存在一定问题。

（一）档案管理的标准化程度非常低

档案管理实现现代化的一个重要条件便是档案工作标准化的实现。我国在进行档案管理的时候，其体系比较的复杂，管理也比较的分散，并且由于历史等方面的原因在进行档案管理的时候各个单位都各自为政，管理的水平差别也比较的大。部分企业档案管理片面重视人员信息备案管理，而对科研实验记录管理，具有实用价值的会议及讨论记录等信息归档等没有重视起来，且时间越长，档案资料越多，一些跨期较长的项目资料存档上就可能发生归档资料信息不全等问题，许多富有价值的档案信息资料没有有效存档并加以利用。另外，现在研究出来的软件没有统一的标准，这也导致了档案管理的标准化程度比较的差，数据也不够完整，这对档案管理现代化的实现是非常不利的，这种情况也会导致档案管理低水平以及重复建设的情况不断地出现，档案管理现代化水平提高非常的缓慢。

（二）档案管理人员的素质比较低下

部分档案管理人员没有进行过系统的档案管理相关知识的学习，对档案管理工作缺乏概念，仅凭个人主观意愿加以管理，尤其是现代档案管理方法，科学管理方式等方面认识不清；部分档案管理机构管理人员对档案管理工作缺乏足够的重视程度，使档案管理水平处于落后的水平。档案管理现代化的实现是离不开现代化设备的，而在使用现代化设备的时候，相关的人员素质必须比较高，并且观念比较新。只有档案管理人员的技术水平以及知识层次都比较高，在进行档案现代化管理的时候，效果才会比较明显。但是就目前而言，很多从事档案管理的工作人员，在进行档案管理的时候采用的依旧是以往落后的知识和方法，这些人员也不具有先进的管理知识，自身的技能水平也比较差，无法满足现代化操作的需要。

（三）档案管理方式落后，缺乏创新性

当前，多数档案管理机构仍采用传统纸质文件管理方式，档案目录也采取纸质文件形式，这为信息检索带来一定困难，导致多很有价值的资料很难被主动发现，并加以有效利用；在管理方式上，还存在手段繁琐，效率低下等问题，难以实现资料共享。

（四）档案管理投入无法满足现代化管理需要

在进行档案管理现代化的过程中，最大的问题便是经费比较少。而经费投入的多少是由领导对档案管理现代化的认识决定的。现在很多单位的领导对档案管理的重要性认识都不足，投入的资金也比较少，这些资金根本不足以购买那些现代化的设备。特别是一些基层单位，进行档案室建设的时候，条件比较差，安全设施也不够到位，档案室的建设本身便不够规范和标准，而档案室建设的自动化和数字化更是不可能的事情，这也给档案管理现代化发展造成了不良影响。

二、提高档案管理科学化水平的必要性和重要性

档案资料包含了大量的信息，以企业档案为例，档案管理包含了企业内部的人事信息及人才储备信息，还包括重要的会议及谈话记录，这些都对企业未来发展起着重要的作用，是企业从事各项管理工作的基础。如通过决策者制定决策时所采取的方案资料等，可以了解企业的经营状况，可明确企业未来发展方向；再如企业人事档案，是企业用人、留人、提升人的依据；企业的财务信息可以为企业下一年度的发展作财务预算提供依据。

思想决定行动，要提高档案管理科学化水平，必须从档案管理负责人开始，从思想上提高对档案管理工作重要性的认识，通过不断的学习，提高档案管理科学化对档案工作的重要性的认识。档案管理工作者要从新的思维重视审视当前档案管理工作理念，采用科学发展观，以此为指导改进档案管理中存在的不足之处；建立档案管理服务意识，档案管理工作不仅是资料整理与归档的地方，更是一项服务性的工作，要切实作好档案管理服务的主动性与预见性，加强档案管理人员对当前社会发展、经济形式的认识，全面了解用户需求，才能更有针对性地为用户提供服务；落实档案管理工作的安全意识，确保档案信息公共化但不受侵害，不断提高档案管理信息的安全性与完整性；建立档案管理责任制，要求各档案管理部门明确自己的分工与任务，结合自身特点，完善岗位工作职责，以部室主任为领导，各部门采取专人专管的形式，责任到人，确保档案管理工作切实落实到位。

三、提高档案管理科学化水平的路径探讨

（一）重视档案管理的规范化和标准化建设

在进行档案管理实践的时候，想要真正地确保档案工作标准化的实现，必须根据需要制定一系列的实施标准，确保档案管理的秩序以及效益能够达到最佳。这是档案管理现代化实现的一个重要手段和前提，若是在进行档案管理的时候仅仅有技术方面的保证，专业化以及标准化的程度不够，那么档案管理的质量以及速度便很难真正的提高，所以在进行档案管理现代化的过程中，必须先进行档案管理标准化以及规范化的建设，这样才能给档案管理现代化奠定一个好的基础。

（二）提高档案管理人员的素质与能力

人是档案管理工作的主要实施者与参与者，人员素质的高低与档案管理工作的科学化水平有着密切的关系，因此，现阶段，要想提高档案管理工作的科学化水平，必须做好人员水平的提升。一方面，可吸引专业的档案管理工作者加入，加强人才队伍建设，使人才结构更为合理。另一方面，通过对现有人才进行培训、外派学习、在职学习及对外交流等方式，全面提升人才的专业知识水平及技能水平。培训内容不仅涉及档案管理相关业务知识，还应开展包括相关法律法规、行业标准、当前经济形式在内的其他知识，以丰富并全面提高档案管理人员知识面与技术水平。加强人员考核管理制度，使档案管理人员工作按规范操作，保持严谨有序的工作态度，及时归档，确保资料全面且完整。

（三）加强基础建设，提高管理水平

提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容，采用现代档案网络化管理手段，使其更具科学化水平。

加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，保障档案管理。

（四）强化管理意识，加大对档案管理现代化的投入

想要真正实现档案管理现代化，必须将大量的资金以及先进设备投入进来。各级领导也必须真正地意识到档案管理的地位和重要性，积极推动档案管理现代化地进行。加大对档案管理现代化资金、设备方面的投入，在进行档案室设置的时候，必须做好通风、采光、安全以及防潮方面的措施，根据实际的需要还可以将电脑、监视设备、空调等设备运用进来，这样不但能保证档案的安全，还能确保不出现资料丢失的情况。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强，在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益。

总之，在新的时期，做好档案管理现代化建设是档案管理发展的必然，我们在推动档案管理现代化建设的时候，必须真正地认识到其中存在的问题，从思想、人员素质、管理基础建设等方式，深入研究社会经济发展水平与用户的实际需求，采取切实有效的方式提高档案管理的科学化水平，提高档案管理的质量。

1、韩文琳.对提高档案管理工作科学化水平的思考.[J].吉林工程技术师范学院学报

2、陈冬菊.论如何实现档案管理现代化.[J].华章.2013（19）

3、王利超.论电子信息技术在档案管理中的应用.[J].现代商贸工业.2010，11:52-54

4、史辉情.提高档案管理科学化水平的路径选择.[J].建材与装饰.2012，8:106-109

孙佳音，女，2008年9月至今就职于哈尔滨市房地产交易中心，毕业于哈尔滨工业大学，硕士学历。