企业信息化项目中的业务流程优化方法研究和应用

姜恒文++张安建

摘 要：企业信息化建设与业务流程的优化都是为改善企业的经营效率，提高企业在市场中的竞争力而进行的管理模式的改进。本文主要对企业信息化建设项目中业务流程优化方法进行探讨，并以实际案例进行辅助说明。

关键词：企业；信息化；业务流程；优化

1 概述

随着现代化信息技术的不断发展，其应用范围也越来越广泛，信息化技术在企业中的应用，已大大提高了企业的管理效率，并帮助企业提升市场竞争力；在此基础上，企业为进一步提高企业的办公效率，提高对市场的应变能力，需要通过业务流程优化方法来节约各环节的办公时间，以最大限度的提升企业的工作效率。

2 企业业务流程优化

2.1 企业业务流程优化概念

企业业务流程是企业内部各部门、各岗位之间流转的一系列管理活动，且该活动贯穿、影响企业的发展。企业业务流程不同于企业的生产流程或工艺流程，而是包括了输入、活动、活动之间联系、输出、顾客和价值等各方面的管理过程。企业业务流程对企业的发展具有直接作用，这一点已经得到广泛认可。企业为缓解生存压力，提高企业管理模式与新经济环境的匹配度，纷纷提出了业务再造理论（BPR），但BPR项目失败率较高，在此基础上，总结出了新的管理思想——业务流程优化（BPI）。BPI理论相对于BPR而言，对企业的生产活动造成的冲击力较小，并可通过较小的改进得到较大的回报，实施难度小，成功率高，因此更具推广意义。

2.2 企业业务流程优化方法

2.2.1 价值链分析法

价值链分析法首先由美国学者迈克尔·波特首次提出，价值链分析法是将企业的商业活动分为基本价值活动和辅助价值活动两类，其中生产、采购、市场营销、售后服务活动属于基本价值活动体系；而人力资源管理、行政管理、技术及财务管理属于辅助价值活动体系。企业的各项活动都是通过输入、转换、输出的模式获得增值，对于增值活动较小的可以进行优化，降低企业的运营成本，提高企业的效率及客户的满意度。

2.2.2 头脑风暴法

头脑风暴法由美国的亚历克斯·奥斯提出，该法是通过将企业业务流程优化项目所涉及的部门及相关人员集合起来，利用集体的力量讨论出最佳的优化方案，然后对讨论结果制定可行性执行方案。

2.2.3 因果分析法

因果分析法由日本学者石川馨提出，是将现有流程存在的问题进行分析，并对影响因素进行分类。重要影响因素、较重要因素以及细小因素分别用大、中、小图标加以区分，以直观、形象的方式展示现有流程中存在的问题。

2.2.4 标杆瞄准法

标准瞄准法是将同行中的成功企业作为标准，将本企业的经营活动与之相对比，以确定企业的未来发展方向。

2.2.5 职责细分法

职责细分法是对企业内部组织结构的职责进行分解，并对相关的岗位职责进行确定，然后从确定结果中找出相应的流程。

2.2.6 ESIA法

ESIA法是消除、简化、整合、自动化四个基本方式的组合，通过ESIA法可减少业务流程中无增值价值的活动，并尽量对流程中核心整治活动进行优化调整。

3 业务流程优化实施方案

3.1 案例介绍

以A公司的业务流程优化为例，A公司为上市公司，主要从事动力产品研发、动力产品制造、动力节能减排装置开发、工程设备开发和电气系统集成等业务领域。A公司信息化系统使用现状为：①现有的ERP系统由公司IT部门自主开发建设，且与办公自动化系统和业务应用系统处于独立运作状态，各系统之间的关联性较弱，这就造成了需要重复输入信息；难以对公司的业务进行统计和分析；不同部门之间的制约性差；现有的系统无法覆盖全部产品的业务运作；且系统功能重复性过多。②信息传递方式多为报告或报表形式，缺乏时效性。③不同部门采用的数据标准不同，影响部门之间的业务协同。④部门之间的信息沟通缺乏及时性和准确性，对各项信息资源的利用率较低，难以形成企业内部的信息共享。

3.2 A公司业务流程优化的必要性分析

A公司原有的信息化系统和相应的业务流程存在极大的缺陷，流程制度需要进行优化改进，否则难以适应现代化企业发展的需求；随着经济全球化速度不断加快，公司业务规模和业务范围也将不断增加，而行业内部和国际之间的竞争不断加剧，对公司现有的信息化系统以及相应的业务流程进行优化是提高企业核心竞争力的需求。

3.3 A公司信息化项目中的业务流程优化实施

3.3.1 业务流程优化组成员配置

企业实施业务流程优化的实质是对企业现有的管理进行变革，这关系到企业全体员工的利益和权力的变更，这就需要获得企业成员，尤其是各部门一把手的理解和支持。在获得各部门领导的支持后，对业务流程优化实施小组的结构进行如下设置如图1所示：

图1 业务流程优化实施组织结构

在对A公司信息系统的业务流程进行梳理和优化时，应成立简洁有效的组织结构，在上述结构图中，领导组可由公司高阶负责人担任，以消除不同部门之间的壁垒，并利用其权限，给各个部门的执行人员以有效的支持。

3.3.2 确定需要优化的流程

A公司在实施小组各成员的参与下，采用头脑风暴法和价值链分析法对现有问题进行分析，确立优化重点为业务运作。A公司当前的问题表现为计划管理缺乏秩序，市场营销业务流程模糊，不规范，采购流程不确定。针对现存的问题，可知公司需要优化的业务流程涉及到营销过程、生产过程、合同处理、客户服务等供应链的各个环节。

销售环节是公司利益的来源，其主要目的是获得客户的需求，并将获取信息及时、准确的传递给其他部门，从而实现公司资源的高效利用，以赢取市场和客户的肯定。这一环节的优化目的是实现销售、商务、服务、市场信息的共享。生产环节的优化目的是满足客户需求的同时，见效库存投资，提高生产效率，降低企业生产成本，因此生产部门的主要任务是尽量满足交货期限，在此基础上要尽量晚生产，这就需要不断的缩短生产周期。本次业务流程改造，以销售和生产两大关键环节作为业务流程优化的重点对象。

3.3.3 A公司业务流程优化实施

A公司原有信息系统从功能上来说较为完善，达到了集成化的要求，但对现有的业务流程的匹配性不足。在推行业务流程优化时，应先对原有的业务流程进行梳理和调整，并调动信息部门、事业部门、制造中心、业务部门等骨干人员参与的积极性，各部门相互协调，保障运行管理水平的更提升。

将原有信息系统中运行的大量有效数据迁移到新的ERP平台，但平台对数据的准确性无法进行判断，这就需要专家顾问团对原有数据进行分析和整理，并参与业务流程的优化过程，提高新信息系统的服务能力。为提高公司应对外部竞争压力的能力，由IT技术人员、各部门业务领导及骨干组成的实施小组对信息系统进行不断的优化，并在优化过程中以速度优先、先固化有效流程，后优化调整好的流程为原则，待调整流程适应一阶段后，再进一步优化，以形成螺旋式上升和发展的优化过程。

3.3.4 业务流程优化效果评价

在实施新的信息系统之前，应对原有的业务流程进行优化，主要工作包括对现有流程的梳理和规范，从中找出没有流程支持的业务活动，并将不规范的活动内容进行标准化、规范化；由个别流程优化上升到子流程系统化的高度，逐渐形成一整套流程体系。建立不同部门之间的二级流程，将供应链采购、产品生产、财务管理和市场营销进行有机结合；将优化后的流程在信息系统中实现自动化，利用自动化办公平台达到高效、快速、准确的执行效果。

4 总结

企业建立信息化系统的目的是改善企业的管理效率，提升管理水平，扩大企业的经济效益；业务流程优化是企业管理活动中的重要组成部分，是需要科学有效的方法加以执行的；企业信息化系统的建设、业务流程的优化是改进企业管理模式，提高企业经济效益的有效途径。通过对优化方法的研究，可以进一步推广应用到其他信息系统的建设过程，如企业研发设计和制造系统，实现设计与制造协同业务优化，提高企业的效率和产能，增强企业的核心竞争力。

参考文献：

[1]徐亚.基于精益思想的货代业务流程优化研究[D].上海交通大学，2013.

[2]黄伟荣.C公司业务流程的优化研究[D].华东理工大学，2014.

[3]王震海.优化业务流程 实现体系管理升华[J].金山企业管理，2015，

02：7-8.endprint