发电企业档案管理的现状及发展对策

邬海燕

摘 要：随着我国当前电力项目建设的逐渐增多，加强与之相关的档案管理工作也逐渐被提上日程。本文以发电企业为例，通过对我国目前档案管理工作现状的阐述，进而指出其中存在的一些问题，然后结合企业实际，并就如何推进档案管理工作，提出了全新的对策。

关键词：发电企业；档案管理；信息管理；制度规范

档案管理工作是国有企业开展各项生产和经营工作的基础。近年来，随着电力项目建设的深入发展，档案管理工作的重要性日益突出。加强档案管理不仅是提高企业工作效率、提升服务质量的关键，在实现安全生产、节能降耗、环保工程、技术改造等方面也发挥了积极的作用，对便民惠众，推动社会市场经济的发展作出了应有的贡献。因此，如何有效加强和推进发电企业的档案管理工作，使之更好地促进企业各项服务功能的实现，已经成为当前国有企业发展改革的重要议题之一。

1 企业档案管理的现状

目前，我国发电企业档案管理现状大致呈现出以下几个方面特点：

第一，室藏档案材料丰富，种类繁多。部分老发电企业在二、三十年的发展历程中，已经积累形成了大量而珍贵的档案材料。收纳的档案材料近14000卷/50000件。档案载体主要包括纸质文件、音像图片文件、实物等多种形式。

第二，设有专门的档案室和档案库房，但库区较分散。设置有专门的档案室，配备了专职的档案人员。为满足档案管理的空间需求，配置相应的档案存放库房，用于存放文书、科技、会计以及企业信息档案。但是有些企业的档案库房位置较为分散，且库房档案资源分布不够均匀，为档案的管理工作带来了难度。

第三，已经开始走上“信息化建设”道路，并且取得了一定的效果。现阶段大部分发电企业都安装使用了专门的档案管理操作系统，而且文书档案基本实现了全文检索功能，科技档案则全部已实现案卷级和文件级目录电子化。全体职工都可以在各自的办公场所通过EIP企业信息门户网站首页的档案管理系统模块，查阅科技档案、文书档案、会计档案的案卷级和文件级条目，文书档案经过办理相应的申请手续，也可以直接在系统中查看原文，完成档案的检索利用。

2 企业档案管理的问题

首先，档案管理难度大。随着国有企业档案管理工作的不断向前推进，档案的利用率也在逐渐提高，无论是个人还是单位层面对档案的使用需求都明显增多。对于库房设置分散，且距离较远的企业而言，会给实际调档、借档、查档（直接找出档案资料、非电子检索）工作上带来一定的困难。另外，在机组检修、抢修和技术改造项目同时实施的情况下，时常会出现临时借阅、突发性借阅、紧急性调档等情况，而在此过程中，为避免发生记录跟踪不到位、档案间歇习性下落不明等情况，增加了档案工作人员的工作量和工作难度，为档案管理工作带来了很大的阻碍。

其次，职工档案意识淡薄。大部分职工对档案管理工作缺乏正确的认识，存在贪图便利的思想，认为到档案室查阅档案程序繁琐，留在自己手上随时可用。设备类文件材料“截留”情况尤其明显。因此，尽管大部分的发电企业都把是否移交竣工材料纳入立项项目竣工的必备条件，但是往往在项目结算时，仍然需要档案人员向立项部门采取“催、要、讨”的手段进行文件材料的收集，有时即便向档案室移交了相关的文件材料，也是“留一手”，把纸质文件交了，电子版文件留下。因此，在思想上对档案的重要性存在严重的缺位。

再次，在信息化高速发展的今天，虽然大部分企业已经开始着手档案的信息化管理，但是其力度和操作方法上仍存在缺陷，导致其效果具有一定的局限性。目前，大多数发电企业已步入档案管理信息化的轨道，然而由于文件材料以纸质形式进行收集、保管和利用的占比较高，与完全实现信息化管理还有相当长的一段距离；其次大部分员工受制于传统档案查阅习惯的影响，信息化意识较为薄弱，在一定程度上制约了档案信息化的向前发展。

3 企业档案管理的对策

3.1 夯实档案规范化基础管理

企业的档案管理工作在收集、整理环节，要依据不同的业务范围和性质，采取不同的档案收集方法。档案管理人员应采取主动出击的方法与项目参建单位、设备采购部门等沟通联系，积极参加项目的竣工验收和设备验收，确保各类档案材料的齐全性、完整性。比如：某一项技术改造项目从立项开始，档案人员就要深入现场、及时跟踪，按照设计、施工、设备采购、调试、验收等要求，做好全面的收集工作，保证不丢失、不遗留。对已经收集上来的档案材料，按照本企业或国家规定的分类方案和保管期限表，及时进行整理、组卷、归档工作，确保案卷题名简明扼要、分类清楚、装订结实、整齐美观。

3.2 健全档案管理的服务体系

进一步完善档案管理系统的网上服务功能。虽然目前发电企业的档案管理工作已经开发并实现了网上的检索、查询、利用功能，但是就其全面性和利用率还存在着一定的不足。档案人员应加强与领导层的沟通交流，多宣传档案管理工作的重要性，争取各级领导的支持，增加档案管理系统客户端与服务器之间的模块和接口，完善档案管理网上的各项功能，比如在线申请借阅功能，在线查阅档案材料（在无密级限制的情况下）等，从而实现档案体系功能的进一步开发。

3.3 加强档案管理信息化建设

首先，推进纸质档案的数字化存储。把纸质档案进行数字化转换，是实现档案信息化的必要条件。2014年东莞市档案会议明确表示以“增量电子化”为基本要求，争取档案的电子文件归档。目前，部分老发电企业的档案材料仍以纸质形式进行保管和利用，虽然也已经进入了数字化存储的管理模式，但是规模相对较小，进展较为缓慢，削弱了档案的利用效率，因此，应结合企业当前档案管理的实际情况和未来的发展需要，把重要的、珍贵的与利用率较高的纸质档案进行数字化，扩大数字档案信息资源总量，并在保障企业信息安全的情况下，对其进行合理的网络备份和硬件备份。

其次，推进档案的数字化管理模式。随着计算机技术的广泛应用，发电企业的生产经营活动越来越呈现出数字化的趋势，且在生产销售、以及企业的各项活动中都形成了大量的数字信息。这些伴随着企业生产经营活动而形成的电子文档，也属于企业档案的重要组成部分。企业需要通过了解数字档案的优势，加大电子文件的收集、归档、保管与利用的力度，努力掌握科学的管理使用方法，制定符合企业发展与需求实际的管理制度，促进电子档案更加规范化、信息化地运用。

4 结语

企业的档案是非常重要的信息资源，而要想充分实现对其的完整开发和充分利用，就必须从档案收集环节开始，建立完备系统的档案管理规范，从收集归档、整理借阅等方面做到信息化、服务化、规范化，唯有这样才能促成企业档案管理走向科学、有序的道路，对企业未来的发展提供有力支撑。

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