试论企业办公室外联工作

文/神华煤制油化工有限公司鄂尔多斯煤制油分公司 王晓燕

试论企业办公室外联工作

文/神华煤制油化工有限公司鄂尔多斯煤制油分公司 王晓燕

企业办公室工作者要顺应经济社会变化，从管理观念、管理手段等不同方面去努力，不断增进外联工作的质量和效率，探索出市场经济环境下企业办公室外联工作的新路径，达到为企业发展创造更好发展环境的目的。

市场经济；企业办公室；外联工作；责任意识；管理改革

企业作为物质生产部门，在国家和社会经济生活中处于极其重要的地位，其生产、管理状况和社会经济发展息息相关。而企业办公室作为企业管理的重要职能部门，在企业生产和企业管理中又发挥着“中枢神经”的作用。办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。它是各级各类部门制定、实施和修正政策的“中枢神经”，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络，是沟通上下、协调左右、联系四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。其中，在企业办公室的各项职能中，开展外联工作是办公室的重要职能形式。尤其在市场经济环境下，办公室开展外联工作的质量和效率，会对企业生产和管理工作产生直接的影响作用。因而，如何在市场经济环境下提高办公室外联工作的质量和效率，是一个值得认真研究的问题。

一、企业办公室外联工作的主要对象

在计划经济时代，企业办公室主要承担企业生产信息收集与管理、领导层决策意见的采集与传达、企业办公设施保障管理办法制定和管理秩序的维护等工作内容。从中可以看出，计划经济时代的企业办公室的职能形式，主要以做好企业内部服务为主要的职能形式。正因此工作性质，有人将办公室形象地称之为“企业的保姆”。但在新的环境下，企业办公室的职能形式发生了巨大变化。在市场经济时期，企业办公室不仅要承担传统的管理职能，还要承担对外联络的职能。这就意味着，企业办公室的工作不再仅仅局限于对本单位事务的监督和管理，还要根据不同的外联对象，制定相应的工作方略，开展相应的工作内容。一般而言，根据现代企业所处的市场环境特点，可以将企业面对的社会关系分为三种不同的类型，即企业与政府关系、同行业之间的企业关系和企业与社会其他企事业部门关系。其中，企业和社会企事业部门的关系主要包括企业和银行、企业和交通信息单位之间的关系。事实上，企业所面临的这三种关系直接决定了企业办公室开展外联工作的对象，即办公室与政府之间的联系工作、办公室与同类企业之间的联系工作、办公室与社会其他单位之间的联系工作。笔者在工作过程中，为了更好地履行办公室外联职能，故对办公室与这些单位之间的工作内容与工作性质进行了细致的研究，并根据不同的外联对象，对企业办公室的工作内容和工作性质进行了归类分析。

（一）企业办公室与政府职能部门之间的联系。企业与政府关系是企业社会关系的基础，也是企业办公室外联职能中最重要的工作内容。与政府关系处理好了，就可以为企业正常的生产运营工作提供良好的发展环境，因而能否做好与政府的外联工作，不仅是办公室的重要职能形式，从某种意义上讲，也是衡量企业办公室现代职能水平的重要标志。从企业与政府部门之间的关系特征看，企业办公室外联工作主要包括以下几方面的内容。第一，与立法机关、监察和监督机关以及同政府相关职能部门之间的沟通工作。企业正常运营需要良好的法制环境，办公室可以根据本企业生产经营的特点，与立法机关和监督机关建立积极的、有效的关系渠道，将本企业的生产经营信息及时地反馈给这些部门，增进他们对企业生产经营状况的认识和了解程度，从而为企业生产创造良好的正常环境。第二，协助政府部门做好社会工作，通过开展社会公益活动等支持政府工作，同时也为企业经营创造良好的社会形象。第三，根据企业发展规划，做好政府公关工作。加入WTO后，面对全球一体化的市场环境，政府与企业之间将呈现新型的关系特点，如何做好政府公关工作对于企业发展而言，意义重大。企业办公室作为企业外联的职能部门，需要从公关的客体、公关的路径、公关的策略等不同方面，精心设计，落实企业发展的重大项目决策。

（二）同行企业之间的外联工作。企业在生产经营过程中，尤其在市场经济环境下，要想实现自身的可持续发展战略，需要与同类企业之间建立良好的合作伙伴关系。全球竞争环境的日益激烈以及顾客需求的快速变化使得制造商越来越关注产品的制造速度、产品的稳定性、研发能力以及快速响应市场变化的能力。同行企业之间在充分沟通的基础上，根据国际市场发展需要确立合作伙伴关系，对于促进企业的可持续发展而言，意义重大。企业办公室要善于在企业整体发展规划精神的指导下，与同类企业建立常态的友好往来关系，通过开展信息交流、管理评鉴等活动，互通有无，实现良性竞争氛围下的共同发展。

（三）企业办公室与社会企事业单位之间的联系。在现代社会语境下，企业要实现自身的可持续性发展，需要建立良好的社会形象，需要与社会生活中的其他各种企业、事业单位建立良好的合作关系。比如，企业发展需要与银行建立良好的合作关系，以为企业发展开拓资金来源；甚至，企业还需要与信息经营部门如通信公司、电信运营公司等部门在合作共赢的基础上建立利益互补的合作关系，通过这些部门所掌握的信息途径，能够为企业做好广告或者社会宣传工作。企业办公室要充分利用自身的优势，与这些社会企事业部门之间做好日常沟通工作，为维护好本企业与这些部门之间的关系尽心尽力。

二、企业办公室外联工作中存在的主要问题与对策分析

（一）工作理念落后是制约企业外联工作质量和效率的重要问题，需要转换工作观念，增强企业办公室外联工作的主动性。观念的更新是实践创新的先导，管理理念影响着职能形式的开展。在企业办公室开展外联工作中，需要工作人员根据社会经济发展的形势需要，制定相应的管理政策，采取适宜的工作方式。而观之于现状，受计划经济时代的管理理念的影响较深，办公室工作人员对开展外联工作的积极性不足，开展工作的方式与方法跟不上时代发展的客观要求。为此，办公室工作者在管理实践中，一方面要从理论思想层面努力，充分认识到企业开展外联工作的重要性。二要千方百计地提高外联工作的质量和效率，通过学习、借鉴现代化的工作方法，提高外联工作的质量和效率。当然，企业也要注重对企业办公室人员素质的培训工作，通过创造各种机会，让大家走出去，多看、多观摩，在大量观察优秀办公室工作案例的基础上，提高管理意识和工作能力。

（二）办公室管理机制落后，与现代企业制度下的办公室建设指导要求存在很大差距，因而需要建立科学、高效的现代办公室管理机制。现代企业面临的工作环境更加复杂，办公室在开展外联工作的过程中，如果仍然运用计划经济时代的管理机制来管理，就会跟不上时代发展的步伐，不利于为企业发展提供政策信息服务。因此，企业和办公室领导人要能够根据形势发展变化的特点，大胆进行办公室管理制度改革。在实践中，不妨按照企业外联工作的性质需要，建立专门的外联工作机构，并在办公室统筹管理下制定专门的工作方针和工作政策，以此达到切实提高外联工作的质量和效率的管理目的。

[1]贾贵清.浅谈如何做好企业办公室工作[J].企业天地，2012(2).

[2]曹楠.企业的政府公关[D].上海外国语大学，2014.

[3]裴旭东.企业间合作伙伴关系属性的探索性研究[J].贵州社会科学，2011(9).