城建档案信息化建设探析

程旭远 要世杰

摘要：城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。随着经济的发展，传统的城建档案管理已经不适应现在的社会需求，城建档案管理引入信息技术，推动城建档案工作的信息化建设，也势在必行。基于此，本文从城建档案信息化建设现状及问题进行详细的分析，并提出一些建议，旨在让城建档案管理工作更快、更好、更有效地为城市建设的现代化服务。

关键词：城建档案；信息化；建设

引言

城建档案信息化是城市高速发展对城市规划建设管理提出的最基本也是最重要的要求，也是提升城市规划建设效率的重要手段。城建档案信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理觀念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。目前，我国大多数城市的城建档案信息化的建设速度还和社会发展的速度不相适应，影响了城建档案利用的广度和深度，为此，本文将对其中存在的问题及原因进行归纳、探析，并提出应对措施。

一、城建档案信息化建设的必要性

随着时代的不断发展，也让社会科学技术的得到进步，特别是随着计算机和互联网的不断深入，更是加快了时代发展的进程，也让人们的日常生活和工作发生了巨大的变化。现今，众多行业和领域都广泛应用信息化技术，以此提高自身工作生产的效率，增强工作生产质量，也让众多管理工作变得井然有序。而且近几年来，我国档案部门大力推进和开展档案管理信息化建设，实现档案管理工作和社会同步发展的目标，同时也顺应社会对档案管理的需求，尤其是目前各类单位管理的各个方面都会涉及到计算机管理，而且计算机早已经深入到人们的工作中，同时电子文档在很多方面以它所具有的快捷的办公速度以及传递速度的优势取代了纸质文件，因此档案管理信息化就应运而生，并且成为档案信息化建设的关键影响因素。除此之外，档案管理信息化还有助于保证档案资料的完整性和准确性，这也是传统档案管理模式中有所欠缺的，因为在传统档案管理过程中受人为因素的影响最大，如果档案管理人员没有根据相关的档案管理规范制度和章程进行管理工作，那么就容易造成档案资料的混乱甚至是丢失，而且传统档案管理模式的效率较低，不能满足当前办公高速和高效率的要求。

二、城建档案信息化建设现状及问题

（一）、城建档案信息化建设前期准备不够

前期准备工作是城建档案信息化建设的重要前提，然而目前档案信息化建设的前期准备工作仍然存在着一些不足之处。首先，城建档案资料质量不高、不准确和不齐全。城建档案管理工作的专业技术性较强，涉及到诸多学科，档案编制需要由综合专业技术能力较强的人员负责。而目前大部分工程档案的编制工作均是由施工单位完成的，因为施工单位通常只关心工程的质量，忽视竣工档案的编制工作，大部分施工单位的工程档案编制工作是由一些专业水平较低的人员承担的，导致工程档案整理不规范、标准不统一，极大地影响了进馆城建档案的质量。其次，电子文件档案收集不及时、不齐全。大部分城建档案单位过于重视收集文本文件，而忽视收集声音文件、图像文件和电子文件。城建档案单位没有明确规定电子文件档案的归档时间，与此同时纸质档案电子化进程缓慢。

（二）、思想认识不到位，影响了城建档案的信息化进程

思想认识不到位体现在三个层面，一是现有档案管理人员的认识不到位。随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》的宣传贯彻执行不断深入，目前城建档案管理人员的档案意识和法制观念有了一定程度的提高，但从对城市的建设、规划、管理负责，对历史负责的角度来看还缺乏一定的深度，与城市的发展和社会的进步还有一定的距离。现有档案管理人员受传统档案管理方式及管理思维的禁锢，在新知识新技能掌握上不够积极。二是由于档案管理人员的认识不到位，对城建档案信息化建设的宣传力度不够，没有得到当地城建档案行政主管部门领导的重视。领导认识不到位，对城建档案信息化重视不够，在资金投入和人员配置等方面自然就不能给予大力支持。三是由于宣传力度不够，社会各界，特别是建设单位在提供档案时，基本上没有数字化、信息化的档案资料。因此，加强城建档案信息化工作的宣传，向公众展示城建档案信息化成果，强化档案信息化、数字化意识，是目前急需解决的问题之一。

三、对城建档案信息化建设的几点建议

（一）提高信息化档案建设的技术水平

在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。

值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。

（二）、引进和培养现代化管理人才

从目前所了解的各地基层档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员偏少，要主动聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，以提高馆员掌握和运用现代化技术的技能，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。对有发展前途的年轻干部，加大业务培训力度，同时，建议要积极引进调入档案专业的大专院校毕业生，尽快改变现有干部的知识结构，要逐步培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍。

（三）、加强领导、提高认识

城建档案信息化建设要全面贯彻实施住房和城乡建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，要把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，增强信息化建设的紧迫感和责任感。大力提高工作水平和工作效率。要在市政府的统筹下制定规划、讲求实效、分步实施、适度超前，重点抓好信息化基础设施建设、应用软件的使用、数据库建设和信息数据安全管理工作。以加快推进档案信息化建设，努力实现城建档案信息化建设与各地电子政务建设的同步协调发展。

结束语

总之，信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，城建档案的信息化工作又是一项实践性很强的工作，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行。因此，我们必须要以库藏档案资源为基础，以市场需求为导向，以创新发展为动力，以利用服务为目的，努力开拓城建档案信息化工作新思路，快档案的现代化管理进程，努力实现城建档案信息化建设的快速发展。

参考文献

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