建筑工程技术资料管理的有效方法

李媛

摘 要：建筑工程技术资料编制是一项重要的基础性的工作。要求相关工作人员既要熟悉档案管理知识，同时又要掌握专业知识和技能。由于长期以来，项目管理人员都有一种“重外轻内”的思想，致使技术资料整理滞后于工程实际进度的现象时有发生，这样就会降低资料的真实性、及时性和准确性。因此项目领导要高度重视此项工作，文章从其重要性出发，分析了目前资料管理工作中的问题，并提出了相应的解决措施。

关键词：建筑工程技术；资料管理；策略

引言

建筑工程技术资料是建筑工程施工全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、卡片、影像等不同形式的原始记录，它真实地反映了施工的全过程及过程中存在的问题，是对建筑实物质量的真实写照，具有依据、凭证、参考等重要作用。因此，建筑工程技术资料对建筑工程质量以及安全管理起着极为重要的作用。近年来，随着《建筑法》的颁布和《建筑规范》的完善，对工程资料的整理要求越来越规范，工程验收完毕后，必须按要求进行存档。但在实际工作中，常常发现工程资料在整理和归档过程中存在有若干问题，现针对存在的问题做如下分析，并提出一些切实可行的应对措施，供资料员参考。

1 建筑工程技术资料的特点

建筑工程技术资料不同于普通的资料，属于科技资料，它的特点主要有：专业性、成套性、阶段性、更改性、纪实性。

1.1 专业性

建筑工程技术资料具有很强的专业性。它是由建筑、结构、给排水、电气、暖通、燃气等各专业的工程设计人员进行合作设计的产物。因此，建筑工程的技术资料在分类、编目等工作时，都要考虑到技术资料的專业性，以及各专业间相互联系的特点。不同专业的技术资料不能混淆在一起，在分类时要考虑资料所属专业。

1.2 成套性

由于建筑工程设计活动的特征决定了它的成套性。建筑工程的技术资料按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的资料，其中每一页文字、每一张图纸都是该工程资料不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。建筑工程的技术资料收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。

1.3 阶段性

建筑工程技术资料记录了建筑工程项目从“酝酿——设计——施工——建成”，一个复杂的、从无到有的过程。在这个过程中，会形成具有保存价值的文字、图纸、图像等各种载体的工程资料资料，其中包括建筑工程项目设计依据的前期批文、勘察测绘文件、设计文件（各设计周期的文件即方案设计、初步设计、施工图设计、竣工图的设计），竣工验收文件等内容。各不同的设计阶段之间，既有密不可分的联系，又有明显的阶段之分。因此，每个建筑工程的设计阶段分别组成各自的有机整体，决定了建筑工程设计资料的阶段性。 前一阶段的设计工作没有完成，无法进行下一阶段的设计工作。

1.4 更改性

在工程的施工过程中，会有设计初期意想不到的突发情况，会有甲方的临时变更要求，会有新的法规、标准的要求，会有施工图审查机构的要求，会有设计不完善的地方……这些情况需在施工的过程中对原设计进行更改。这些修改是不可避免的。

1.5 纪实性

资料资料真实记录了建筑工程项目的设计活动，保存了这些设计信息资源，并作为设计成品可追溯的依据，对于设计单位具有重要的价值。因此，认真做好建筑工程项目的技术资料管理工作是非常重要的。

2 建筑工程技术资料管理重要性分析

现代的建筑工程项目的建设，一般属于规模相对较大的土木工程，其需要用到的材料很多，不仅包括中施工所需消耗的物料，也包括各类信息。该信息被称为技术资料，其是在建筑的各项建设活动中产生的文件资料、单据等包含各种信息的材料，其载体的形式十分多样化，如影像资料、录音、照片图像、电子文档等。该资料不仅可以真实而全面的反映出工程建设的整个过程，也是施工单位在进行工程规划、物资消耗计算机款项流动的重要依据，并对建筑工程质量的检测、评定及工程完成后的验收等工作具有一定的参考作用，对其进行细致的整理、科学的分类并建档，对于工程的顺利进行有一定的保障作用。但是，在实际的工程建设过程中却存在许多问题，如管理人员素质不佳，缺乏统分类标准等，对技术资料的管理工作造成一定的影响，妨碍了建筑工程的管理水平在整体上的提升，该问题应引起相关管理部门的重视。

3 建筑工程技术资料管理人员要求

资料工作人员要熟悉、掌握、领会国家及地方性法律，做好建章立制工作、规范管理。工作中要做好建筑工程技术资料各阶段的收集、整理、保存过程。保存就是为了利用，也就是它的社会性。

资料管理人员要忠于职守，遵守资料纪律，具备专业知识，不断完善建筑工程技术资料的归档，做好资料的分类、编目、保管、借阅、利用、鉴定、统计、保密等各项制度。

建筑工程技术资料管理工作是一门专业性很强的工作，要求资料管理人员既要有资料管理者应具备基本的资料管理能力，还应具备一些建筑工程设计各专业的基础知识，了解设计周期，能识别各专业的图纸、文件。资料管理人员只有不断提高管理的业务水平，这样管理起来才会更加有条理。

每个建筑工程设计形成的技术资料，都是一个独立的资料，具有唯一性。因此，在建筑工程设计的过程中形成的图纸、文件必然具有数量大、信息量大、不断递增的特点。所以，在管理上要求资料管理人员既要有服务意识，又要掌握现代化管理技能。这就需要资料管理人员同计算机技术人员协同配合，运用资料信息化系统，建立资料信息数据库，发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。这也要求资料管理人员还要具有信息加工处理方面的技术。因此资料管理人员必须加强自身的学习，成为具有多种知识结构的复合型人才，以适应资料信息化发展的需求。

4 当下建筑工程的技术资料管理工作中存在的一些问题

4.1 资料的收集速度赶不上工程施工进度

众所周知，原材料的质量高低直接决定着一个工程施工的最终结果，那么原材料的供应更是事关重大，一旦供应不及时，轻则延误工期，重则会对于整个施工造成不可弥补的损失。最好的莫过于原材料的供给速度与工程施工进度大致达到同步。所以对于原材料的管理工作就显得尤其重要。但是就目前的现实状况来看，在很多情况下，某些材料已经大量投放于施工中，但是对于与工程密切相关的诸如质量担保证明和产品合格证等等，以及材料的试验和复试结果都还没有及时地进入工地，使得某些建筑工程的相关人员无法及时地获取和整理相关资料，这难免会造成技术资料的管理工作和现场施工进度的脱节，会给工程的进行带了很多麻烦。

4.2 技术资料的不完整性

我们考查一个工程的质量好坏无非是看它的施工能否做到精细，这不仅关系到每一个住户的生活是否方便，也影响到整个城市的安全。对于工程技术资料的管理也是如此，倘若不能确保资料的完整性，那就如同无法保障建筑的安全性一般让人无法放心。一套完整的技术资料是反映一个建筑工程质量好坏的最全面最系统的证明，反之，不完善的资料只会延误工期，甚至对整个工程的质量造成无法弥补的后果。任何事都要讲求速度，但是欲速则不达，在保证质量的基础上加快步伐才是最正确的方法，所以那些单纯为了加快速度和缩短工期而随意地编写、拼凑资料的做法实在是很得不偿失的。

4.3 原材料试验所得结果的不确切导致资料的真实性不高

万事求真，建筑工程的技术资料亦然。在建筑界，真实性常被视为建筑工程的技术资料的生命灵魂所在。倘若没有可靠的试验结果，必然得不出可靠的技术资料。一个工程最重要的是质量，有质重于有量，因此要非常重视对于原材料试验结果的可靠性的考查，以确保所得技术资料的有效性。很多施工单位不重视原材料的试验，甚至片面地对待结果中所反映出来的问题，只能导致技术资料真实性的下降。

4.4 建筑工程技术资料资料纵、横向不交圈

建筑工程技术资料管理是一项管理与技术并重，执行与实践交叉的跨工种的综合性工作。编制和整理建筑工程技术资料的工作一个人很难完成，工程中的项目工程师、技术人员、质检人员、试验人员、材料人员等都参与其中，每人只负责编制、整理其中的某一部分，一旦在工作中缺乏交流，或者没有严格与工程施工进度保持同步，建筑工程技术资料中个人整理的部分资料（纵向），就很难与建筑工程技术资料中各工种间的技术资料（横向）交圈吻合。

4.5 建筑工程技术资料的真实性不高

为保证建筑工程的质量，建筑工程技术资料一定要保证真实，这不但是因为建筑工程技术资料最根本的要求就是要有真实性，还是因为真实性是建筑工程技术资料的灵魂。如若建筑工程技术资料没有了真实性，就失去了它本来本来的意义。但现如今的情况却不容乐观，甚至在一些建筑工程的技术资料中找不到任何缺点，一切都异常完美，丝毫不切实际。一些建筑工程中，所有的分项工程验收时，不但合格，还没有任何缺陷，甚至在一些对土方工程质量评定中，竟然可能出现基槽开挖后的长度、宽度误差实测值只有几毫米。

当然，在建筑工程的技术资料管理方面还存在很多的问题，我在这里不能一一列举，有很多隐患，也需要大家的深度考查和挖掘。但是只是发现问题还远远不够，找到切实可行的方法解决问题才是最重要的。而解决问题最关键的是对症下药，才能做到药到病除。倘若不能做到对症下药，那其结果等同于隔靴搔腰，起不到很好的疗效。

5 针对以上所提问题应该采取的几点方法

5.1 加大对资料收集的力度，以期与施工进度吻合甚至提前

前面提到过，原材料对于施工建设的重要性，那么对于资料收集这份工作便不能小视。如果因为相关工作人员的拖沓和马虎而不能及时有效地获得工程所需的技术资料，那造成的后果可能就不仅仅是工期的延误，甚至可能带来施工上的失误。所以我建议每一个建筑公司都应该重视对这一领域人才的培养和建设。拥有一个高质量高效率的资料收集团体关系到一个工程技术资料收集的速度能否跟上工程施工的步伐，也关乎到其所收集到的资料的正确性与否，这可谓是一举两得的办法，一定会给工程建设带来事半功倍的效果。

5.2 规范对于建筑工程的技术资料的管理工作

随着“系统”这一词的引进，各种行业、各种领域都建立了大大小小的系统，不管是对于办公还是家庭生活，都带来了很大的便利。对于建筑工程来说，系统的建设更是不可忽视，尤其是对于技术资料的管理系统，更应该得到加强和巩固。就前面所提到的建筑工程的技术资料的不完整性和真实性欠缺的问题而言，就在很大程度上归咎于系统的不完善。对于完整性，当然需要广泛地收集资料，但是更需要日后仔细的管理和统计，这除了需要我第一点提出的队伍建设以外，更需要一套合理有效的系统来处理这之间存在的问题。那对于真实性而言就更是如此了，不仅需要相关人员的细心和眼力，更需要系统的有序和合理。所以综上所述，建立一个强大有效的数据库系统事关重大，它既可以很好地反馈工程施工的进程情况，也能确保工程的质量好坏。而且不单单是要有这样一个完善的数据库系統，更需要相关人员对该系统进行定期地维护，以适应工程的进度和工程施工过程中出现的变化。

5.3 实现建筑工程所需技术资料与工程施工的同步整理

现阶段，由于各种方面的压力和思想上的不重视，在大多数情况下，对于建筑工程的技术资料整理工作与工程是脱节的。往往是工程早已完成，资料才被慢慢地收集、整理。这样一来，这些所谓的资料，所谓的参考证明，都成了事后资料的汇编，不仅失去了其作为参考档案的意义，也不可能很好地反映工程的实际状况，而且还可能造成技术资料的杂乱无章，给工程统计带来不必要的麻烦。

5.4 提高建筑工程所需技术资料的有效利用率

很多情况下，并非资料不够或者不完善，而问题在于资料利用率的偏低。相关人员费力收集而来的资料，没有得到妥善地保存和管理这是一方面，另一方面，人们偏向于向从前参与过施工的相关人员了解工程的技术资料情况，而不愿意去档案馆查找相关资料。这不得不在很大程度上造成了资源的浪费，甚至可能造成所得技术资料的不可靠性，给工程施工和统计造成不必要的麻烦。这是非常不理智又得不偿失的做法，既然国家已经投入了大量的资金建立了档案库，其用意就是为了方便有需要的人来查询资料，并且这些资料又是相当的可信。为了省时间或者其他什么别而原因而弃之不用，这不是很得不偿失吗？

6 结语

做好建筑工程技术资料管理工作，不断更新资料管理观念，勇于探索和尝试新的资料管理手段，以全面、真实地反映企业的发展状况和经营成果。科学规范的资料管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创资料管理工作的新局面。科学规范的资料管理可以不断地提升一个企业的管理水平，为企业的发展和进步做出应有的贡献。

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