浅谈信息化促进档案业务现代化的发展

王海英

摘要：档案是社会众多信息资源中的最为基础的内容，是来自于人类各项社会实践活动中的真实信息，有着来源广泛、信息含量大、内容复杂的特征。但面对档案利用要求日益高涨的信息时期，传统的档案管理工作越来越无法满足社会需求，因此，这里我们有必要对档案业务的现代化进行思考。

关键词：档案资源；信息化；档案业务；现代化

档案作为社会基础信息资源，它来自于人类各项社会活动，包含了社会管理、经济、生产建设以及文化等多个领域，是社会经济发展中科学、真实、客观的记录载体，是人类最为宝贵的财富。目前，随着人们对档案信息作用认识程度的不断加深，档案管理模式也面临越来越严峻的挑战。目前，大量的档案信息在存储、管理以及利用方面出现了众多缺陷，再加上信息技术、数字技术和网络技术的影响，使得档案业务现代化发展已成为必然，是未来档案管理工作开展的基础所在。

一、信息化背景下的档案管理现状

随着时代经济的发展，信息技术、网络技术以及计算机技术已成为人们生活、生产和学习中不可或缺的部分，甚至说信息化已成为当今社会发展的重要标志。档案作为人类社会活动实践得出的产物，在社会发展中的作用越来越明显，这也促使了人们对档案管理、利用提出了新要求。但是在长期以来的档案管理中，普遍是纸质文件管理为核心的，这种档案管理面对日益高涨的档案需求就显得有些苍白了，为此实施档案管理信息化、自动化和数字化势在必行。

所谓的信息化档案管理就是在档案管理中，利用计算机技术、网络技术和信息技术来实现档案资源的收集、整理、归档和利用工作，从而提高档案管理效率，为社会经济的发展做贡献。这种档案管理方式的产生主要是以通信技术、计算机技术、微电子技术为核心的，为实现档案业务的现代化奠定了基础。

二、档案管理对象的数字化

伴随着信息时代的到来和计算机的普及，大量电子文件的出现使得传统的档案管理模式逐渐退出了当今时代市场，由此也显示出信息技术在档案管理中的重要性。目前，电子文件已成为主要的档案记录形式，它无异于传统的纸质档案文件，是一种既具有纸质文件本质属性的档案内容，又和纸质档案有着本质区别的新内容。面对这种要求，在当今档案管理工作中我们必须要实现管理对象的改变，具体工作要点如下。

目前，信息时代的到来和计算技术的普及为档案提供了全新的载体以及存储形式，正是因为这种新的档案载体的产生，使得档案管理工作逐渐摆脱了传统的管理模式，呈现出一片大好的发展态势。目前档案管理中，档案载体的变化非常明显，这种档案资源在管理工作中实现了许多原来档案管理都无法实现的特点：

首先，档案信息的识别并非人工直接识读。数字化档案信息工作中，档案信息普遍都记录在计算机硬盘上，这些符号是以二进制数字编码为基础存在光介质或者磁介质的物质上的，这种数据人们肉眼很难观察和识别，因此在利用的时候都需要一些特定的工具，例如计算机、多媒体以及投影儀等。

其次，信息对于计算机系统的依赖性更加强烈。数字化档案信息的前身是电子文件，这些文件不管是收集、处理还是传输都是在计算机平台下工作的。因此，计算机可谓是信息时代档案管理的基础所在，是不可缺少的一部分，它的系统运行速度、软件、硬件的性能直接关系着各种档案信息的管理效率和质量。

再次，信息在传输和保存之中都是由专门的载体分别的，这与传统的纸质档案相比较信息归类、汇总效果更好，人们在这些档案信息利用方面的效率也更加高。在具体工作中，信息可在不同的载体上同时存在或相互转换，也可以根据需要进行扩展、压缩和改变存储空间。

最后，信息的易变性。信息的易变性主要表现在，数字化档案的内容与载体的可分离性使电子档案心底易于更改且不留痕迹；电子档案载体性能的额不稳定性，这有可能造成文件中信息的改变。

三、实现档案业务现代化的有效途径

在现代信息技术高度发展的今天，档案管理对象以数字形式记录、传输、利用。目前，数字档案信息有两个来源。一是传统档案资源的数字化，这是历史发展的必然。目前全国各级各类档案馆所藏档案主要是以纸张、胶片、磁带等为记录载体的档案，这也是目前信息量最大、内容最丰富、利用率最高的档案。由于传统的纸质、找平、声像等档案本身的属性，造成了档案信息利用率不高，档案信息资源得不到很好的开发和利用，现代信息技术为档案工作突破传统管理的桎梏，为充分利用档案信息提供了条件和手段。另一个是在电子政务、电子商务等环境下必然产生的各种电子文件。随着科学技术的发展，办公自动化、计算机辅助设计、制造以及互联网的应用，电子文件越来越为信息的主要记录形式。

1、档案管理的现代化。

知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速准确地提供给社会服务的目的，唯一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于档案管理工作中。

2、管理手段的现代化。

现代信息技术运用于档案管理工作，在传统的档案工作的各个环节中，现代档案管理手段代替了传统管理手段。

利用计算机完成文档一体化管理，计算机辅助立卷，档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索，档案自动标引、编目、统计、借阅，档案库房管理等，并且在进行管理时，计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序，使传统档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接，从而提高了档案工作的效率和质量。

运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存入计算机，对档案进行综合处理，是利用者能随时查阅文字、照片、声音、影响等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的、文字、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储，难以有机地结合起来的局限，促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。

网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用，改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。

自动控制技术的运用在档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用，比如自动监控库房温湿度，记录分析空气清洁度，自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理，摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题，提高了工作效率。

四、结束语

传统纸质档案信息的保密比较简单，只要载体不受损坏，档案管理人员遵守职业道德严守档案机密，就能使档案信息的安全性得到保证。而电子档案由于其自身的特点，保护好载体不受损坏仅是最基本的要求，电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。

参考文献：

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[3] 罗雪艳. 浅谈对数字档案馆的认识[A]. 齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C]. 2008