安全库存的存量影响因素及应对措施

林惠潮

【摘 要】 本文以某有色冶金厂为例，分析了存货管理存在的问题及原因，提出了完善存货管理的对策建议。要完善购进程序，加强内部控制；完善采购业务流程，提高响应速度；加强生产过程存货管控。

【关键词】 安全库存；影响因素；管理；控制措施

一、某有色冶金厂存货管理存在的问题

1、采购成本高

导致该有色冶金厂存货偏高的原因之一是其采购成本高于同行业平均水平，该有色冶金厂的采购价格偏高，尤其是铝锭同比高9.77%，能过与同行业单位采购价格的对比，华丰公司就输在了起跑线上，从而会导致生产成本高，产品利润低。

2、周转率低

2011-2013年來，该有色冶金厂的存货周转率呈现“U”型趋势，在2012年比率最高。但其存货周转率都较高，这和冶金行业投入较大、回收资金也较快有一定关系。

3、占用资金多

存货余额大，相应地占用的资金就多。占用的资金多，不仅影响了资金的净流量，而且也使资金的成本加大，从而导致企业的财务费加大，最终减少企业的利润，而且还加大了资金的占用成本。

4、缺乏科学合理的存货管理模式

该有色冶金厂在存货管理方面缺乏科学合理的存货管理模式，诸如经济订货批量采购模式、供应商管理存货模式及 ABC 存货分类管理法等存货管理模式在该有色冶金厂的存货管理中并没有得到有效的运用。科学合理的存货管理模式的缺乏，导致了如下主要问题出现：第一，存货管理上未按要求执行物资入库登记要求。员工在验收物资时往往只检查所谓的单据，而未按存货管理制度上要求对实物进行核对。第二，存货未进行分类管理。员工在管理存货时未对存货进行合理的合适的适时地分类：或是对存货进行“ABC”分类后并未对分类的物资进行分类管理，还是对分类好的物资实行统一管理的模式，使得存货的结构不够合理。第三，存货验收入库、盘点和清查时分工不明确，导致存货结构不合理。

二、某有色冶金厂存货管理存在问题的原因分析

1、机构设置不合理

工厂因用人不足，工作无法分工，特别是无专门的仓储部门，只有一个仓储运输车间，既要管理供应仓储工作，又要负责工厂产品、原材料、生产过程的物料运输工作，不仅限制了正常合理的授权，同时也不能很好专门地做好物资验收与仓储工作，无法将精力集中于仓储管理上。另外，组织机构设置方面，该有色冶金厂比较重视纵向间的权利与义务关系，而对横向间的协调缺乏应有的重视，导致同级各部门间缺乏必要的协调与交流。对于会计机构，虽然工厂设有专门的会计部门，但其岗位责任制并不明确，缺乏行之有效的内部财务制度和会计监督制度。而监察人员不能很好地完成本职工作，避重就轻，怠忽其职，很少能够发挥其内控职能。

2、出库管理不合理

出库单据开具的传递不符合内部控制要求，现在仓库和财务部门的记账依据不一致，即财务记账以入库单为依据，仓库以质检单为依据，且验收单由财务人员填写，现在管理办法中的出库单是由仓库保管人员根据发料单来负责填写，存在一定的问题。

3、内控制度不规范

该有色冶金厂还未设立对企业从事的业务活动进行监督，对企业的内部会计控制的执行情况进行评价等的内部审计机构，内部审计人员往往只是一个空职，在需要的时候才从其他部门抽调过来，未经过专门培训，缺乏审计专业知识，因此内部审计发挥不了其应有作用。工厂的监控工作主要由常设的管理者代表承担，但由于其还兼任其他职务，常常怠忽其职，很少能够发挥其监督的职能，因此该工厂的监管部门等同于虚设。该有色冶金厂长期处于内外监控机制缺失的状态之下。

三、完善存货管理的对策建议

1、完善购进程序，加强内部控制

完善采购部门职责，由其依据经过审批的原材料请购单，对其进一步审核、无误后下订单采购。经过一定的询价和质量比对后，按照既定的授权，完成采购审批程序，及时签订采购合同，下达采购清单给供货商，此采购清单应同时发送给仓库、验收、财务等部门。经过以上流程后，采购部门即可以此订单进行一定量采购，验收和财务部门则要提前做验收和结算的准备工作，此举既提高了采购效率又达到相关部门间相互制约，避免内部控制不当。

2、完善采购业务流程，提高响应速度

要同供应商建立合作伙伴关系，完善业务流程。由于环节减少，降低了采购成本，增加了响应速度。对于供应商的选择，可以独家供应，也可多家供应。独家供应易于管理，也能以大批量的优势增强自己的谈判能力，以获得更优惠的价格。但不容易把握市场动态，供应商也会因为没有竞争的压力而形成惰性，不去提升产品品质、提高自身管理。对供应商实施动态的选择、比较和淘汰机制，可从本质上提高整个供应链的能力，提升供应链的竞争优势。

3、加强生产过程存货管控

对于A类物料，只从工厂总库中领取当日所需的生产用物资， 降低生产单位的库存，强化公司对存货物资的掌控。领料单设计为一式三联（领料单位联、财务联、仓储联），领料员正确填写领用物料的名称、规格型号、数量、用途、领用日期等信息， 由主管签章后， 送至财务相关人员处取得签章， 财务部门留存领料财务联用于存货会计核算，仓储联用做领料凭据从仓储中心办理实际领料并由仓储中心留存， 物料领用遵循先进先出原则， 领料单位联由领料单位留存。如当日领料单未办理实际领料需要作废， 由领料员凭仓储联从财务取回财务联， 并将三联领料单同时作废。领料做到日清日结， 仓储中心人员每个工作日终了前与财务部门核对领料单、确认当日收发金额。对于B、C类存货中确认为非重点管理的物料， 不需要日领日结， 但也要做好领用限额， 材料消耗定额表等是制定物料领用限额的良好依据， 生产单位领料员应在限额内填写领料单。

生产现场的存货管控从合理规划区域开始， 在生产厂房内设置存货放置区， 与作业区分开， 存货放置区内设置原材料存放区、废弃材料存放区、不合格品及废品存放区、半成品放置区。各区域悬挂明显的标识牌并用不同颜色的油漆画出边框。原材料进入生产单位后， 先存放在存放区内， 生产工人用多少领多少， 发料员对领用情况做好记录。

本文是按照内部控制五要素、存货内部控制的要求等相关理论和方法对某有色冶金厂现在使用的存货控制流程、内容、方法和体系进行了研究，结合实地调研按照业务流程具体分析了该工厂目前存货管理中存在的问题，并针对这些问题提出了合理的解决建议，希望能为该有色冶金厂提供借鉴。

【参考文献】

[1] 许辉.XB公司库存管理优化研究[D].吉林大学.2009.

[2] 吕慧峰.库存管理中安全库存的预测与优化[D].沈阳工业大学.2008.