研究生招生管理信息化建设的路径及策略研究

薛磊++崔勇++范俊++李平

摘 要：通过安徽医科大学研究生招生管理信息化建设的实践探索，总结了研究生招生管理信息化建设的实现路径；在理论分析的基础上，指出研究生招生管理信息化的意义并对其管理信息系统进行评价；对研究生招生管理信息化建设的策略进行分析，提出针对性的建议和今后发展的方向。

关键词：研究生招生；管理；信息化建设；路径；策略

中图分类号：G643 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2015）13-0057-03

一、研究生招生管理信息化建设路径探索

1.研招管理信息化建设的实践探索

在研究生招生（以下简称“研招”）管理信息化建设方面，安徽医科大学进行了不断的探索，从单机走向网络，从分散的业务系统走向集成化的业务平台，经历了三个发展阶段——单机版系统阶段、独立业务系统阶段、业务系统整合阶段。（详见表1）目前，已基本实现了研招管理的全程信息化，从编报专业目录、初报及下达招生计划、初试、复试到录取工作等各个环节。考生可以查询成绩、复试录取结果等各类信息，可以进行成绩单打印，可以在线修改通讯地址、联系方式等。我校研招管理平台还与第三方支付平台连接，实现了博士报名网上缴费。信息化使我校研招管理效能、规范化水平、便捷度都得到了极大提高。

我校研招管理平台采用了基于角色的访问控制方法（Role Based Access Control，RBAC），权限分配遵循最小权限原则和权限一致性原则，很好地分类管理用户和配置权限。[1]孔德琳[2]、包祎[3]等提出了基于C/S和B/S混合模式的研招信息管理系统设计方案，笔者以为比较合理。因我校数据量不是特别大，而且学生查询模块是相对独立的，我校研招管理平台采用的是B/S结构。这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部分集中到了服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。[4]

2.研招管理信息化建设的实现路径

研招管理信息化建设一般要经过如下路径：“工作（数据）标准化-系统开发（需求调研-系统结构设计-系统编程-编制用户手册）-技术测试-（用户使用-反馈修改意见-修改）-（再次使用-再次修改）……”（见图1）一个较大的信息系统一般要经过两至三个招生年度的磨合，才能比较稳定和成熟。如果购买较成熟的软件，不用从头进行系统开发，但也要根据一个学校的具体要求进行相应的修改和测试。要实现研招管理信息化，首先要有一个明确的目标，就是信息系统要解决什么问题、实现哪些功能，然后才能按照上述路径进行相应的建设。

二、研究生招生管理信息化的评价

1.研招管理信息化的意义

（1）发挥数据处理优势，提高工作效率

研招管理涉及的数据量大，需要处理的数据多，如专业目录及科目采集数据、网报及现场确认数据、推免生数据、初试成绩数据、复试名单数据、调剂考生数据、复试结果及录取数据等。而且这些数据信息量较大，比如2014年硕士报名库有70个字段，博士报名库有87个字段。采用信息化的管理手段，可以发挥信息系统数据处理方面的比较优势，提高效率，确保准确。

（2）方便各级各类用户，提高管理效能

信息化管理模式下，可以通过基于角色的访问控制方法（RBAC），有效实现分级管理，可以在同一平台共享数据，更好地方便各级各类用户，如校级、院系级、学科级管理人员、导师、考生等。应利用信息化技术使系统具备较高的自动化程度，充分实现信息共享，从而大量减少重复性的劳动，节省人力、物力。[2]

（3）为决策提供服务，使政策制定更科学

信息系统可以提供研招管理的各类基础数据，也可以通过统计分析提供更多信息，如报考考生信息分析，可以得到考生来源情况、考生成绩情况以及各专业生源情况、是否需要调剂等信息。这些信息可以为学校制定招生政策、复试录取办法、分配招生计划等，提供决策依据。信息化应对研招信息作深度挖掘，找寻规律，为人才选拔提供可靠依据。[5]

（4）促进教育信息公开，确保公平公正

《教育部关于进一步推进高校招生信息公开工作的通知》[6]对高校招生信息公开提出了明确的要求。而信息化的管理手段能够促进研招信息的公开、透明。基于现代信息技术的研究生招生为招生信息公开、透明的多样化提供了成熟的技术环境。[7]信息化的管理手段使招生单位与考生之间的信息更加对称。同时，信息化的管理可以促进公平公正。通过在信息系统中设置一定的规则和校验，使有违招生纪律和影响公平公正的行为得到限制，使各级各类用户的操作更加规范。

2.研招管理信息系统的评价

系统建成后要对其进行评价，一个好的研招管理信息系统主要从以下两个方面看：

一是系统本身方面：功能是否齐全、是否具有可拓展性，以满足研究生招生管理信息化可持续发展的需求。用户使用是否简单，操作界面是否友好，与其它系统的数据是否兼容或共享。系统维护是否方便，报表的打印模式是否稳定和易维护，数据的安全性是否有保障等。

二是研招工作方面：数据处理能否满足研招工作的业务需求，导入、导出数据的格式是否与研招工作的数据标准一致，统计分析功能是否全面、准确，是否具备安全完善的用户管理模式和灵活有效的权限分配方式，年度研招工作结束后历史数据如何妥善保存等。

三、研究生招生管理信息化建设的策略分析

1.进行工作规划是信息化可持续发展的动力

信息化建设要有长远的工作规划，不能碎片化、低水平、重复性地建设，造成人力、财力、物力的浪费，信息资源不能有效共享、充分利用。研招管理信息化建设要进行系统的规划和设计。首先，要把功能需求分析清楚，并借鉴国内外高校的成功经验；其次，要由研招办牵头，组织、集合各方面的专家，包括教育管理、招生管理、计算机、网络等方面的专家和一线研招管理人员，进行总体规划与具体设计。[8]规划方案还应征求校、院、学科管理人员、导师、学生等不同角色代表的意见。在规划中要明确建设目标和分步实施的阶段，而且要考虑到与更高层级平台及其它业务系统的衔接。在建立工作规划的同时，要建立相应的激励机制，对单位和个人都要给予鼓励，以促进信息化建设的可持续发展。

2.抓好“四个要素”是信息化建设的基础

研招管理信息化建设必须要具备一定的条件，可以归纳为四个要素——管理队伍、工作（数据）标准化、信息技术和经费保障。

（1）强化研招管理人员信息素养：具有信息化素养的管理队伍是研招管理信息化建设的核心要素。首先，要让招生队伍尤其是管理层的领导及时转变观念；其次，加强培养招生队伍的信息化管理意识。[7]从学校、学院到学科，研招工作人员大多不是计算机专业出身，要加强信息技术的学习和应用实践。如果研招管理人员对信息技术方面一无所知，则无法与技术人员进行有效沟通交流，无法用“信息化的语言”去表达研招管理工作的需求。系统建好后，管理人员要能熟练使用和常规维护。

（2）推进工作（数据）的标准化：研招管理人员要投入专门的时间和精力把实际工作（数据）标准化。纷繁复杂的研招工作要有一个标准化的流程，才能在系统中实现，如包括哪些环节，每一环节包括哪些工作，每项工作怎样建立一个标准化的工作流程。有国家标准的工作（数据）按照国家标准，校内自主的工作（数据）也要制定统一的标准。比如我校采用“专业代码+英文字母”的方法为内科学、外科学所含三级学科设置三级学科代码，使技术人员能在系统中实现。当然，标准化的同时，也要考虑到一些可能出现的特殊情况，系统应具有一定的包容性和拓展性。

（3）加强信息技术的研究和应用：一方面，专业技术人员要对编程的语言、系统结构的设计、报表打印工具、数据库的类型、服务器硬件配置、系统的安全保障等掌握得非常熟练，并且要不断研究和应用新的技术和开发工具；另一方面，研招管理工作人员也要不断学习，掌握或了解基本的信息技术，了解软、硬件方面的基本知识，掌握招生常用的数据库，如DBF、EXCEL等。

（4）加大对信息化建设的经费投入：无论作为项目从头开发，还是购买较为成熟的软件，都要有一定经费的投入，包括硬件的配备、软件的购置、人员的费用等。政府、高校都要重视教育信息化，加大对信息化建设的经费投入。经费的投入要建立在信息化建设科学规划的基础上，才能更有效，才能避免重复投入、盲目建设的短视行为。经费投入除了作为建设经费，也要建立奖励性的基金，引导鼓励单位、个人勇于打破旧的管理模式，在信息化管理方面进行探索创新。

3.加强有效沟通交流是信息化建设的关键

无论从头开发，还是购买较为成熟的软件，都需要研招管理人员和技术人员的有效沟通。研招工作环节多、任务杂，如果搞信息技术的人不懂研招业务，而搞研招的人又不懂信息技术，就难以沟通。因此，要做到双向有效沟通，才能更好地实现研招管理的信息化。

管理人员通过充分沟通交流，要让技术人员明白研招工作流程和一个学校的具体要求，测试系统并向技术人员提出修改意见。技术人员要尽可能熟悉研招工作，才能知道如何设计系统，比如研招工作分为哪些阶段，每一阶段有哪些流程，如何在系统中实现这些流程，如何在系统中实现用户的管理、权限的配置、各模块的关联，如何使操作界面更友好，如何使研招管理人员自主、便捷地进行系统维护。

4.推进更高水平的信息化是信息化建设的方向

对于一个高校的研究生教育甚至全校信息化，也将经历上述“三个阶段”。实现全校研究生教育甚至全校的业务系统整合阶段，还需要一个复杂的过程。现阶段，一方面，要加强对信息化建设的组织领导，由专门的部门牵头组织规划并整体推进。同时完善已有系统的功能，并做好各系统的适当整合和数据衔接。如再进行新的信息化建设，必须服从学校整体的信息化建设规划。另一方面，信息化要逐步实现，不要搞“一刀切”，把现有系统全部推倒重建。要逐步推进全校统一标准的大业务系统平台建设。待新平台功能完善后，原有的独立业务系统再推倒废弃，即具体实施要“先立后破”、平稳过渡。同时，原有独立业务系统如果有比较完善并能接入平台的可直接接入，该部分不再重复建设。

参考文献：

[1]包祎.RBAC在研究生招生信息管理系统中的应用研究[J].软件导刊，2011（7）：96-97.

[2]孔德琳.基于C/S和B/S混合模式的硕士研究生招生管理系统分析与设计[J].中国教育信息化，2010（7）：49-52.

[3]包祎.基于C/S和B/S混合结构的研究生招生信息管理系统设计[J].信息与电脑（理论版），2011（4）.

[4]韩刚.研究生招生信息管理系统研究与实践[J].黑龙江高教研究，2011（5）：124-126.

[5]王任模，黄静.新时期研究生招生信息化的思考[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2013（4）：68-70.

[6]教育部关于进一步推进高校招生信息公开工作的通知（教学函[2013]9号）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s7063/201312/160469.html.

[7]周小军，胡鹏.论信息技术环境下的研究生招生改革[J].山东女子学院学报，2011（5）：93-95.

[8]马强.浅议研究生招生管理信息化建设[J].江苏高教，2010（1）：155.

（编辑：王天鹏）