档案工作的创新与实践

苏海青

（山东威海经济技术开发区档案馆 山东 威海 264205）

档案工作的创新与实践

苏海青

（山东威海经济技术开发区档案馆 山东 威海 264205）

本文结合工作实际及档案管理的现状，论述了威海经济技术开发区档案馆在档案管理工作方面的创新及取得的实效。

档案创新；档案管理

随着社会迅速发展，科学技术的进步，档案管理的发展面临着空前的机遇和严峻的挑战。规范化，科学化，现代化，标准化对档案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。威海经济技术开发区档案馆结合档案管理工作的实际,在创新方面进行了积极探索和实践，取得了一些成果，使档案工作的地位不断提高，作用和影响不断扩大。

一、联系实际，开创档案管理的新途径

（一）自行设计与开发

“影像档案数字化管理系统”威海经济技术开发区是1992年建区，2006年以前的影像资料都是纸质版的，很多记录城乡面貌、自然地貌、居民生活、民俗文化、文物古迹、著名人物和重大活动等影像资料面临着抢救，而且许多的资料还分散在各个部门及个人等处，为了使影像资料能有一个系统，完整的平台，档案馆人员配合正在建设的数字化档案馆工作，自行设计建立了威海经济技术开发区影像数字化管理系统，广泛收集图片，并且进行数字化。全区各部门、镇，街等对产生的影像及时上传，由档案馆管理人员审核后入库。有局域网的可以根据需要按图片、视频的分类多机浏览查看。其中图片资料分为3级：缩略、中图、详图。缩图用于检索，中图用于查看，详图用于打印、印刷等。视频详情页面可以在线播放。系统利用数据备份机制，确保所有影像资料更加安全可靠此。此项工作已经系统化、常态化。

1、系统及时挽救了历史资料2011年始，档案馆了解到大量记录了建区以来全区上下锐意进取、开拓创新的历史图片和视频资料由于保存条件的限制，大部分纸质照片已不同程度受损，出现吸潮、粘结、褪色、变黄等现象，有些底片已无法冲洗。很多资料已属孤本，随着时间推移，损坏程度将加大，加工整理将更加困难。抢救工作必须争分夺秒,如果贻误时机,将造成重大的经济损失和严重的社会影响。档案馆未雨绸缪,做足准备,在其他部门单位的配合的帮助下，收集和征集纸质图片5万余张及录相2000多分钟。通过数字化及时上传影像档案数字化管理系统，抢救性地保护了区历史资料，使影像档案得以“传承”。

2、系统开创了新的存储模式此项管理系统是档案馆自行设计并联合力丰电脑有限公司开发的一套高性能支撑系统。档案馆对建区以来的产生的纸质图片及底版片进行了扫描，并对扫描后的图片和2006年后电子版图片，进行了精心删选，并分类处理。按照安全、科学和适用的原则，建立起了完善的影像档案数字化管理系统，实现了影像资料统一管理。

3、系统具有先进性与服务性2012年3月，威海经济技术开发区影像数字化管理系统在区管委内部局域网正式启动运行，通过方便快捷的档案信息网络实现档案信息资源共享。通过该系统，根据权限，用户既可便捷准确地组合查询现存图片和视频，也可根据需要多机浏览查看，为广大干部群众提供更加方便、快捷、准确地资料查询服务。

（二）影像档案数字化系统的业务流程

影像档案数字化管理的实施离不开系统的构建，档案馆人员针对本地区影像分布情况，结合实际自行设计，并通过专业影像档案数字化管理软件，将所有影像资料集中管理，采用数据库的方式，对于每个影像文件赋予属性，按照部门、时间、地点、人物、事件以及其他特定说明，通过组合查询，快速、精确地定位到需要查找的资料。

1、高性能支撑系统。系统处理流程：数据采集→数据录入→数据审核→信息管理→数据备份→信息安全→信息服务。①通过连接磁盘阵列，提高系统的存储容量。磁盘阵列具有可扩展性，可在线扩容。②系统具有高可靠性。采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上全冗余设计，不存在单点故障。③系统应具有很好的性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，不同厂家产品之间能够互联。存储产品采用基于浏览器的图形管理界面，维护简单。

2、开放局域网，实现档案信息资源共享。按照安全、科学和适用的原则，分步骤建立完善的内部局域网，积极参与政府上网工程，通过方便快捷的档案信息网络实现档案信息资源共享。密切档案馆与机关各部门、镇办及社会的联系，使档案局域网成为我区宣传档案工作、服务全区经济、社会发展的重要窗口。

3、资料上传。档案馆对各部门上传到系统的影像资料会检查、审核，然后入库，入库后的影像资料，除档案管理人员外，其他任何人都无权做改动。

4、权限（浏览）的分配。系统可分别定义用户权限，一般情况下用户分三大类，即系统管理用户、领导级用户和部门级用户及浏览级用户。系统管理用户（档案馆人员）负责系统整体数据备份，日常维护，系统模块设置、用户定义及用户权限设置等；领导级用户(工委、管委领导)可以对影像档案随时浏览、下载、打印等；部门级用户只能负责本单位影像的录入、统计、检索，每个部门分配两个帐户，其中一个帐户固定专人的操作，负责自己部门社会记忆工程图片及与业务有关的影像的上传，修改等，并可以实时下载、打印等功能，另外一个帐户设为开放级帐户，可以实时浏览与本单位有关的影像资料，及查询已经开放的影像档案信息，但不能进行下载、打印、修改和删除等。无论是哪类用户，在访问系统过程中主要是通过严格的身份认证技术来保证系统的安全性。查询端为查询用户提供方便直观的WEB查询界面，查询用户根据管理员分配的权限进行操作。系统将自动记忆查询日志。

5、制定数字化管理规章制度。根据数字档案特点，制定特定的、完整的、符合实际需要的管理规章制度。包括硬件的安全管理，也包括软件的安全管理。硬件方面，应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打好基础。软件方面，应采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。如果个别的档案室需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，具体使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。

二、创新思路，推进社会记忆工程建设

（一）强化措施，全面启动社会记忆工程。

一是提早组织实施。2006年，在城中村改造和新农村建设伊始，为真实、完整地记录我区农村向城市、农民向市民、村庄向社区的转变历程，根据上级要求，研究出台了《威海经济技术开发区城乡记忆工程实施意见》，先期实施城乡记忆工程。组织宣传、建设、市政等相关部门和各镇、街道办事处按责任分工，广泛征集、挖掘、拍摄、整理即将逝去或已经逝去的村容地貌、自然景观、人文景观、民风民俗、厂矿企业等方面的图片影像资料，初步建立了反映城乡旧貌新影的“资料信息库”。二是扩大覆盖范围。2008年，按照省、市统一部署，我们全面启动社会记忆工程，将中心区内标志性建筑、生活小区、学校、道路、人文景观、重点企业、工业园区以及各镇、街道办事处所辖各村居村容村貌、自然风光、历史古迹、村委办公场所、村务政务公开栏、文化大院、旧村改造和社会活动等全部纳入“社会记忆工程”覆盖范围，共分为中心区全貌、城乡全貌和社会活动3大类、47项，进一步扩大了社会记忆工程覆盖面。三是创新工作思路。许多珍贵历史资料往往藏于民间，必须沉下身子，深入基层挖掘。因此，我们积极创新思路措施，安排人员分期、分批跟踪调度全区41个责任单位开展工作，定期联合镇办进村入户，实地了解村居特色风物人情和历史古迹，街头巷尾搜集有保存价值的物件资料，想方设法挖掘有价值的信息，取得了明显成效。如：联合建设部门搜集整理了建区以来城市拆迁改造的照片底版、城中村拆迁改造旧景全貌、施工过程和改造后景象照片；联合各镇、办事处汇总整理了农村环境综合整治前后对比照片，都具有较好的存史价值。

（二）突出重点，统筹推进社会记忆工程

一是全面收集重大活动。重大活动档案是档案资源的重要组成部分，其历史价值更是不可低估。将重大活动档案资料收集归档工作纳入社会记忆工程范畴，同步部署、同步推进。对全区性重大活动，明确要求相关部门和单位及时形成完备档案，安排专人整理。档案馆加强与活动承办单位沟通对接，及时掌握重大活动进展情况，搞好组织协调和督促落实。二是跟踪记录重点工程。近年来，相继组织实施了一系列加快发展、惠及民生的重大工程，有力地推动了经济社会平稳较快发展。这批重点工程承载着我区经济社会发展的最新成果，具有很高的社会记忆价值。将其作为社会记忆工程的重要内容，责成相关部门全程跟踪，系统记录了城中村改造、新农村建设、教育事业发展、城建重点工程进展、重点项目推进和工业园区建设进程，保留了重要的档案资料。三是深入挖掘珍贵人文资料。充分发挥社会记忆对历史负责、承前启后的作用，把抢救民间艺术、民俗文化和文物古迹作为“社会记忆工程”的重中之重，深入挖掘民俗艺术，真实保留历史印记。先后对工委管委表彰的两批特色艺术之村和17名民间艺术名人作品以及市级非物质文化遗产河东村篮子灯舞、历史遗迹百尺所村旧炮台等图片影像资料进行收集归档，为后人留下宝贵的精神遗产。

三、影像档案数字化系统与社会记忆工程建设相互支撑成为档案发展的新突破

2012年起，各部门单位产生的重大活动及“社会记忆工程”影像信息全部从局域网上传至影像档案数字化管理系统，有效征集、挖掘、拍摄、整理即将逝去或已经逝去的村容地貌、自然景观、人文景观、民风民俗等方面的图片影像资料，对新农村建设、教育事业发展、城建重点工程进展、重点项目推进等重大事件进行了全程跟踪，民间文化在我区“活”了起来。截至目前，已有54个单位通过系统上传图片和视频资料，采用图片40000余张、视频1000余条，极大地丰富了我区社会记忆工程资料库。

有创新才会有突破，传统的档案管理模式已经落后于档案事业的发展，我们只有不断探索档案管理的新方法、新举措，才能使档案真正发挥“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用，也才能让档案彰显其本色，展现其风采。

[1]刘翠松.论新时期我国高校档案队伍建设[J].湘潭师范学院学报(社会科学版).2006(04）

[2]彭波.论档案管理人员的职业素质[J].边疆经济与文化.2006(04）

苏海青（1970-9），女，汉族，山西省临汾市人，毕业于山西大学图书馆学专业，264205，山东省威海市，学士（1993届全日制学士），主要从事档案工作。