高校创建文档一体化争议

程群英

（鄂州职业大学图书馆 湖北 鄂州 436000）

高校创建文档一体化争议

程群英

（鄂州职业大学图书馆 湖北 鄂州 436000）

随着信息技术的广泛应用，公文档案的管理业开始由实体管理理向信息化管理转变，使档案管理工作于文书管理工作发生了新的变化，文档一体化研究成为档案学界关注的重点。

高校；文档一体化；争议

随着人类文明的发展，经济全球化，信息全球化正给全球带来一场巨大变革，而高校档案工作也同样深受着这场变革的影响。随着信息技术的广泛应用，公文档案的管理业开始由实体管理理向信息化管理转变，使档案管理工作于文书管理工作发生了新的变化，文档一体化研究成为档案学界关注的重点。

一、关于文档一体化的涵义

文档一体化，可以理解为：“文档”即文件与档案；“一体”则形容关系密切，如同一个整体：“化”则表示转变成某种性质和状况；“一体化”是指事物之间相互联系，相互渗透，从而形成一个有机整体的趋势和过程。对于文件和档案定义的综述表明两者是不同阶段的同一事物，但二者又具有不同的本质特性，因而“文档一体化”不能简单定义。大致可分为两种：

1、狭义的涵义指的是机关内文书工作档案工作合而为一的一体化,实现方式也仅局限在一个机关内部。这与民国时期的“档案连锁法”有一定关系。这一观点建立在狭义文件观的基础上，具有一定的片面性。更重要的是它忽视了文档一体化的理论基础，切断了文件盒文档一体化的有机联系。

2、20世纪80年代后期以来，以陈兆教授为代表的档案学者逐步认同了广义的文件观。他的《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》以及后来1993年出版的中国大百科全书。档案学分册》标志着我国档案界对广义文件概念已基本达成共识。广义文件观是强调现行文件和历史档案都是广义文件运动过程中的某一特定阶段，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，两者是一个统一的系统工程，因为两者毕竟是发展阶段不同的同一性质的同一事物。西方档案学者通过论述文件运动阶段衍生出文件周期理论。这一理论很快成为文档一体化管理的认识即包括一个机关内现行文件与半现行文件管理的一体化，又包括文件中心与档案馆之间的业务衔接，档案管理人员之间相互依存、相互促进，从而使文件、档案一体化管理得以有效进行。

综上所述，对于文档一体化的内涵是以生命周期理论为基础理论指导，通过实现文件处理环节的有效衔接，并借助计算机及网络技术，从系统论角度出发，对文书处理和档案管理从组织制度、管理方式到工作程序进行统筹规划和科学管理，使之系统化、规范化，确保从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。实现文档一体化需以计算机技术和网络技术代表的信息技术作为技术保障，因为文档一体化不只是理论上设想的一种管理思路与模式，更是实践中需要实施的一种管理方式和手段，它需要强大的技术支持。计算机技术的应推广简化了文档管理程序，也提高了文档管理效率，更重要的是它改变了文件的生成和载体特点，使越来越多的文件依赖计算机生成和读取。而网络技术的出现和普及改变了文件运转、传递、处理和利用等方式的特点，使计算机生成的文件通过网络可以远程传递、异地处理和全球利用。因此文件、档案一体化管理的必要性在计算机和网络环境下变得更加突出，实现的可能性也更大了。

二、关于文档一体化的理论依据探析

随着档案工作现代化管理水平的提高，文档一体化的研究逐渐成为档案界研究的新热点。关于文档一体化，在西方发达国家，美国最早提出并发展了它。到80年代初，这种管理方式已在欧美开始推行。到了90年代，这种从信息系统源头做起的方法得到更多人的支持。而今天，文档一体化已成为信息档案管理的必然趋势。

文档一体化的理论依据包括文件生命周期理论，基于数字化的信息资源管理理论，以及以前端控制为特征的档案价值鉴定理论和以来源原则为核心的档案整理理论。由于社会已经进入信息化时代，各事物相互依存并发展，文档一体化的形成与发展也并不是单一一种理论就支持文档工作得以实现的，它是文件管理工作于档案管理工作两者所涉及的理论知识体系，其中包括文件生命周期理论。

1.文件生命周期理论是文档一体化管理的主要理论基础，是现代档案学理论的重要理论成果之一。它是研究文件从最初到产生到最终销毁或进馆永久保存的整个连续的运动过程。

生命周期理论大致可分为三个基本内容：

第一，文件从产生到最终销毁或永久保存，是一个连续、完整的运动过程。在此过程中，文件的价值效用、服务对象等不断变化，从而形成不同的运动阶段。

第二，文件在运动过程中具有阶段性的变化。中外基于国情和文档管理体制的不同将此过程大致分为三个阶段，即现行、半现行、非现行。由于文件在不同运动阶段又呈现其各自不同的特性，此三个阶段的特点也各自不相同。在现行阶段，文件对机关的现行作用做突出；在半现行阶段其现行作用开始衰退；而在非先行阶段已基本丧失。

另外，陈兆教授根据总结又将文件周期理论划分为制作产生阶段、现实试用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文件在运动过程中，其价值形态总会发生规律性变化，因而文档一体化管理要遵循这些规律。

第三，文件在各个运动阶段其内在因素有一定对应关系。

文件的内在因素包括服务对象、保存场所、管理形式等。它们因其运动阶段价值形态不同而与文件各运动阶段之间存在一种内在对应关系。

综合可以看出，文件生命周期理论具有十分重要的理论基础地位，因而全面研究、探讨文件生命周期理论是实现文件与档案管理一体化最重要的理论准备和前提条件。

2、信息资源管理最早诞生于美国。1980年，美国政府颁布的《文书削减法》是信息资源管理理论形成的标志，由于信息资源管理具有巨大的优越性，诞生之后，其理念很快渗透到了社会的各行各业。我国在20世纪90年代初，引进并开始涉及信息资源管理的理论与实践研究。

信息资源管理是国际、国家和社会各组织机构为达到预定目的，综合运用各种手段，将组织内部形成、运用的包括文件、档案、图书、情报、信息系统、信息人员、资金、设备等在内的各种信息资源加以综合，形成一体的信息系统网，实行全面管理的一种管理思想和管理模式。

信息资源管理就是利用全部信息资源实现自己的战略目标。信息资源管理提示我们，文档一体化要与种信息资源管理一体化（即通常所称的图、情、档一体化）进程相协调。从长远发展看，网络化是文献信息工作，包括文档一体化管理系统的发展趋势。在确保国家机密和商业机密完全的前提下，可以考虑与相关的内部网、局域网、互联网相连接，与网上的文件和档案信息检索中心即虚拟档案馆连通。文件与档案管理的“信息化”将成为国家信息化、社会信息化、经济全球化的重要内容之一。

3、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论是档案学研究的热点。所谓档案价值鉴定，即“根据档案内容对日后工作的有用性，来预见地判定对其是否保存以及保存多长时间”。档案价值的鉴定工作应结合立卷、收集、整理及日常保管等各环节同步进行，并融入文档一体化管理的过程中。要确保档案内容的真实性，则要求工作人员对档案实施前端控制。所谓前端控制就是要求档案部门及工作人员必须在文件产生阶段就积极参与，以确保档案自身内容的质量及其档案管理的质量，避免重复劳动，提高文档工作人员的工作效率。文件价值的鉴定是一个以前端控制为主要特征，并有可能伴随文件生命周期的展开而多次进行的过程。

4、档案整理理论的核心是来源原则。来源原则的正式提出是在法国大革命之后，特别是在由原则给档案工作造成严重困难之后。来源原则是指保持“档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不得混淆的整理原则。”尊重档案的来源是来源原则的基本内容，也是档案来源原则的基础，尊重全宗的完整性也是来源原则的重要内容。在文档一体化管理的过程中，文件的收集、整理、鉴定、编目等工作必须坚持和尊重来源原则；信息化、数字化、网络化背景下的文档管理，也必须始终如一地坚持和尊重来源原则。

三、关于文档一体化的前景探析

近年来，对文档一体化管理进行探讨和研究的工作者很多，然而目前仍存在很多弊端。因此此项工作在许多方面还有待改进。

（1）更新整个社会尤其是档案管理工作者的档案意识。整个社会对档案工作了解的越前面越有利于档案管理工作的展开。因此，要提高全员档案意识，又需全方位、多层次的宣传。

（2）改革档案高层管理体制。高层管理对整个档案管理系统的有效运作尤为重要。因而只有革新体制，积极探索档案管理新机制才能优化资源，以最高限度地统筹规划整个档案管理系统。

（3）加强档案方面的高等教育，培养更多的信息专业人才。由于信息现代化进程的加快，我国传统档案高等教育建设已不能适应现代化发展需要，必须创新档案教育体制，使其培养人才能符合新时代档案管理工作的需要。

程群英（1972-），女，湖北鄂州人。