IT设备采购模式的创建与成效

冯敏

（国网山东潍坊市寒亭区供电公司，山东潍坊　261100）

IT设备采购模式的创建与成效

冯敏

（国网山东潍坊市寒亭区供电公司，山东潍坊261100）

国网公司为全面增强对IT设备采购的管控能力，强化采购系统标准的制定和执行，提高设备管理的信息系统标准化，统一开发了ERP系统，并在ERP系统的基础上开发了电子商务平台。ERP系统实现了集中式的财务控制，优化企业资源的使用，通过增强财务管理，建立起良好的成本控制体系，组建统一的设备台账数据库。电子商务平台是现代网络交易的重要平台，是公司首个一级部署的关键业务系统、该平台与ERP、物资辅助决策、主数据平台（SG-MDM）共同构成物资集约化管理信息系统，实现采购标准、计划、采购、合同、供应商管理等IT设备采购的全闭环管理，标志着公司IT设备管理模式向建设“国内领先、国际一流”的供应链管理体系迈出了坚实的一步。本文主要从IT类设备的申请与采购两方面来进行论述，让大家对国家电网公司电子商务平台以及ERP系统中零购固定资产的采购模式有更深刻的理解与认识。

IT设备ERP系统电子商务平台

1　IT设备管理制度的建立

首先要成立一个多元化的IT设备管理体系，IT设备管理由公司经理、分管经理，主管部门、各部门单位组成。以设备管理制度为指导，以ERP、电子商务平台为采购模式，以桌面终端等设备管理软件为技术手段，使设备管理循序渐进，宜张宜弛。

2　IT设备的审批

首先主管部门依据公司整体需求或部门需求，有计划的进行统一填报。其次IT设备使用部门填写办公设备领用申请表，经公司领导审批后，由设备申请部门持审批表到仓库领取相应的办公设备。

3　IT设备的采购

IT办公设备分为两大类，一类是台式机等终端设备的采购，一类是打印机等打印设备的采购。打印机、传真机等设备需在电子商务平台中采购；台式机等终端设备需在ERP系统中采购。

3.1IT设备资产号的创建

IT设备属于零购固定资产类，采购此类设备时需在ERP系统中为每台设备创建资产卡片。

3.2打印机等办公设备的采购

登陆ECP即超市化采购界面，在目录中选择你需要的物品，添加到购物车。（见图1）

采购过程分为三部分，第一在ERP设备模块里创建设备产生资产号，第二进入电子商务平台进行采购，然后提交生成采购申请。第三进ERP系统进行审批，转换成采购订单完成采购。

图1　

3.3台式机设备采购

登录ERP系统选择零购固定资产，表格中填上必填字段，在项目细节中，填写上采购权限，采购方式，招标编号。

4　IT设备的领用流程

IT设备采购完成后，由物资班和信通班依据采购清单统一对设备型号进行核实，仓库保管员按照入库程序进行入库。

IT设备申请部门填写设备领用单，报请公司领导审批。申请部门携带审批表到仓库领取。

5　IT设备采购系统的必要性

（1）IT设备采购系统的建立推动了集中采购的实施，发挥集中采购的优势一直是物资供应管理长期致力于实现的目标，在以往的设备采购过程中，采购的价格没有做到公开透明。ERP采购系统实施后正好填补了这方面的空白，尤其是电子商务平台与ERP系统做到了紧密衔接，做到了设备价格的透明化，最大限度的发挥了采购的价格和资金上的优势。

（2）做到了采购方式的全覆盖，这个采购模式就是说国家电网公司目前有两种采购模式，第一种叫总部集中采购，就是全部由总部来进行操作，把计划报上来，总部组织，评审、发表、开标、平标、定标。第二个模式就是说总部统一监控，省公司具体实施。现在随着集约化越来越高，所有省市县办公设备的采购基本上都能在平台上实现。

（3）实现了采购过程中的监控，不管是系统的监控，还是整个采购的过程，不管是你线上的操作，还是线下的操作，在采购系统中都会留下痕迹。

办公设备采购实施的过程实际上是对企业组织体系、业务流程、管理程序、经营效率、资源分布和利用等进行全面梳理和优化提升的过程。借助于这个过程，可以有效地推进企业的IT设备的资源整合，加速组织体系扁平化的进程；企业的内部资源通过集成集成化管理和统筹调配得到充分的利用，减少了多购重组造成的资金占用，促进降本增效，总之通过ERP及电子商务平台采购系统的应用，可以提高管理人员的综合素质，提升企业的管理水平，增强企业的核心竞争力，为企业改革提供动力，为规范管理创建条件，为堵塞漏洞提高手段，为信息共享提供平台，为辅助决策提供依据。