浅谈合并高校干部人事档案管理存在的问题和对策

文／福建江夏学院　杨静

浅谈合并高校干部人事档案管理存在的问题和对策

文／福建江夏学院杨静

干部人事档案作为学校档案管理的主要组成部分，是一个干部的真实写照和德、能、勤、绩、廉的综合反映，是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。因此，加强干部人事档案管理不仅仅是服务日常干部人事工作的需要，更是培养、选拔和聘用人才的需要。本文从合并高校的视角，分析了高校合并后档案管理的现状，指出了其普遍存在的问题，并对如何加强干部人事档案管理提出了相应对策。

干部人事档案；管理；问题

一、引言

随着国家高等教育体制改革的深入，为优化整合教育资源，提高办学水平和办学效益，全国高校掀起了一股合并、重组的浪潮。在院校合并的同时，各项管理工作经历了相应的改革和发展，高校人事档案管理也毫不例外。改革的过程中充满了问题和矛盾，过去工作中积累的一些问题逐渐浮出水面，而伴随着教育机制改革发展所出现的种种新问题也接踵而至。干部人事档案是一个干部的真实写照和德、能、勤、绩、廉的综合反映，是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。如何从管理制度、工作方法、人员配备等方面考虑，解决合并后高校人事档案管理中存在的问题并使其发挥重要作用，是合并高校人事档案工作者需要思考的问题。

二、高校合并后干部人事档案管理的现状

（一）档案管理机构设置有差异。干部人事档案在很多高校中被划归到不同的部门管理，有的高校设有档案馆，干部人事档案与其他综合档案一并属于档案馆管理；有的高校则把干部人事档案的职能划归组织人事部门。如何设置机构是高校合并后干部人事档案工作所要面临的首要问题。由于干部人事档案的特殊性，把其划归综合档案室或档案馆存在种种弊端，既不利于组织人事部门的频繁使用，也不利于档案材料的及时整理收集，更无法保证干部人事档案的保密性，因此，由组织人事部门负责干部人事档案的管理是更为科学合理的选择。

（二）档案管理基础有差距。高校合并前，各高校的人事档案工作基础不一样，有的学校已经通过了上级部门的检查验收，达到了干部档案管理目标一级、二级或三级标准，有的还没有验收，有的规模较小的学校甚至都没有按新标准整理过。目前干部档案管理工作要求越来越严格，如何把几所高校的档案规范化的整合在一起，并达到一个等级或是更高水平是档案管理人员面临的一个新的考验。

（三）档案管理任务相当繁重。高校合并一般要经历几年的过渡期，在这段时间，干部人事档案管理职能机构并不健全，更谈不上配备专职，档案工作一直处于“只存不管”状态中，过渡期内每人每年度产生的新材料未能及时归档。各校合并后，其校区也进行整合，干部人事档案库房随之搬迁，在库房搬迁过程中，存在档案材料散乱甚至部分遗失的现象，档案重新整理入库工作量非常大。随着高校合并后办学规模的扩大，教职工人数增多，其档案卷数也相应增多，老教职工档案还未能整理规范，而新教职工档案又不断增多，档案管理任务势必越来越繁重。

三、高校合并后干部人事档案管理存在的问题

（一）档案管理体制不统一。高校合并之前，各校都有本校的档案管理体系，合并之后，高校就面临着建立统一的管理制度和标准的问题。由于各校管理干部人事档案的机构设置不一样，其办事风格各有不同，这必然加大了建立统一的科学合理的管理制度和标准的难度。

（二）材料收集归档把关不严格。人事档案记录的是教职工各方面的资料，在档案材料收集的过程中，涉及面宽，有些部门管理职责不到位，相关材料表格办理完毕后迟迟无法交到人事档案部门，有的即使交来也是手续不完备，该签字的没签字，该盖章的没盖章。档案管理人员对于收集来的归档材料也没有认真审核把关，对关键的签字盖章、落款时间把控不严，这些都会影响到人事档案的完整性和利用价值。

（三）档案整理方法老旧。高校合并前，各学校的人事档案管理基础存在差距，这个问题在档案整理方法上体现得尤为明显。有些学校档案仍使用牛皮纸板的旧版档案盒，档案装订也是采取老式的线装方式，这就不可避免的造成了人事档案在递增和使用过程中被迫频繁拆装档案的行为，直接造成了对档案原本的人为伤害；在卷内材料整理过程中，不少学校档案材料还处于手工抄写阶段，如档案目录、页码等材料花费了大量人力和时间进行手工抄写。这些过时的整理方法不仅影响了档案的外观，更重要的是达不到档案的保管和利用的要求。

（四）档案材料不完整。一方面，档案内容不全面，档案中大量的是履历表、学籍材料、职务变动和工资变动方面的材料，缺少对个人“德”“能”“勤”“绩”的记载，其中关于教职工教学水平、业务能力、科研能力、工作表现方面的材料寥寥无几，不能为高校选拔、考核干部提供足够的依据。另一方面，档案材料丢失现象和无头档案现象并存。档案管理人员经常性变动，造成档案管理工作移交频繁，由于档案的形成有其历史性，频繁移交不利于档案责任落实，发生档案遗失也难以追究责任。随着教育体制改革和高校间竞争的日益激烈，人员分流和人员调动越来越频繁，个人档案要求及时跟随人员流动转递，由于档案转递和档案材料补充不及时，或转出不彻底，加之档案工作人员频繁易人，交接手续不严格，制度不完善，必然造成无头档案的增加。

（五）档案管理人员不得力。高校合并后均实行定岗定编，对党政管理人员编制进行了精简和压缩，这种情况下，配备专职几乎不可能，档案管理员多为兼职人员，一般同时要兼顾人事、工资、职称等，往往无暇顾及繁琐的人事档案工作。此外，档案管理员无论兼职还是专职，往往都不是档案管理专业毕业，缺乏相应的专业知识，走上岗位后又没有接受系统的培训，而干部人事档案工作政策性、业务性非常强，档案管理人员的知识和能力都无法达到要求。档案工作属专业技术岗位，工资待遇直接与职称晋升挂钩，职称晋升与发表论文文章有关，与岗位业绩是否突出没有直接联系，档案管理工作又比较单一枯燥，以上原因使得管理人员工作缺乏主动性。

四、解决高校合并后干部人事档案管理中存在问题的对策

（一）领导重视，建立实行档案工作责任制。干部人事档案工作是一项艰苦细致、默默无闻的事业，不仅需要档案工作人员自身努力，更需要各级领导的大力支持和教职工的积极配合。学校领导要提高对档案管理的重视程度，把档案管理提上日程，在机构设置和人员编制上给予充分保障。人事档案工作关系到教职工的切身利益，要建立并落实档案工作责任制，保证责任层层分解到各相关责任部门和责任人，对于档案遗失、档案弄虚作假等行为要追究相关责任人的责任。

（二）建章立制，确保档案管理科学化和规范化。高校合并后，针对各学校档案管理制度不统一的情况，要根据《中华人民共和国档案法》、中组部《干部档案工作条例》等法律法规和上级的有关规定，结合目前档案管理工作现状，全面分析档案工作存在的问题，查找管理漏洞，并吸取以前的经验和教训，继承和发扬原来规章制度中的科学合理的部分，建立一整套全新的统一的人事档案工作制度，其中包括干部人事档案管理部门的部门职能和档案管理人员的岗位职责，档案收集、整理、查阅、转递和利用等一些列规章制度，使档案管理标准化、规范化。同时，要在宣贯和落实制度上下工夫，通过网上办公系统公告、组织业务学习、制度规范上墙等方式，使广大教职工了解自己在干部人事档案工作中承担的义务和责任，为做好干部人事档案工作打好群众基础。

（三）抓好收集工作，保证档案材料完整性和规范性。收集工作是健全干部人事档案的重要手段，是档案管理工作的起点和基础。干部人事档案的形成，涉及多个部门，要保证档案的齐全和质量，单靠档案管理部门单方面的能力是很难办到的，因此要从以下三个方面入手改进档案收集归档工作：一是档案管理部门要履行职责，对报送归档的材料进行严格把关，对新接收的档案内容，逐页逐项核对，保证材料完整、齐全，对填写不规范、手续不完整的材料，要责令形成材料的有关部门重新填写、补办手续；二是相关部门要主动配合，及时规范的将归档材料报送档案管理部门归档，不发生报送材料无签字盖章、无时间落款或未办结就归档等现象；三是建立干部人事档案材料收集联络网，学校各部门挑选一名作风正派、思想素质好、工作认真负责的干部作为兼职档案员，负责本部门档案材料的收集工作。人事部门应对兼职档案员进业务培训，了解干部人事档案的收集范围、收集办法及应注意的事项。

（四）加强档案员队伍建设，提高管理水平。一是按照《干部档案工作条例》规定，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的人员从事干部档案工作。注重档案管理人员的业务培训，有计划地对在岗人员进行岗位培训，不断提高档案管理人员的政治素质、业务能力和工作水平，培养和造就一批掌握多元知识结构的复合型档案工作人才。二是把从严管理和关心爱护结合起来，从思想、学习、工作、生活等方面关心干部档案工作人员，及时帮助解决实际困难，充分调动他们工作的积极性，努力建设一支爱岗敬业、默默奉献的干部档案队伍，不断提高档案管理水平，推动学校干部人事档案工作上新台阶。

（五）加大经费投入，确保硬件设施达标。俗话说“巧妇难为无米之炊”，无经费保障，硬件设施要达标就只是空谈。学校应重视档案工作的基础设施建设，一方面干部档案管理工作所需必要的设备和业务经费应单独立项，列入部门预算统筹解决，学校党委应给予足够的支持，划拨充足的经费，为档案工作提供物质保证；另一方面安排合适的场地建设库房，为档案工作提供必要的空间。根据《干部档案工作条例》的要求，配置档案库房、阅档室和办公室并实现三室分开，建立专用档案库房，配置铁皮的档案柜，库房内安装空调、除湿机、灭火器等防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”设施，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

（六）以干部档案目标管理达标为契机，促进档案工作上台阶。1996年，中组部出台了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》，在全国范围组织开展干部档案工作目标管理活动，管理干部档案在500卷以上的机关、事业单位都要参与考评，高校动辄上千份的人事档案卷数必然在考评范围内。高校应参照中组部《干部人事档案工作目标管理检查验收标准》，以干部档案目标管理达标为契机，查找问题，采取措施，促使干部档案管理逐级达标。

五、结束语

高校合并使各项资源不断进行优化整合，在整合、重组的同时会产生一些列的问题和矛盾，这对人事档案管理而言，既是一种机遇，又是一种挑战。高校要抓住机遇，迎接挑战，借合并的东风，结合高校人事管理的特点，不断加强干部人事档案建设，使干部人事档案管理符合时代的要求，适应高校改革和发展的需要。

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