对档案服务与利用的探讨

李桂英

摘 要：档案是一种特殊的社会资源，来源于社会实践，最终又服务于社会实践。档案作为社会整体记忆的一部份，承担着艰巨的社会责任。

关键词：档案；服务；利用

档案事业存在的物质基础是档案信息及其价值，档案事业发展的原动力是档案信息价值的实现——档案利用服务。档案专业社会化服务是档案事业的发展与社会对档案工作需要的有机结合，是档案工作融入社会、服务社会的动态过程。

1 拓宽收集渠道，丰富馆藏资源

（一）只有从不同层面反映历史全貌的馆藏，才能满足社会的不同需求。拓宽渠道，丰富的馆藏是服务社会的前提。尽管近些年档案馆在这方面取得一些进步，但总体上离社会的需求还有很大距离。尤其是历史照片、名人档案、地方特色档案等，要充分发动社会公众参与到档案资源建设中来。档案馆应该大胆吸纳社会力量和民间资本进行合理开发，创新陈列方式，创新展示手段，丰富展出内容，拓展自身建设和发展空间。

（二）通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，激活档案信息，实现档案信息资源共享。在我国档案事业从“纤纤弱苗”成长为“苍劲大树”的蓬勃发展中，档案利用工作的不断变革丰实了这棵大树始终坚守的服务之魂。我们必须努力丰富馆藏，注重收集档案资料，在管好用好传统档案的同时，要及时收集一些新兴领域的档案，在收集纸质档案的同时，更要注重收集特殊载体档案。

（三）整理工作是为档案利用和服务创新的顺利开展，是集中收集、保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件资料的机构和信息库，是政府对外行使行政管理职能，并直接为社会公众提供方便快捷政策法规和政务服务的窗口，是新形势下国家综合档案馆职能的延伸点，是促进政务公开、接受社会监督、提高办事效率、服务经济建设的重要举措。

（四）为挖掘馆藏档案信息资源而抢救、整理档案，做好档案整理工作是发展档案事业根基，我们应该不断推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案利用创造条件。

2 努力创新，提高档案利用和服务水平

（一）做好政府信息公开查阅。

档案馆作为依法指定的政府信息公开查阅场所之一，应抓住全社会普遍关注的时机，认真做好信息的收集、管理、利用工作，向公众提供集中、规范、权威、系统的政务信息，切实保障公众的知情权、参与权、监督权、为公众提供有效服务。

（二）强化服务意识，正确认识收集与服务的关系，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来，端正服务态度，热情、主动、负责，熟悉自己的服务对象，了解广大利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。

（三）组织各种社会活动。

档案馆应根据活动对象和特点，组织多种形式的社会活动，发动公众更多地参与到档案策划的文化活动中。例如，举办“档案馆开放日”活动，吸引公众走进档案馆，扩大档案馆的影响力。

（四）现行文件公开服务面临的问题是：政策依据与法律保障不足；公开文档信息的来源与质量尚存在着一些问题；现行的档案管理体制的束缚；现行文件公开服务中的法律问题。现行文件服务中心应是“集中收集、保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件的信息库；在收集整理政府机构现行文件夹的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的机构，是新形势下国家地方综合档案馆的内部机构，是档案馆职能的延伸。收集、了解文件内容；调查公众需求，勾股定理公开重点；对公开文件进行认真鉴定，列出可以公开的文件清单；履行文件公开审批程序；采取适当有效方式正式公开。

3 加强档案人员素质教育培训

作为档案工作者应该能够意识到，随着我国《档案法》的颁布与贯彻执行等，各级领导的档案意识和全社会公民的档案意识也都大大增强。但是档案馆档案的利用却长期处于低谷之中，社会公民对档案和档案馆依然是缺乏足够的认识，这就要我们的档案工作人员加强素质教育服务能力。

（一）提高档案管理人员的综合服务能力，就要要求档案人员有过硬的业务技能；既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员要树立正确的世界观、人生观，热爱档案事业，甘于奉献。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案，各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学的先进工作方法，一专多能的档案工作人才。

（二）要善于调动各方面的力量，积极培养档案工作方面的专业人才。

4 档案信息服务中隐私权的保护

（一）开发利用档案，是发展档案事业的需要，更是档案工作者神圣的使命。档案作为历史记录，其中许多内容涉及个人隐私。档案信息进入普遍的数字化、网络化，档案信息的的获取更加方便、快捷。保护档案信息服务中的隐私权，并不为每个公民所了解，即使对于档案工作者来说，在档案信息服务中注重开放利用而忽视隐私保护的现象较为普遍。在档案信息服务中保护隐私权意义不仅仅在于维护当事人的合法权益，而在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。

（二）档案工作者应注意保护他人隐私。档案馆向社会提供档案信息服务，这就要求档案工作者必须熟悉馆藏，以方便利用，因此，档案工作者更容易了解到档案中所涉及个人隐私。档案工作者不能因好奇心或别有用心地把馆藏档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，这是不道德的行为，也是违法的。

（三）在档案信息服务中不仅要维护当事人的合法仅益，满足公众对社会信息公开化需要的同时，还要保障其隐私权。保证档案信息服务工作沿着法制化的轨道健康发展的同时，使档案信息能够健康、安全地服务于社会、服务于我们的生活。

参考文献

[1] 李扬新，档案公共服务政策研究 ，上海世界图书出版公司，2011

[2] 冯惠玲，张辑哲 档案学概论 北京：中国人民大学出版社，2001

[3]王协舟和张艳红——试论现行文件公开服务及其存在的问题与对策，档案学通讯，2003，10：13-17