新形势下高校科研档案建设和管理创新

倪文豪

（山东建筑大学 山东 济南 250101）

新形势下高校科研档案建设和管理创新

倪文豪

（山东建筑大学 山东 济南 250101）

本文对当前高校科研管理部门在科研档案建设存在的现状进行了分析，针对目前高校科研管理过程中科研档案建设存在的主要问题，提出了高校科研管理部门加强科研档案规范化建设、创新科研档案管理的建议。

高校；科研档案；创新

一、高校科研档案的规范化建设

科研档案主要指科技工作者在科技创新活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件资料或实物，主要包括文字资料、图表（纸）、数据等，科研档案能完整地展现一个单位每一个科研项目从科研准备、科学研究实验、总结鉴定、社会评价、成果奖励及推广应用全过程的各类材料。科研档案建设是高校科研管理部门的重要内容之一，将其纳入到高校科研管理的日常性工作并进行规划化建设越来越成为高等学校科研管理水平的重要前提。

科研档案的规范化建设主要包括管理规范和内容规范。管理规范是指有专门人员进行管理，建设要有档案形成、积累和归档的规范程序，规划化建设要纳入学校工作计划，科学管理业绩要与岗位职责考核相关联；内容规范是指从项目申报到研究过程中形成各种原始记录、实验数据到鉴定验收的各类总结，到成果的形成、奖励申报材料以及推广应用过程中设计文件、合同、用户反馈、市场调查等，缺少任何一个环节都会影响科研档案的完整性。

科研档案不仅仅是高校科研活动的历史记录，还是对科技工作者科研创新活动评价的重要客观依据，是科技评价的重要指标，是对学校科研活动总结规划的重要参考，是高校服务于地方和社会经济活动重要源泉，另外，对科研档案的科学化、规范化建设也是对高校科研管理部门科研管理规划化的重要体现。重视科研档案的管理和应用，加强科研档案的规范化、科学化建设对提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研项目价值、提高科学研究水平将起到重要作用。

二、目前高校科研档案建设存在问题

1.收集不全

据了解，对科研档案的建设最大问题就是收集不全，体现在以下几个方面：一是项目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特别是一些历史档案，残缺不全；二是科技人员对档案意识不高，不知道科研档案的价值，不知道存留一些科技资料，特别是信息类的东西；三是类别不全，成果材料有，项目材料没有；成功的经验有，失败的教训没有；纸质的有，实验数据却没有；图纸有，实物没有；缺少对科研档案建设的顶层规划，没有建立科研档案收集体系。

2.管理不善

科研档案建设的重点实际不在收集，而在管理。管理的难点不在资金，而在人员。科研档案收集上来，如何管理？没有科研档案的管理体系建设，没有科研档案人员培养计划，没有对科研档案进行分类而仅仅是档案的存放，等于前功尽弃。

3.利用率低

科研档案有价值不在于管理，而是如何利用。高校目前对科研档案建设普遍还停留在收集和整理上，而对于科研档案的后期利用还没有做更多的工作，对科研档案的利用还仅仅是资料的查询，对成果的推广和科研经验有分享方面还是零。所以，加强科研档案利用是科研档案建设的根本所在，也是建设科研档案管理体系的目的所在。

三、规范化建设对管理人员素质的新要求

高校档案管理队伍建设往往不会提上学校重点建设的任务单上，管理队伍呈现“三低一高”现象。即学历低、管理能力低、工作效率低、平均年龄高。高校档案室不是年轻人愿意去的地方，档案管理人员始终处于被安排的地步。现代高水平大学建设要求对高校的每个岗位都提出新的要求。

1.管理能力

人事档案、公文档案、建筑档案等其他档案的价值在于查询，重点中在于收集，档案材料要完整、齐全，而科研档案不同于它们，不是的收集、保管和查询，科研档案的价值体现在于使用，在收集、整理有过程中，要求管理人员要从繁多的科研档案中发现有价值的成果进行重点的管理和推介，在后期的科研或成果应用中发挥更大的作用。这就要求管理人员不仅要有将科研档案收集起来，还要在档案管理过程中对科研档案进行鉴别和分类管理，甚至于对科研档案为外部所用。

2.新技术应用能力

目前，科研档案不再只有纸质材料，而是有数字的、影像的、实物的等多种形式，存放条件也不再是简单的橱柜而要自动化管理、信息化管理、安全化管理，大批的新型的设备或安全装置投入使用，以传统的老弱病残来管理档案已远不能适应现代信息社会对档案管理的需要，更不用说，存在的本身就是高科技价值含量的科研档案。

3.沟通能力

科研档案在高校档案工作中应当占据相当重要的一部分，但很多高校却都存在收集不全、管理不善、利用率低等诸类问题，这些问题的存在相当程度上是因为管理人员沟通能力不够造成的。一是科技人员对科研档案的重视程度不够，对科研档案管理支持不够；二是科研档案工作历史欠账太多，大量基础性工作需要去协调、去沟通；三是科研档案的使用需要管理人员与产学研单位进行沟通联系。科研档案管理人员面对的不再是没有生命有一堆资料，而是有价值、有生命，可以指导科技工作者创新，可以产生经济价值和效益的宝贵财富。

4.专业能力

高校科研档案一定程度上代表了一个学校的研究水平和能力，是学校各个专业、团队、研究方向的科研档案信息的总和。管理人员不仅要有档案管理方面的能力和水平，还要具备一定的专业识别能力，能够对收集上来的各专业的科研档案进行初步的甄别，对其科技价值、保管需求要有识别能力。否则，会严重影响科研档案的利用价值，而这种影响却又是隐性的。

四、高校科研档案管理新模式

随着时代的发展，科研档案管理人员的观念也要与时俱进，科研档案要转化为科研信息，档案的查询、利用将转化为信息的交流，交流在场所也不再局限于档案室，而是网络化的、可远程的。所以信息的真实性、内容的完整性，管理方式的多样性对科研档案规范化建设至关重要，是科研档案形成、后期的利用的重要基础和前提。

1.加强科研档案的现代化管理水平

科研档案的现代化管理将促进科研管理水平的提高，计算机技术应用和网络化管理用为现阶段主要管理手段，也要快速地应用到科研档案的管理中去。新技术的应用拓宽了信息交换的渠道，缩短了信息交换的时间，科研档案的管理要顺应时代的要求，提高科研档案的电子化水平，通过网络为远程查询和利用科研档案提供了有利条件。

加强现代化管理水平需要高校加大资金投入，增加硬件建设，开发或购置科研档案管理系统，将收集整理的科研档案转化为电子化资料分类存放，并为广大科技工作者和决策者提供网上查询服务。

2.不断拓展科研档案服务的方式和途径

首先，科研档案服务要走出档案室面向广大科技工作者、走向社会。科研档案不再是一个单位的档案，要围绕社会需求展开科研服务，无论是管理人员的思想观念和认识，还是利用方式和服务手段都应社会化，也只这样，才能充分发挥科研档案的价值，才能走出阴暗的档案室，走到阳光下面去。如举办科研成果展、学校科研历程展，召开不定期的科研信息新闻发布会、信息交流会，举办科研档案建设的讨论会、座谈会、知识讲座等，使科研档案的利用工作和利用方式更贴近科技工作者，更贴近社会，更符合广大师生的要求，甚至走出校园，实现科研档案服务的社会化服务。

其次，实现科研档案服务的网络化。通过实现科研档案的数字化，开启科研档案服务的网络窗口，管理人员要尽快掌握先进的科技手段，介入网络服务领域。如实现科研档案信息的网上传送和查阅，实现科研成果的网上推介，建立与科技工作者的网上交流窗口等等，让广大科技工作者真正体会到科研档案的真实存在，改善档案管理的传统印象，用科技的手段，以科研档案服务为先导，树立档案服务的新形象。

第三，建设科技服务的新基地。科研档案要加强网站建设，开展科技信息服务、科技信息咨询和科技开发服务，让科研档案室成为科技信息基地，成为科技信息资源的交换中心，让科研档案成为宣传教育中心，建设成为科普基地，向广大师生介绍科技工作者取得科研成果，将科研档案室成为培养科研人才的重要环节，成为学校人才培养的“第二课堂”。

综上所述，高校科研档案规范化建设需要管理人员不断提高自身素质，锐意进取，努力提高科研档案软、硬件建设，不断拓展科研档案的服务新渠道、新方式，让我们的科研档案展现新的活力，开启科研档案服务的新局面。科研档案的规范化建设不仅是科研管理水平的体现，也是高校在新的机遇和挑战面前对科研档案建设的提出的更高更深层次的要求。

1.吴雪华;如何加强高校科研档案管理工作[J];玉林师范学院学报;2003年02期

2.王莉;新时期高校档案收集工作对策研究[J];镇江高专学报;2004年02期