利用Word域提高专卖文书制作效率

张亮

摘要：针对烟草专卖文书制作的过程需要操作多个Word文件，而且多个文件中部分信息是相同的情况，先将多个文件中相同的数据项进行整理，并在EXCEL中进行记录。然后利用WORD域建立文书模板，利用域代码从EXCEL中获取整理后的数据项，从而提高文书制作的效率，并减少文书差错的产生。

关键词：专卖文书；模板；WORD域

中图分类号： TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）22-0174-02

Word是我们日常办公中常用的一款的文字处理软件，平时主要用它来进行文字排版等工作，但它还有一些我们没有用到的实用工具，比如Word域。Word域的意思是范围，类似数据库中的字段，实际上，它就是Word文档中的一些字段。每个Word域都有一个唯一的名字，但有不同的取值。平时用Word排版时，如果能熟练使用Word域，可增强排版的灵活性，减少许多烦琐的重复操作，提高工作效率。

在专卖案件办理过程中，需要借助Word形成多个案件记录文件，如立案报告表、案件处理审批表、结案报告表等共十多个文件。经过案件审理人员的长期总结发现，这些案件文书中有许多相同的内容，需要在多个文件中进行复制粘贴，有时候可能还会出错。如果借助于Word域形成文书模板，并利用Excel来获取数据，则可以实现对文书的快速操作，不仅可以提高了案件文件的生成效率，还能降低文书的差错率。下面就介绍这种操作方法的具体过程。

1 提取文书中的数据项，在EXCEL中建立相应的表格

在我们整理的专卖文书中，从立案报告表到结案报告表，总共有十七个文件，从这些文件中我们最终提取了31个数据项。这里要分成兩步做，首先是提取和整理各文书文件中的变动数据项，结果见图1，部分文件中提取的数据项较多，截图中没有全部显示。

第二步是将提取的这些相同数据项再进行汇总，并进行数据引用。汇总后的数据项表格如图2所示，将十七文件中的数据项共汇总成如31个。数据引用是将相同的数据项取值与31个数据项中的数据值进行关联引用。图1中的表格在EXCEL中是sheet1，图2的案件模板数据表在sheet2，数据引用为：以“案由”数据项为例，sheet1中的C2、D3、C5、C6、E9、G11、E13、C17、C18都=sheet2！C3，这样在sheet2案件模板数据表中输入的案由，在sheet1中都会链接过来。其他的数据项都按此操作即可。

1）插入域：Ctrl+F9，或单击菜单“插入→域”。

2）显示或隐藏域代码：ALT+F9（所有显示） 或 Shift+F9（单个显示）；

3）更新域：F9 键，更新前用Ctrl+A全选或部分选取；

这里以行政告诫书为例进行文书模板的制作说明，见图3行政告诫书模板，图中带底纹的区域均为域代码。域代码LINK的作用是链接到指定的文件并读取数据，Link的语法为：

FileName：源文件的名称和位置，以双反斜杠替代单反斜杠来指定路径。如图中的："E：＼＼专卖文书模板＼＼文书数据.xls " 。这里的文件路径很重要。

PlaceReference ：标识源文件被链接的部分。如果源文件是Microsoft Excel 工作簿，引用可以是单元格引用或命名区域。如果源文件是Word 文档，引用为书签。例如图中的Sheet1！R13C4。R13C4为第13行第4列，即D13。

Switches：参数开关，＼a 表示自动更新Link 域，＼t 以纯文本格式插入链接对象。

这里是语法的介绍，最简单的办法是通过在EXCEL中复制，在Word中右键选择链接与合并格式，然后显示域代码，即可看到类似图中的语句，但是这种方式格式上会比较难调整。

了解了所使用的域代码语法后，将Excel中对应的数据项通过Link域放置到Word文件中对应的位置后，调整好格式并保存。这时在前面的图2中的Excel案件模板数据表中输入相应的数据，然后在Word中全选并按F9更新，即可看到Word中取到的Excel数据项了。其他文书文件模板按此方法操作即可。

3 其他的注意事项

完成前面两步操作后，基本上算是大功告成了。但还是会有一点小麻烦，那就是数据格式显示和更新的问题，这里提供几点建议供参考。

1）日期或数字等的显示格式问题。为了在Word模板文件中正确显示Excel中的日期，需要将Excel中的单元格格式设置为文本格式，或者在单元格输入前先输入一个英文状态下的上引号，即可解决日期或者数字的显示。

2）加入域的Word文件每次打开时都会提问是否要更新域，如果你觉得这个比较烦，可以取消这个设置，然后通过前面介绍的快捷键手工操作更新。设置菜单为：Word2010：文件＼选项＼高级＼常规＼打开时更新自动连接，Word2003：工具＼选项＼视图＼打开时更新自动方式的连接，将该选项前面的打钩取消即可。

3）文件路径问题。前面说到域代码中的文件路径很重要，由于域代码中只能使用绝对路径，这里可以用两种方法来保存文书文件，一是取消自动更新，并将域代码中的参数开关“＼a”拿掉，手工更新后归档Word文件。二是开启自动更新，将文书文件的Excel文件进行归档，这两种方法可根据需要使用。

以上就是利用Word域和Excel进行文书文件操作的具体过程，该操作已经过我局（分公司）案件审理人员的一段时间测试用，在案件文书文件的制作上还是可以节约不少时间的，同时也能降低文书文件的差错率，但对操作者的水平有一定要求。

参考文献：

[1] EXCEL Home. Excel2007实战技巧精粹[M]. 北京： 人民邮电出版社， 2010.

[2] EXCEL Home. Word实战技巧精粹[M]. 北京： 人民邮电出版社， 2008.