科技馆档案管理与利用工作的主要内容及若干建议

赖碧英

摘 要：人类社会在不断向前发展的过程中，总会留下许多珍贵的记录。档案是社会实践活动的历史记录。科技馆档案是科技馆领导和工作人员总结经验教训、继续开展工作的依据材料，是熟悉情况、制定计划、处理问题的参考材料，同时也是科技馆工作历史的见证。如何进一步做好科技馆档案管理与利用工作，已成为新时期新形势下科技馆档案管理工作者所面临的新任务新要求。

关键词：科技馆；档案管理与利用；内容；建议

科技馆在自身的发展中形成了档案，它是历史和工作活动的真实记录，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是工作查考的凭证和制定政策的参考，是弥足珍贵的无形资产。结合在市科技馆工作的实践，我发现科技馆档案管理工作是基础性工作，完整收集、科学管理、充分利用是科技馆档案工作最主要的内容，在具体实践中又是一个链条的各个环节，这就要求办公室及各业务部门负责人务必相互配合，提高整体档案意识。科技馆管理人员更须经常主动向领导汇报工作，配合中心工作，充分利用档案，发挥档案的特殊功能和作用。

一、 科技馆档案管理与利用工作最主要的内容

在实践中，目前档案管理最主要的内容有：

完整收集：档案工作人员要经常地、主动地向各部门、各承办人了解各项工作的资料情况，做到心中有数，并进行跟踪、把关、收集，以确保档案的完整性、准确性、系统性。

科学管理：合理组卷、立卷，将来在利用、查找时才方便、快捷，为利用服务。要制定管理制度并贯彻执行，形成规范化管理。

充分利用：以查考、汇编、统计、研究、复印等形式，为领导制定政策提供参考，为全馆及各部门总结工作积累数据，为对外宣传、举办专题展览提供素材，在与外部出现纠纷时提供诉诸法律的凭证，与各馆交流时提供管理制度，办法经验等。

1、收集、存放——做到底数清、收集齐、分类明。文件在整理立卷前，还不是档案，平时由办公室专人负责收集。因为办公室是文件的枢纽部门，各部室向馆级、馆级对部室，向馆上级请示、上级批复、馆对外文件都要经过办公室，应收集原始件，馆发文件至少要一式三份暂存（为入卷、汇编用）。各部室都要注意积累，有条件的单位各部室配计算机，行文一律要求用计算机打印则更便于统一格式、纸型，如建有局域网实现网上传送更方便。若是手写稿，一定要用钢笔，不可用圆珠笔、铅笔。如上级领导批示有用圆珠笔的则复印一份存档。其中特别要注意的是：有关公安消防、劳动法规、工程合同、承展合约等文件，主办人为工作方便，常常自己保管，但档案管理人员一定要底数清，先复印一份备查，原件一经用完，马上保存原件，给主办人复印件，不能含糊。当年正在运行中的文件平时应分类存放，如上级党政机关来文，本单位报字、办字文、党字文、简报、会议纪要、年度工作计划总结、劳资人事、各部门请示和报告、接待记录、重大活动安排、经济合同、工程合同、宣传广告协议、学术交流、展览协议等，可以按发文部门、文件种类、承办责任人几种类别分放，在整理立卷时就容易多了。要特别注意收集那些上级领导、机关部门对我馆请示和报告的批复，我馆申报、参评各种奖项、荣誉称号，上级批准颁发获奖的文件、决定，要从上级发文中提取出来，将原件收入馆档案相应案卷，与我馆相应报出的文件放在一起。

2、立卷——每年第一季度对上一年文件进行整理立卷。按照档案专业要求，应是谁发生，谁使用，谁立卷，这在大型企业、党政机关是行之有效的办法。在科技馆，如果以辦公室为文件的集散地、总枢纽，最好是办公室整理立卷，与部室结合，在最后录卷、订卷之前，请有关部门负责人过目，检查有无遗漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用——为领导、内外提供服务也可使用条码技术，迎接流通管理质的飞跃。科技馆档案管理实践中经常看到，档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁的手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时，甚至有时一两天才有可能找到这条记录。解决这些问题，用识别器及计算机处理系统通过核实，存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案借由出到归还的管理和统计， 方便、快捷、准确，极大提供效率和管理水平。

二、新时期做好科技馆档案管理与利用工作的若干思考和建议

1、不断改善科技馆档案资料结构

科技馆档案管理与利用工作要结合新时期经济社会发展的特点，注重对档案资源中丰富的经济、科技等档案信息资源的整合与利用，为领导决策、地方经济发展和知识创新提供参考；不断整合与利用文化、教育等方面的档案信息资源，更好地促进先进文化建设；充分开发档案信息资源中与人民群众息息相关的档案信息资源，维护广大人民群众根本利益。同时，不断开阔视野，拓展科技馆档案工作领域，加强对新建领域建档工作的监管力度。此外，科技馆档案资源建设的重心要放在围绕中心服务大局的需要上。比如：政府职能正在转向经济转型升级、市场监管、社会管理和公共事务上。科技馆档案管理就要以此为中心做好相应馆、室、藏档案存量档案资源建设，而且要加强正在形成中的重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、单位信用档案、共建单位档案等增量档案资源的建设。唯有如此，科技馆档案资源结构才会得到不断改善，才会充分体现地方特色和时代特征。

2、建立健全科技馆档案管理制度

建立健全科技馆档案管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合科技馆的特点和档案管理实际，以适应科技馆档案管理与利用的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既要能约束领导又要能约束职工。领导的形象和行为直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。在规章制度执行过程中，要做到有功必赏，有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、切实加强科技馆档案信息化建设

认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与实际工作的突破与变革，应以档案信息建设积极推动档案工作的变革，在不断采用现代信息技术装备科技馆档案管理部门、不断提升科技馆档案管理与利用现代化水平的同时，以自己独特的利用方式及服务方式，为地方提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使科技馆档案管理与利用工作更好地为社会发展服务，不断满足社会对科技馆档案信息的需求。

结语

对科技馆档案管理与利用工作内容、实践过程的深入分析，发现了科技馆档案资料结构不够完善、科技馆档案管理制度不够健全、科技馆档案功能定位不够准确、科技馆继续教育有待加强、科技馆信息化建设相对滞后，从而提出相应的措施与建议，旨在促使科技馆档案管理工作有新的突破新的进展。为此，务必抓住新时期新机遇，加强学习，不断改革创新，冲破原有的思路、格式，力求形成一整套新的科技馆档案思想、档案观念，才能适应新形势下档案事业的新发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出新的贡献。（作者单位：福建省泉州市科技馆）