江苏省农业种质资源平台办公室信息管理系统的设计研究

杨欣等

摘要：为实现平台办公室信息管理的自动化，提高管理人员的工作效率，采用ASP.NET和SQL Server数据库技术设计“江苏省农业种质资源平台办公室信息管理系统”，用以辅助存储、管理平台办公室信息资源。主要介绍该系统的架构、功能设计等内容，并详细描述信息管理系统的工作流程。

关键词：信息管理系统；文档管理；资源；SQL Server；平台

中图分类号： S126；TP393.027+.3文献标志码： A文章编号：1002-1302（2015）09-0461-03

通信作者：颜伟，硕士，研究员。E-mail：yanw9@hotmail.com。江苏省农业种质资源保护与利用平台是经江苏省科学技术厅批准成立，依托江苏省农业科学院、江苏省林业科学研究院、江苏省淡水水产研究所共同参与组建的一个非独立法人的种质资源共享服务机构，主要从事农业种质资源的收集、保存、评价和创新研究，同时开展优异资源、信息的共享服务，为我省农业生产、科研提供基础支撑，是我省首批重点建设的七大科技基础条件平台之一。

平台办公室自成立以来，逐渐积累了数量庞大、电子形式与实物形式并存的文件资料[1]。由于文件数量大、种类多，对保护好一些重要文件极为不便，一旦出现文件管理人员的流动，文件查找与重新整理需要浪费大量的人力、物力[2]。面对文件信息逐年急剧增长，平台办公室对于文件存储的要求也越来越高，如何有效地存储、获取文件信息，已成为当前实际工作亟需解决的问题[3]。本研究旨在设计一套基于ASP.NET技术B/S模式的文件信息管理系统，以辅助存储、管理平台办公室信息资源，有效地为领导决策提供完整的材料和数据信息，实现平台办公室信息管理的自动化，减轻管理人员的工作量。

1系统架构

本系统采用B/S（Browser/Server）3层体系结构，包括表示层、功能层和数据服务层（图1）[4]。采用灵活的设计方式、流行的浏览器方式，所有用户不需安装额外软件，只需和上网一样打开浏览器即可方便地查询、借阅档案文件，便于操作和维护[2]。

2系统功能设计

江苏省农业种质资源平台办公室信息管理系统主要包括

文档管理、固定资产管理、人员管理和系统管理4大模块（图2）。

2.1文档管理

文档管理模块主要负责管理江苏省农业种质资源平台办公室日常工作中的所有文档资料信息，实现各种实物文档、电子文档的录入、编辑、检索、借阅等功能。文档管理模块是本系统的核心模块，其中可以划分为分类管理、文档录入、文档编辑、文档组织、文档检索和文档借阅等子功能模块。

2.1.1分类管理分类管理模块负责管理文档的类别如文本文档、声像文档等，系统支持根据平台办公室的工作要求创建新的文档类别或者修改已有文档类别。

2.1.2文档录入文档录入模块主要用来将实物文档和电子文档相关信息录入到本系统中，从而实现文档内容的信息化管理。种质资源平台办公室日常工作中涉及到的相关实物文档保存在各办公室文件柜中，通常包括文件、通知、票据等纸质文档及光盘等，系统中可录入文件名称、时间、文档分类、发文单位、文件存放位置、管理人员等基本信息，方便后续检索和借阅。对于重要或者常用的纸质实物文档，可以扫描上传，并可进行OCR识别转换为可编辑的电子文档，同时在系统中可保存实物文档和对应电子文档的关联关系，在后续查询某实物文档时，既可以获得文档存放位置的信息，也可以下载扫描的电子文档或OCR识别后的可编辑文档。对于纯电子文档，录入时填写名称、日期、文档分类、发文单位、摘要等基本信息，并上传所有相关的文件附件。

2.1.3文档编辑文档编辑模块实现对已录入文档进行修改、删除等操作，支持修改文档的基本信息，添加文档新版本，

修改和重新上传文档，删除无用的文档等。

2.1.4文档组织文档组织功能实现按项目或任务方式来组织文档信息，针对日常工作中的某一项目、会议等，在系统中建立一个专题，专题内可以关联各种电子文档、实物文档，将系统中各类文档信息有效地聚合和关联起来，提升文档的组织管理效率。

2.1.5文档检索文档检索模块主要用于管理员或普通用户输入各种组合查询条件来检索所需要的文档，系统支持根据关键词、文档类型、发文时间、发文单位等字段进行单项检索和组合检索，支持对文件的基本信息和附件进行全面的搜索。例如，检索“平台2013—2014年度种质资源库（圃）绩效考核结果的报告”电子文档，可输入关键词“平台库（圃）绩效考核”、文档类型为“电子文档”进行检索。系统支持对检索到的电子文档可浏览其基本信息，并支持对文档附件的在线预览。

2.1.6文档借阅该模块用来实现办公室文档的借阅功能，包括实物文档和电子文档的借阅。普通用户可使用文档检索模块查询所需要的文档并提交借阅申请。管理员可登录到系统中处理审批申请，审批通过后，用户可至平台办公室领取相应的实物文档，或者通过本系统在线浏览和下载相应的电子文档。系统中能记录并管理文档的借阅状态和相关借阅历史记录。实物文档使用完毕，用户将所借文档归还至平台办公室，管理员在系统中结束借阅流程。

2.2固定资产管理

固定资产管理模块主要实现平台重要固定资产的信息管理，包括类别管理、固定资产录入和编辑、固定资产检索等功能。

2.2.1固定资产类别管理固定资产主要分为办公家具、实验家具、仪器设备等类别，支持在系统中维护固定资产类别，新增或者修改类别信息。

2.2.2固定资产录入和编辑系统支持对固定资产进行信息录入，包括固定资产名称、资产编号、购买日期、资产类别、规格型号、配置说明、使用人、存放地点、资产状态等信息。系统支持编辑已有资产的相关信息，修改资产状态等，并保存相关历史记录。endprint

2.2.3固定资产检索系统支持对固定资产按照各种查询条件进行单项或者组合检索，支持按资产名称、资产编号、使用人、资产状态、关键词进行搜索，并浏览查询结果。

2.3人员管理

人员管理模块主要包括人员类别、人员档案、聘用合同和人才培养管理等功能，实现平台办公室相关工作人员的信息管理。系统支持配置人员类别，如在编人员、人事代理人员、临时人员等，各类人员中又可细分为科研、管理等子类别。支持录入各类工作人员的档案信息、聘用合同信息和人才培养信息，并可按关键词、姓名、年份等字段实现信息检索。

2.4系统管理

系统管理模块主要包括用户管理、角色和权限管理、系统帮助、系统日志等功能。用户管理模块支持创建管理员和普通用户账号，供平台相关人员登录和使用本系统。权限和角色管理模块支持设定用户角色和对应的权限，管理员具有文档录入、借阅审批等高级权限，一般普通用户只有文档检索和浏览公开文档的权限。系统帮助模块包含本系统的相关操作说明。系统日志模块记录系统中所有关键性的历史操作日志。

3系统业务流程

3.1文档录入流程

文档录入是实现文档信息化管理的前提条件，本系统中管理员录入文档流程见图3。

3.1.1电子文档的录入管理员进入文档管理中的文档录入模块，选择“新建电子文档”，输入电子文档的各项字段信息，包括文档名称、文档类别、发文单位、发文日期、作者姓名、文件保密状态等基础信息；录入完成基本信息后，可通过浏览

器上传所有相关附件；录入完成保存，系统能自动生成相应的文档编号，实现完整的电子文档录入流程。

3.1.2实物文档的录入管理员选择“新建实物文档”，输入实物文档的各项信息，除名称、类别、发文单位、保密状态等基本信息字段外，还需要输入实物文档的保存位置和保管人。管理员可根据具体文档的需要决定是否要关联录入电子文档，如果需要可扫描生成相应的电子文档，并可选择进行OCR识别；相应工作完成，可在系统中新建对应的电子文档记录，保存实物文档和电子文档之间的关联关系，方便后续进行关联检索。

3.2文档检索和借阅流程

文档检索和借阅是系统中最常见的应用场景，随着种质资源平台办公室工作的开展，日常相关的文档越来越多，也就会经常检索或查找资料。本系统对文档建立了强大的信息管理功能，给文档检索和借阅浏览带来非常大的便利（图4）。

3.2.1实物文档的检索、借阅、审批、领用和归还用户在系统中输入各种组合查询条件进行文档检索，找到所需的实物文档。如果文档当前未被其他用户借阅，用户可在系统中提交借阅申请并等待审批结果。管理员用户查看系统中的所有借阅申请并进行审批，审批通过，用户可查看到具体的审批结果，如果审批不通过，可看到拒绝原因；如果审批通过，则可看到文档位置并找管理员获取指定的实物文档。用户使用完毕归还实物文档，管理员记录归还信息，结束借阅流程。

3.2.2电子文档的检索、借阅、审批对于公开的电子文档，用户检索后可直接在线浏览或下载；对于保密的电子文档，用户检索后需要提交借阅申请并等待审批结果，管理员审批通

过后用户即可在系统中查看电子文档的完整信息，可在线浏览或者下载所有文档附件。对于实物文档和电子文档，系统中能保存所有相关的借阅、查看和下载历史记录。

4总结

江苏省农业种质资源平台办公室信息管理系统的建设可以实现平台办公室信息资源的有序化，其强大的文档检索功能可解决纸质文档查找难、利用率低等问题，使信息文档得以科学、规范的管理，极大地提高平台办公室的管理工作效率。同时，本研究对于其他农业办公信息化管理也具有较高的参考和应用推广价值。

参考文献：

[1]王成义.基于B/S结构的档案管理系统的设计与实现[D]. 哈尔滨：东北大学，2006.

[2]杨兴强.档案管理系统的设计与实现[D]. 济南：山东大学，2007.

[3]张蕾.基于.NET的档案管理系统的开发与研究[D]. 天津：天津大学，2007.

[4]杨欣，张勇，林静，等. 江苏农业种质资源信息服务系统的设计与构建[J]. 农业网络信息，2008（6）：27-30.

[5]杨欣，蔡士宾，张勇，等. 江苏农业种质资源中期库信息管理系统的初步设计[J]. 江苏农业科学，2009（5）：291-294.endprint