论上海群众文化艺术档案的数字化管理

朱丽君

摘 要：在当今的网络时代和快节奏的工作环境下，对于各类信息资源的快速共享已经成为社会的主流需要。同样，对于艺术档案信息的快速处理、管理和利用提取也不例外。群众文化艺术档案作为艺术档案的重要组成内容之一，信息量大，内容丰富，加强这些信息资源的数字化管理就显得尤为重要。本文围绕实现群众文化艺术档案数字化管理的重要性和必要性，以及数字化管理软件的利弊来阐述。

关键词：群众文化；艺术档案；数字化

1 上海群众文化艺术档案的发展背景

上海是中西文化的交汇点，也是中国多民族文化在上海舞台发展的码头和港湾。南来北往、南腔北调，融入了全国各地民族民间的表演形式，同时也不乏弥漫着西洋艺术色彩，形成了上海这座大都市独具魅力的群众文化。群众文化有广泛的群众基础，源自于民、服务于众，具有很深的民间性和娱乐性， 贴近群众生活，受到群众的喜欢和广泛参与。群众文化的规模已无可比拟，且形式与内容丰富多样，继承传统又兼具弘扬时代精神，无疑已成为中华文化的一大看点，而且在不断完善和充实。这笔丰厚的文化艺术资源累积起来是一笔可贵的艺术档案。上海群众文化艺术档案工作起步于80年代，发展于90年代。上海各区县各街道每年都组织举办各类文化活动，丰富群众的业余文化生活。各级群众文化单位自建立艺术档案室开展艺术档案工作后，按照艺术档案的管理要求，积累和保存了一大批群众文化的艺术档案资源。截至到2014年，各区县文化馆已经积累文字材料6450卷29806件，声像材料7926盘，照片10万余张，年利用艺术档案人次达700多人。

2 实现群众文化艺术档案数字化管理的必要性

艺术档案数字化是我国文化艺术事业发展的时代要求，群众文化艺术档案作为艺术档案的组成部分，实现数字化管理也是必然趋势。实现数字化管理的作用体现在以下几点：

1、群众文化艺术档案数字化能有效地保护档案原件，代替原件使用；2、数字化能改善档案的利用方式，可以不受时间和空间的限制，使异地调阅利用成为可能，满足更多更广泛的利用求。3、群众文化艺术档案数字化是实现群文文化艺术资源共享的前提。

3 “上海社会文化艺术档案数据库”的开发与应用

上海社会文化艺术档案数据库是国内第一个以文化馆艺术档案资源为对象的数据库。实现了群众文化艺术档案从实体内容管理转向数字化管理的飞跃，为上海社会文化艺术资源的积累开拓了新的积累途径，也是推进公共文化事业信息化的基础性工作之一。

（一）系统构成

上海社会文化艺术档案数据库采用WINDOWS DNA架构，是一个以数据为核心，多层次的BROWSER/SERVER计算机网络应用系统。整个数据库内容以多媒体、网页浏览形式出现。在应用的视觉效果和内容上要优于单一的库表操作界面。数据库主要面向资源管理人员和满足社会利用的需要，功能齐备、操作简便、易于管理和维护。系统内可收录大量的文字、图片和音视频素材，相互间可以通过计算机设置的程序链接，找到相关的所需要的信息。不仅可以在单机上查询，也可以通过网络采集相关的数据信息和远程传送、打印、复制，数据也可以定期增添和修改。同时还具备统计功能，可根据工作所需，分类或分项目进行相关数据的统计，实现数据报表。库内数据也可以通过备份的形式，保证安全，同时解决资源实体管理和数据管理的双重管理方式。

上海社会文化艺术档案数据库由前台和后台两部分组成。前台从页面的信息源登录，可以通过多种方法（精确查询和模糊查询）检索相关内容。后台主要以管理人员操作和日常管理维护工作，在取得和确认权限后，可以进入后台管理页面进行管理层面的录入、菜单调整、统计、汇总、整理等工作。系统的前台浏览和后台维护界面统一，一个入口进入，通过权限限制不同人员所能访问的模块。

上海社会文化艺术档案数据库由总库和分库两部分组成。总库面向上海市文化艺术档案馆管理人员，通过切换功能可以掌握各分库的数据情况，及提供数据查询、统计、备份等。分库面向各区县文化馆档案管理人员进行本单位艺术档案数据的录入、查询、统计等。分库需要向总库同步相关档案信息，同步方式用联网自动同步或手工拷贝同步方式。

（二）系统功能

1、系统设计按网络应用的浏览模式进行开发，便于利用者快速便捷的找到相关的资料。无论在单机还是远程网络上都可以进行搜索。

2、系统查询按管理权限和利用权限的设计要求，以维护所有者（制作者和被利用者）的权限，包括公开的内容和不拟公开的内容。其中有部分内容采用有显示项目名称，但不能点击打开，必须通过管理部门向所有者联络获取信息。

3、系统是一个多媒体性质的数据库，除了文字、图片所显示的内容，个人也可以在网上看到视频画面（有播放时间限制）。

4、系统除了通过页面查看数据外，还可以下载、复制、打印和发送，而且还显示归档信息，可以到实地看到相关的原始资料，体现社会文化艺术档案数据库的档案管理和实体管理应用的有机结合。

5、系统设计功能上也考虑到查阅者和管理者对获取的内容进行统计和汇总的实际需要，充分体现科学管理信息数据的功能。

6、系统采用更安全的措施，除了可以进行数据有效备份外，还可以按“用户管理权限”、“用户身份认证”、“管理日志”等有限的进行安全运行，以保障数据信息的安全性。

7、系统的设计不仅在页面上显示数据目录，同时可以在点击其目录时，随着其颜色的变化，随时点击进入全文的查看（附件）和利用。

4 “上海社会文化艺术档案数据库”的实施意义

1、建立上海社会文化艺术档案数据库不仅解决了区县文化馆艺术档案资源的数字化管理，提升了艺术档案管理工作的科技含量。由过去传统的收集、整理、检索、利用，向更加规范、标准、科学化的方向发展，解决和突破了本行业艺术档案管理传统的瓶颈，促使艺术档案的积累与科学技术的发展相同步。

2、解决了上海群众文化艺术档案资源的永久保存，解决日常工作利用的重复复制问题，保护原件资源不受到损坏；通过网页浏览数据库的全部内容，并进行复制和制作；通过各种统计功能，方便查询和统计工作。

3、上海社会文化艺术档案数据库的统一开发，不仅为各文化馆提供了工作方便，也可以通过网络访问，在更大利用范围中发挥文化资源的利用价值，提高公共文化对于促进、宣传与传播先进文化中的作用，满足社会各方面对文化资源的需求创造条件，扩大对外文化交流的机遇。

4、上海社会文化艺术档案数据库对于我国其他地区群文单位的艺术档案管理也有一定的应用价值和示范作用，为以后国家开发全国性的群文艺术资源管理创造了良好的条件。

5 “上海社会文化艺术档案数据库”的创新点

上海社会文化艺术档案数据库是国内第一个以区县文化馆艺术档案资源为对象的数据库。从数据库内容到设计方案都从群众文化艺术生产规律出发，融入管理要求，体现计算机技术在资源管理应用上的优势，真正意义上解决群文艺术档案从实体内容管理向数字化管理的转变。数据库的设计制作范严格依据文化部和国家档案局颁布的《艺术档案管理办法》和全国文化馆等级评估的要求实施，设计流程严格立足于艺术生产规律和艺术档案管理流程，从而保证了艺术档案资源管理的有效性、规范性、完整性和成套性。为各区县文化馆准备文化馆等级评估材料奠定了基础，提供了便利。

6 “上海社会文化艺术档案数据库”的局限性

利用数据库管理艺术档案固然有其独特优势，但任何事物都是有利有弊的，依我个人的看法，我觉得利用术数据库管理艺术档案还是存在着一些不足：

（一）不具备原始凭证性

我们知道原始性、凭证性是档案的根本属性，艺术档案也不例外。通过数据库浏览所需的艺术档案并将之打印出来，打印件只能作为用于一般性参考的资料，而不具备原始性和法律效力，如果要利用某份艺术档案内容作为凭证或法律依据时，则仍然要以档案原件为最终的依据。这也决定了艺术档案工作仍然要重视对档案实体的管理，数字化管理不能取代实体管理。

（二）对传统管理有依赖性

数据库要实现快速检索、全文查阅、内容链接等功能，必须以档案基础工作为保障。数据库的健全和完善，需要有好的管理基础和内容，所以做好实物艺档材料的立卷归档工作仍然是相当重要的。如果没有完善的收集工作、细致的手工归档基础、条理的后台录入工作，数据库是难以发挥作用的。所以从现有情况来看，艺术档案的现代化管理与传统管理的共存，在相当长的一段时间内是一种客观现象。

（三）数据不完善

由于积累的艺术档案数量非常多，对全部艺术档案进行数字化工作的话工作量非常巨大。所以目前数据库内已录入的艺术档案资料是很少的，和已积累的艺术档案数量相比而言，只进行了极少部分已艺术档案数字化入库工作。而且是根据由现在往前推、重当前数据的原则进行数字化录入。所以，艺术档案资料数字化转录及后续录入工作不可懈怠，从而逐步实现资料数据库定期扩充、完善。这是一个长期性的工作。在目前由于人力、物力、财力等条件的限制下，没有必要也不可能将所有积累的艺术档案实现全文数字化录入数据库，各单位可以通过调研来了解社会、群众的利用需求，制定相应的艺术档案数字化处理范围和入库范围，而不要局限于当前形成的艺术档案，只要是需求很大的艺术档案都应首先考虑入库，同时对艺术档案信息进一步加工、整理、有序化重组，提高利用者寻找艺术档案信息的速度和质量；也可将一些有价值的、但可能不太为人知的艺术档案录入到数据库提供给利用者，扩大利用范围，实现这部分艺术档案的再利用。

（四）有一定的风险性

由于数据库是高新技术的产物，是实现艺术档案计算机管理的一种模式，计算机存在的一些弊病不可避免的会影响到数据库的安全。如病毒攻击、硬件故障等意外情况会对数据造成破坏，如果没有安全管理，那么数据库中存贮的大量数据可能会全部丢失，所有的劳动和付出都会化为乌有，所以数据库也面临着一定的风险。要使风险性降到最小，必须做好数据备份工作，具备一定的存储设备，有条件的可以做异地备份。

7 总论

“上海社会文化艺术档案数据库”系统在2011年荣获了“上海市文化广播影视管理局科学技术进步奖一等奖”，对该数据库给予了肯定。但数据库自身的一些不足和数字化过程中产生的问题，为处于起步阶段的群文艺术档案数字化管理带来了更多的挑战。相信通过不断的技术革新和改进，群文艺术档案的数字化管理会越来越顺畅！